%201.jpg?width=800&height=267&name=Mercuri_logo%20(1)%201.jpg)
Käsittelypohjien avulla voit automatisoida ostolaskujen käsittelyä. Käsittelypohjilla määritellään, mitä tietoja ostolaskulle tuodaan.
Käsittelypohjien avulla voit tuoda ostolaskulle automaattisesti:
- Tiliöintitiedot
- Laskun käsittelijät
- Kustannuspaikat
Käsittelypohja liitetään aina toimittajaan. Samalla toimittajalla voi olla useita käsittelypohjia eri laskutyyppejä varten.
Valitse Ostolaskut - Asetukset - Käsittelypohjat ja automaattikierto
Listanäkymän suodattaminen
Voit rajata listanäkymää suodattamalla sitä seuraavilla tiedoilla:
| Nimi | Kirjoita käsittelypohjan nimen osa |
| Toimittaja | Kirjoita käsittelypohjaan liitetyn toimittajan nimen osa |
| Tiliöintipohjat | Kirjoita käsittelypohjaan liitetyn tiliöintipohjan nimen osa |
| Tarkastaja / Hyväksyjä / Kommentoija | Kirjoita käsittelijän nimen osa. |
Listanäkymä päivittyy automaattisesti antamiesi suodatusehtojen mukaiseksi.
Voit avata tai sulkea käsittelypohjien ryhmittelyt➕ ja ➖ -painikkeilla.
Saat avattua ja suljettua ryhmittelyt kerralla painamalla AVAA RYHMITTELYT / SULJE RYHMITTELYT.
| Määrittele käsittelypohjan nimi ja tiliöintimalli | Valitse pohjan tyyppi laskun käsittelyn mukaan. |
| Määrittele käsittelypohjalle ehdot | → Ehtojen tulee täyttyä, jotta pohjaa voidaan käyttää valituilla laskuilla. |
| Määrittele käsittelypohjalle säännöt | → Laskulle tuodaan sääntöjen mukaiset tiedot (esim. tiliöinti, kustannuspaikat, ALV). |
| Testaa käsittelypohjan toimivuus | → Lataa käsittelypohja laskulle käsin ja varmista, että käsittelypohja toimii halutulla tavalla. |
| Laita käsittelypohjalle automaattikierto päälle | → Käsittelypohjan mukaiset tiedot tulevat laskulle automaattisesti, kun lasku saapuu Merkuriin. |
Käsittelypohjan luominen ostolaskuille
Valitse Ostolaskut → Asetukset → Käsittelypohjat ja automaatiokierto → UUSI KÄSITTELYPOHJA
Anna käsittelypohjalle sitä kuvaava nimi ja valitse tiliöintimalli.
| 1. Tiliöintipohja | → Lasku tiliöidään prosentti- tai tasajaolla eri tileille ja kustannuspaikoille tiliöintipohjan mukaisesti |
| 2. Kulujako | → Lasku tiliöidään yhdelle kirjanpidontilille, mutta kulut jaetaan eri kustannuspaikoille kulujakopohjan mukaisesti. |
| 3. Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta | → Haetaan toimittajan määrittämät tiliöinti- ja kustannuspaikkaehdotukset verkkolaskusanomalta |
| 4. Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt | → Lasku tiliöidään laskutettujen tuotteiden perusteella |
Määrittele käsittelypohjan ehdot
Ehtojen pitää täsmätä laskuun, jolle käsittelypohja valitaan automaattisesti.
| Toimittaja | Määritä, mille toimittajalle käsittelypohja on tarkoitettu. |
| Jos samalla toimittajalla on useita käsittelypohjia erilaisille laskuille, yksilöi käsittelypohja alla olevien viitetietojan avulla: | |
| Toimitusasiakas/Yksikkö | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. Esim. <BuyerOrganisationName> <BuyerStreetName> |
| Viitteet: Kaikki viitteet löydyttävä laskulta | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. Esim. <BuyerReferenceIdentifier> <SellerReferenceIdentifier> |
| Viitteet: Ainakin yksi viite löydyttävä laskulta | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. Esim. <BuyerReferenceIdentifier> <SellerReferenceIdentifier> |
| Viitteiden käsittely | - Viitteen täytyy täsmätä tarkalleen kentän arvoon |
| - Riittää, että viite sisältyy kentän arvoon |
Jos samalle toimittajalle luodaan useita käsittelypohjia eri laskutyypeille, viitetiedot ovat välttämättömiä.
Tämä varmistaa, että automaattikierron ollessa päällä järjestelmä osaa tunnistaa, mikä käsittelypohja kuuluu millekin laskulle.
Viitetiedot näkyvät laskun Perustiedoissa Muut viitteet -kentässä.
Määritä käsittelypohjan säännöt
Säännöt määrittävät laskulle tuotavat tiedot ja riippuvat valitusta tiliöintimallista. Seuraa ohjeita valitsemasi tiliöintimallin mukaan:
1. Tiliöintimallina "Tiliöintipohja"
2. Tiliöintimallina "Kulujakopohja"
3. Tiliöintimallina "Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta"
4. Tiliöintimallina "Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt"
1. Tiliöintimallina "Tiliöintipohja"
| Kustannuspaikat | Laskukohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka |
| Käsittelijät | Laskun tarkastajat, hvväksyjät ja kommentoijat |
| Tilöintipohja | Valitse tiliöintipohja, jonka mukaisesti lasku tiliöidään |
2. Tiliöintimallina "Kulujakopohja"
| Kustannuspaikat | Laskukohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka |
| Käsittelijät | Laskun tarkastajat, hvväksyjät ja kommentoijat |
| Kulujakopohja | Valitse kulujakopohja, jonka mukaan laskun tiliöinti jaotellaan eri kustannuspaikoille |
| Kirjanpidon | Valitse, mille kirjanpiton tilille lasku tiliöidään. |
3. Tiliöintimallina "Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta"
| Kustannuspaikat | Laskukohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka |
| Käsittelijät | Laskun tarkastajat, hvväksyjät ja kommentoijat |
| Kenttä, josta tiliöintiehdotus haetaan verkkolaskusanomalta |
Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. Esim. <RowShortProposedAccountIdentifier> |
| Dimensio, johon finvoicen kenttä RowProjectReferenceIdentifier kohdistetaan | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. |
| Dimensio, johon finvoicen kenttä RowProjectReferenceIdentifier kohdistetaan | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. |
Kohdistaminen tiliin tai kustannuspaikkaan tehdään numerolla, joten pyydä toimittajaa toimittamaan tilin, tulospaikan tai aputulospaikan numero verkkolaskusanomassa.
4. Tiliöintimallina "Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt"
Määritä ensin laskukohtaiset säännöt:
| Kustannuspaikat | Laskukohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka |
| Käsittelijät | Laskun tarkastajat, hvväksyjät ja kommentoijat |
Määritä Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt: Tuoterivikohtaisilla säännöillä määrität, miten yksittäiset tuoterivit tiliöidään laskulla.
Säännön luominen:
- Paina LISÄÄ UUSI, jolloin voit määrittää ehdot ja tiliöintitiedot tuoteriville.
Rivikohtaisen käsittelysäännön ehdon on vastattava laskun tuoterivin tietoja, jotta tiliöinti tapahtuu säännön mukaisesti.
Kaikkien määritettyjen ehtojen on täsmättävä, jotta sääntö aktivoituu.
Jokaiselle verokannalle ja tuoteryhmälle voidaan tehdä oma tiliöintisääntö.
| Tuotekoodi <ArticleIdentifier> | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <ArticleIdentifier> |
| Tuotenimi <ArticleName> | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <ArticleName> |
| Ostajan tuotenumero <BuyerArticleIdentifier> | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <BuyerArticleIdentifier> |
| Tuoterivin vapaa tekstikenttä <RowFreeText> | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <RowFreeText> |
| Rivikohtainen sopimusnumero <RowAgreementIdentifier> | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <RowAgreementIdentifier> |
| Verokanta <RowVatRatePercent> | Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <RowVatRatePercent> |
Kun tuoterivin ehdot täyttyvät, käsitellään tuoterivi seuraavien sääntäjen mukaisesti:
| Kirjanpidon tili | Tuoterivin mukainen kirjanpidon tili |
| Verokanta | Tuoterivin mukainen verokanta: Yleinen, Alempi 1, Alempi 2, Alv 0 % |
| Kulujakopohja | Valitse tarvittaessa, jos haluat tehdä kulujaon yksittäiselle riville |
| Kustannuspaikat | Tiliöintirivikohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka |
| Käsittelijät | Valitse tarvittaessa tuoterivin perusteella |
Saat avattua verkkolaskusanoman valitsemalla ostolaskun yläreunasta
MUUT – Automaatiossa hyödynnettävät kentät → verkkolaskusanoma avautuu tarkasteltavaksi.
Verkkolaskusanomalla on korostettu pinkillä väripalkilla ne verkkolaskusanoman rivit, joita voidaan käsittelypohjissa hyödyntää. Lisäksi verkkolaskusanomalla on näkyvissä teksti, joka vastaa käsittelypohjan kentän otsikkoa esim.
<BuyerOrganisationName> --Toimitusasiakas/Yksikkö--
Voit avata ostolaskun ja käsittelypohjan selaimen eri välilehdille.
Näin siirtyminen ostolaskun tietojen ja käsittelypohjan välillä on nopeaa ja vaivatonta.
Tuoterivi on merkitty XML-tageilla:
- Alku:
<invoicerow> - Loppu:
</invoicerow>
Voit määrittää tuoterivikohtaisiin ehtoihin sanomasta löytyvien tietojen osan.
Esimerkiksi: jos sanomassa on teksti Laskutuslisä, voit käyttää ehtona pelkkää sanaa Laskutus.
(kuva uusittava)
Sääntöjen soveltaminen laskulla
Järjestelmä tiliöi laskua tuoterivikohtaisten sääntöjen perusteella:
1. Järjestelmä käy läpi laskun tuoterivit yksi kerrallaan.
2. Jokaisen tuoterivin kohdalla etsitään sääntö, jonka ehdot täsmäävät tuoterivin tietoihin.
→ Jos ensimmäinen sääntö vastaa tuotervin tietoja, tiliöinti tehdään säännön mukaisesti
→ Jos ensimmäinen sääntö ei tästää, siirrytään seuraavaan sääntöön.
→ Jos tuoteriviin sopivaa sääntöä ei löydy, jää tuoterivi ilman tiliöintiä
Tuoterivikohtaisten sääntöjen järjestyksen muuttaminen
Voit muuttaa sääntöjen järjestystä
- Valitse JÄRJESTELE
- Siirrä rivi vetämällä haluttuun kohtaan
- Kun rivit ovat halutussa järjestyksessä, valiste LOPETA JÄRJESTELY
Lisäasetukset
Kaikille käsittelypohjille voidaan määrittää:
| Automaattikierto päälle | → Käsittelypohja haetaan automaattisesti verkkolaskulle, kun lasku saapuu järjestelmään. |
| Estä käyttö, jos toimittajan pankkitili ei täsmää laskusanoman tileihin | → Estää automaattikäsittelyn, jos toimittajakortin pankkitilitiedot poikkeavat laskusanoman pankkitilitiedoista |
| Pakota laskun katselmointi ennen Valmis-tilaa | → Lasku jää hyväksynnän jälkeen Hyväksytty-tilaan, josta se siirretään Valmis-tilaan manuaalisesti |
| Yhdistele samanlaiset rivit | → Järjestelmä yhdistää automaattisesti tiliöintirivit, joilla on samat tiedot (esim. tili, verokanta, kustannuspaikka) |
Käsittelypohjan käyttö ostolaskuilla
Käsittelypohjia voidaan hyödyntää kahdella tavalla:
1. Manuaalinen käyttö
Käsittelypohja valitaan laskulle käsittelyn yhteydessä seuraavasti:
1. Avaa käsiteltävä lasku ja valitse MUOKKAA.
2. Laajenna Käsittelypohjat ➕-painikkeesta → saat näkyviin laskuun sopivat käsittelypohjat.
3. Jos käsittelypohjille on määritelty viite-ehtoja, ota käyttöön valinta
"Näytä vain käsittelypohjat, joiden ehdot täsmäävät laskuun".
→Järjestelmä suodattaa pois ne käsittelypohjat, joiden ehdot eivät täsmää laskun tietoihin.
4. Valitse sopiva käsittelypohja listalta.
→ Laskulle latautuvat automaattisesti kaikki käsittelypohjalla määritellyt tiedot.
2. Automaattinen käyttö (automaattikierto päällä)
Kun valitset käsittelypohjalle automaattikierron päälle:
- Käsittelypohjan mukaiset tiedot tuodaan laskulle automaattisesti, kun lasku saapuu järjestelmään.
- Sinun ei tarvitse valita käsittelypohjaa erikseen.
Jotta käsittelypohja, jonka tiliöintimallina on "Tiliöintipohja", toimii automaattisesti, tulee tiliöintipohjan tyypin olla joko:
- Tasajako tai
- Prosenttiosuudet
Käsittelypohjan testaus
Käsittelypohjan toimivuus on helpointa testata, kun ostolasku on Uusi-tilassa:
1. Lataa käsittelypohja laskulle manuaalisesti.
2. Tarkista, että käsittelypohja toimii halutulla tavalla.
3. Jos muutoksia tarvitaan:
- Älä tallenna laskulle käsittelypohjan tuomia tietoja → paina PERUUTA
- Tee tarvittavat muutokset käsittelypohjaan.
- Lataa käsittelypohja uudelleen laskulle.
- Toista testaus tarvittaessa, kunnes käsittelypohja toimii oikein.
Jos teet käsittelypohjaan muutoksia, päivitä ostolaskunäkymä selaimen Päivitä-painikkeella.
→ Näin varmistat, että laskulle latautuu muokattu käsittelypohja.
Käsittelypohjan muokkaaminen
-Avaa Ostolaskut → Asetukset → Käsittelypohjat
- Avaa kopioitava käsittelypohja valitsemalla kynä-kuvake 🖋️käsittelypohjan riviltä.
- Tee tarvittavat muutokset ja paina TALLENNA
Käsittelypohjan kopioiminen
-Avaa Ostolaskut → Asetukset → Käsittelypohjat
- Avaa kopioitava käsittelypohja valitsemalla kynä-kuvake 🖋️käsittelypohjan riviltä.
- Valitse KOPIO UUDEKSI → valittu käsittelypohja kopioidaan uuden käsittelypohjan pohjaksi
- Tee tarvittavat muutokset ja paina TALLENNA
Käsittelypohjan poistaminen
-Avaa Ostolaskut → Asetukset → Käsittelypohjat
- Avaa poistettava käsittelypohja valitsemalla kynä-kuvake 🖋️käsittelypohjan riviltä.
- Valitse POISTA → valittu käsittelypohja poistetaan