Kuittien käyttöönottoon liittyvät määritykset

Kuittien käyttöönotto alkaa määrittämällä, miten kuittien käsittely halutaan toteuttaa.
Näiden asetusten avulla varmistetaan, että kuittien käsittely tukee organisaation toimintatapoja.

Automaattinen tiliöinti
Kuitille voidaan muodostaa tiliöinti automaattisesti jo siinä vaiheessa, kun kuitti tuodaan Merkuriin:
- Kuitin luokittelu:
Kun kuitille valitaan Kuitin luokittelu ja kyseiselle luokittelulle on määritelty tiliöintipohja, muodostuu kuitille automaattisesti tiliöintipohjan mukainen tiliöinti.
- Maksutapa:
Kun kuitille valitaan maksutapa ja sille on määritelty vastatili, lisätään kuitille automaattisesti kyseinen vastatili.

Valitse Kuitit – Asetukset

Sovellusasetukset
Valitse Kuitit → Asetukset → Sovellusasetukset

Ominaisuudet
- Sähköposti-ilmoitukset käytössä: Kuitin käsittelijöille lähetetään sähköposti kuiteista, jotka odottavat toimenpiteitä.
→ Hyöty: Varmistaa, että lisäselvitykset käsitellään ajallaan.

Maksutapa
- Maksutapa pakko valita: Kuitin tuonnin yhteydessä on valittava maksutapa (esim. yrityksen pankkikortti, luottokortti, kulukorvaus, kassasta otto, muistiotosite).
- Määritä maksutapojen mukaiset oletustiliöinnit: Eri maksutavoille voidaan määrittää maksutavan mukainen vastatili.
- Kun maksutapa valitaan kuitille kuitin tuomisen yhteydessä, järjestelmä lisää automaattisesti valitun maksutavan mukaisen vastatilin.
- Jos maksutavan mukaista vastatiliä ei ole määritelty eikä vastatiliä erikseen lisätä kuitille kuitin tiliöinnin yhteydessä, tulee kuittitositteelle kuitten sovellusasetuksissa määritelty oletusvälitili.

Maksutavan mukaiseksi vastatiliksi kannatta valita jokin selvittelytili, joka helpottaa kuittien kohdistuksien seurantaa.

Kirjanpidon asetukset
- Lukituspäivä suhteessa kirjanpidon kauteen
- Oletus: 0 päivää
- Tämä asetus määrittää, kuinka monta päivää ennen kirjanpidon kauden päättymistä estetään kuittien kirjaaminen kyseiselle kaudelle.

Esimerkki: Jos arvo on 5, kuittien kirjaaminen lukitaan 5 päivää ennen kauden päättymistä.

Oletustilit: Kuittien käsittelyyn liittyvät oletustilit. Tietoja voi tarvittaessa muokata.

Sovelluksen dimensiot (luokittelut)
Valitse Kuitit → Asetukset → Sovelluksen dimensiot

- Valitse kuiteilla käytettävät luokittelut
- Määritä, mitkä luokittelut ovat pakollisia
Huom. Luokittelut ylläpidetään yleisissä asetuksissa <linkki Laskentakohteet ja dimensiot>

Jos Kuitin luokittelu on määritelty pakolliseksi, se on valittava jo kuitin tuonnin yhteydessä. Mikäli Merkurista löytyy valitulle luokittelulle tiliöintipohja, muodostuu kuitille automaattisesti kyseisen pohjan mukainen tiliöinti.

Tiliöintipohjat
Valitse Kuitit → Asetukset → Tiliöintipohjat

Tiliöintipohjien avulla kuiteille tuodaan automaattinen tiliöinti kuitin tuomisen yhteydessä kuitille valitun kuitin luokittelun perusteella.

Uuden tiliöintipohjan luominen
1. Valitse UUSI TILIÖINTIPOHJA
2. Täytä:
- Nimi (pakollinen)
- Tyyppi: Prosenttiosuudet tai tasajako
- Kuitin luokittelu: Valitse tiliöintipohjaan linkittyvä kuitin luokittelu
- Tiliöintirivit: Lisää kirjanpidon tilit

Tiliöintipohjan muokkaaminen
- Avaa pohja klikkaamalla riviä
- Tee muutokset ja tallenna

Tiliöintipohjan poistaminen
- Avaa pohja klikkaamalla riviä
- Valitse POISTA

Tiliöintipohjan käyttö
Kun kuitti tuodaan Tuo uusi -toiminnolla ja sille valitaan Kuitin luokittelu jo kuitin tuomisen yhteydessä, järjestelmä lisää kuitille automaattisesti kuitin luokittelua vastaavan tiliöintipohjan mukaisen tiliöinnin.