Käsittelypohjat

Käsittelypohjien avulla voit automatisoida ostolaskujen käsittelyä. Käsittelypohjilla määritellään, mitä tietoja ostolaskulle tuodaan.
Käsittelypohjien avulla voidaan ostolaskulle tuoda automaattisesti:
- Tiliöinti
- Laskun käsittelijät
- Kustannuspaikat
Käsittelypohja liitetään aina toimittajaan. Samalla toimittajalla voi olla useita käsittelypohjia eri laskutyyppejä varten.

Käsittelypohjan tekemisen eri vaiheet:

- Määrittele käsittelypohjan nimi ja tiliöintimalli
- Määrittele käsittelypohjalle ehdot
→ Ehtojen tulee täyttyä, jotta pohjaa voidaan käyttää valituilla laskuilla.
- Määrittele käsittelypohjalle säännöt
→ Laskulle tuodaan sääntöjen mukaiset tiedot (esim. tiliöinti, kustannuspaikat, ALV).
- Testaa käsittelypohjan toimivuus
→ Lataa käsittelypohja laskulle käsin ja varmista, että käsittelypohja toimii halutulla tavalla.
- Laita käsittelypohjalle automaattikierto päälle
→ Käsittelypohjan mukaiset tiedot tulevat laskulle automaattisesti, kun lasku saapuu Merkuriin.

Käsittelypohjan luominen ostolaskuille
Valitse Ostolaskut → Asetukset → Käsittelypohjat ja automaatiokierto → UUSI KÄSITTELYPOHJA

Anna käsittelypohjalle sitä kuvaava nimi ja valitse tiliöintimalli.

**Käsittelypohjan tiliöintimallit**
1. Tiliöintipohja	→ Lasku tiliöidään prosentti- tai tasajaolla eri tileille ja kustannuspaikoille tiliöintipohjan mukaisesti
2. Kulujako	→ Lasku tiliöidään yhdelle kirjanpidontilille, mutta kulut jaetaan eri kustannuspaikoille kulujakopohjan mukaisesti.
3. Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta	→ Haetaan toimittajan määrittämät tiliöinti- ja kustannuspaikkaehdotukset verkkolaskusanomalta
4. Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt	→ Lasku tiliöidään laskutettujen tuotteiden perusteella

Määrittele käsittelypohjan ehdot
Ehtojen pitää täsmätä laskuun, jolle käsittelypohja valitaan automaattisesti.

**Käsittelypohjan ehdot**
Toimittaja	Määritä, mille toimittajalle käsittelypohja on tarkoitettu.
Jos samalla toimittajalla on useita käsittelypohjia erilaisille laskuille, yksilöi käsittelypohja alla olevien viitetietojan avulla:
Toimitusasiakas/Yksikkö	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. Esim. <BuyerOrganisationName> <BuyerStreetName>
Viitteet: Kaikki viitteet löydyttävä laskulta	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. Esim. <BuyerReferenceIdentifier> <SellerReferenceIdentifier>
Viitteet: Ainakin yksi viite löydyttävä laskulta	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. Esim. <BuyerReferenceIdentifier> <SellerReferenceIdentifier>
Viitteiden käsittely	- Viitteen täytyy täsmätä tarkalleen kentän arvoon
	- Riittää, että viite sisältyy kentän arvoon

Jos samalle toimittajalle luodaan useita käsittelypohjia eri laskutyypeille, viitetiedot ovat välttämättömiä.
Tämä varmistaa, että automaattikierron ollessa päällä järjestelmä osaa tunnistaa, mikä käsittelypohja kuuluu millekin laskulle.

Viitetiedot näkyvät laskun Perustiedoissa Muut viitteet -kentässä.

Määritä käsittelypohjan säännöt
Säännöt määrittävät laskulle tuotavat tiedot ja riippuvat valitusta tiliöintimallista. Seuraa ohjeita valitsemasi tiliöintimallin mukaan:

1. Tiliöintimallina "Tiliöintipohja"
2. Tiliöintimallina "Kulujakopohja"
3. Tiliöintimallina "Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta"
4. Tiliöintimallina "Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt"

1. Tiliöintimallina "Tiliöintipohja"

**Säännöt, kun tiliöintimallina on "Tiliöintipohja"**
Kustannuspaikat	Laskukohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka
Käsittelijät	Laskun tarkastajat, hvväksyjät ja kommentoijat
Tilöintipohja	Valitse tiliöintipohja, jonka mukaisesti lasku tiliöidään

2. Tiliöintimallina "Kulujakopohja"

**Säännöt, kun tiliöintimallina on "Kulujakopohja"**
Kustannuspaikat	Laskukohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka
Käsittelijät	Laskun tarkastajat, hvväksyjät ja kommentoijat
Kulujakopohja	Valitse kulujakopohja, jonka mukaan laskun tiliöinti jaotellaan eri kustannuspaikoille
Kirjanpidon	Valitse, mille kirjanpiton tilille lasku tiliöidään.

3. Tiliöintimallina "Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta"

**Säännöt, kun tiliöintimallina on "Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta"**
Kustannuspaikat	Laskukohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka
Käsittelijät	Laskun tarkastajat, hvväksyjät ja kommentoijat
Kenttä, josta tiliöintiehdotus haetaan verkkolaskusanomalta	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. Esim. <RowShortProposedAccountIdentifier> <RowProposedAccountText> <RowNormalProposedAccountIdentifier>
*Dimensio, johon finvoicen kenttä RowProjectReferenceIdentifier* kohdistetaan**	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta.
*Dimensio, johon finvoicen kenttä RowProjectReferenceIdentifier* kohdistetaan**	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta.

Kohdistaminen tiliin tai kustannuspaikkaan tehdään numerolla, joten pyydä toimittajaa toimittamaan tilin, tulospaikan tai aputulospaikan numero verkkolaskusanomassa.

4. Tiliöintimallina "Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt"

Määritä ensin laskukohtaiset säännöt:

**Laskukohtaiset säännöt, kun tiliöintimallina on** **"Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt"**
Kustannuspaikat	Laskukohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka
Käsittelijät	Laskun tarkastajat, hvväksyjät ja kommentoijat

Määritä Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt: Tuoterivikohtaisilla säännöillä määritetään, miten yksittäiset tuoterivit tiliöidään laskulla.

Säännön luominen:
- Paina LISÄÄ UUSI, jolloin voit määrittää ehdot ja tiliöintitiedot tuoteriville.

Rivikohtaisen käsittelysäännön ehdon on vastattava laskun tuoterivin tietoja, jotta tiliöinti tapahtuu säännön mukaisesti.
Kaikkien määritettyjen ehtojen on täsmättävä, jotta sääntö aktivoituu.

Jokaiselle verokannalle ja tuoteryhmälle voidaan tehdä oma tiliöintisääntö.

**Tuoterivikohtaiset ehdot**
Tuotekoodi <ArticleIdentifier>	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <ArticleIdentifier>
Tuotenimi <ArticleName>	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <ArticleName>
Ostajan tuotenumero <BuyerArticleIdentifier>	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <BuyerArticleIdentifier>
Tuoterivin vapaa tekstikenttä <RowFreeText>	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <RowFreeText>
Rivikohtainen sopimusnumero <RowAgreementIdentifier>	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <RowAgreementIdentifier>
Verokanta <RowVatRatePercent>	Tieto luetaan verkkolaskusanomalta. <RowVatRatePercent>

Kun tuoterivin ehdot täyttyvät, käsitellään tuoterivi seuraavien sääntäjen mukaisesti:

**Tuoterivikohtaiset säännöt**
Kirjanpidon tili	Tuoterivin mukainen kirjanpidon tili
Verokanta	Tuoterivin mukainen verokanta: Yleinen, Alempi 1, Alempi 2, Alv 0 %
Kulujakopohja	Valitaan tarvittaessa, jos halutaan tehdä kulujako yksittäiselle riville
Kustannuspaikat	Tiliöintirivikohtainen linkitys eri luokiteluille. Esim. Tulospaikka, Aputulospaikka
Käsittelijät	Valitaan tarvittaessa tuoterivin perusteella

Saat avattua verkkolaskusanoman valitsemalla ostolaskun yläreunasta
MUUT – Automaatiossa hyödynnettävät kentät → verkkolaskusanoma avautuu tarkasteltavaksi.
Verkkolaskusanomalla on korostettu pinkillä väripalkilla ne verkkolaskusanoman rivit, joita voidaan käsittelypohjissa hyödyntää. Lisäksi verkkolaskusanomalla on näkyvissä teksti, joka vastaa käsittelypohjan kentän otsikkoa esim.

<BuyerOrganisationName> --Toimitusasiakas/Yksikkö--

Voit avata ostolaskun ja käsittelypohjan selaimen eri välilehdille.
Näin siirtyminen ostolaskun tietojen ja käsittelypohjan välillä on nopeaa ja vaivatonta.

Tuoterivi on merkitty XML-tageilla:

Alku: <invoicerow>
Loppu: </invoicerow>

Voit määrittää tuoterivikohtaisiin ehtoihin sanomasta löytyvien tietojen osan.
Esimerkiksi: jos sanomassa on teksti Laskutuslisä, voit käyttää ehtona pelkkää sanaa Laskutus.

(kuva uusittava)

Sääntöjen soveltaminen laskulla
Järjestelmä tiliöi laskua tuoterivikohtaisten sääntöjen perusteella:
1. Järjestelmä käy läpi laskun tuoterivit yksi kerrallaan.
2. Jokaisen tuoterivin kohdalla etsitään sääntö, jonka ehdot täsmäävät tuoterivin tietoihin.
→ Jos ensimmäinen sääntö vastaa tuotervin tietoja, tiliöinti tehdään säännön mukaisesti
→ Jos ensimmäinen sääntö ei tästää, siirrytään seuraavaan sääntöön.
→ Jos tuoteriviin sopivaa sääntöä ei löydy, jää tuoterivi ilman tiliöintiä

Tuoterivikohtaisten sääntöjen järjestyksen muuttaminen
Voit muuttaa sääntöjen järjestystä
- Valitse JÄRJESTELE
- Siirrä rivi vetämällä haluttuun kohtaan
- Kun rivit ovat halutussa järjestyksessä, valiste LOPETA JÄRJESTELY

Lisäasetukset
Kaikille käsittelypohjille voidaan määrittää:

**Käsittelypohjan lisäasetukset**
Automaattikierto päälle	→ Käsittelypohja haetaan automaattisesti verkkolaskulle, kun lasku saapuu järjestelmään.
Estä käyttö, jos toimittajan pankkitili ei täsmää laskusanoman tileihin	→ Estää automaattikäsittelyn, jos toimittajakortin pankkitilitiedot poikkeavat laskusanoman pankkitilitiedoista
Pakota laskun katselmointi ennen Valmis-tilaa	→ Lasku jää hyväksynnän jälkeen Hyväksytty-tilaan, josta se siirretään Valmis-tilaan manuaalisesti
Yhdistele samanlaiset rivit	→ Järjestelmä yhdistää automaattisesti tiliöintirivit, joilla on samat tiedot (esim. tili, verokanta, kustannuspaikka)

Käsittelypohjan käyttö ostolaskuilla
Käsittelypohjia voidaan hyödyntää kahdella tavalla:

1. Manuaalinen käyttö
Käsittelypohja valitaan laskulle käsittelyn yhteydessä seuraavasti:
1. Avaa käsiteltävä lasku ja valitse MUOKKAA.
2. Laajenna Käsittelypohjat ➕-painikkeesta → saat näkyviin laskuun sopivat käsittelypohjat.
3. Jos käsittelypohjille on määritelty viite-ehtoja, ota käyttöön valinta
"Näytä vain käsittelypohjat, joiden ehdot täsmäävät laskuun".
→Järjestelmä suodattaa pois ne käsittelypohjat, joiden ehdot eivät täsmää laskun tietoihin.
4. Valitse sopiva käsittelypohja listalta.
→ Laskulle latautuvat automaattisesti kaikki käsittelypohjalla määritellyt tiedot.

2. Automaattinen käyttö (automaattikierto päällä)
Kun valitset käsittelypohjalle automaattikierron päälle:
- Käsittelypohjan mukaiset tiedot tuodaan laskulle automaattisesti, kun lasku saapuu järjestelmään.
- Sinun ei tarvitse valita käsittelypohjaa erikseen.

Jotta käsittelypohja, jonka tiliöintimallina on "Tiliöintipohja", toimii automaattisesti, tulee tiliöintipohjan tyypin olla joko:
- Tasajako tai
- Prosenttiosuudet

Käsittelypohjan testaus
Käsittelypohjan toimivuus on helpointa testata, kun ostolasku on Uusi-tilassa:
1. Lataa käsittelypohja laskulle manuaalisesti.
2. Tarkista, että käsittelypohja toimii halutulla tavalla.
3. Jos muutoksia tarvitaan:
- Älä tallenna laskulle käsittelypohjan tuomia tietoja → paina PERUUTA
- Tee tarvittavat muutokset käsittelypohjaan.
- Lataa käsittelypohja uudelleen laskulle.
- Toista testaus tarvittaessa, kunnes käsittelypohja toimii oikein.

Jos teet käsittelypohjaan muutoksia, päivitä ostolaskunäkymä selaimen Päivitä-painikkeella.
→ Näin varmistat, että laskulle latautuu muokattu käsittelypohja.

Takaisin alkuun