Ostolaskun perustiedot

Kun ostolasku saapuu Merkuriin, se siirtyy automaattisesti Uusi-tilaan laskunkierto-listalla.

Valitse Ostolaskut → Laskunkierto → UUSI-välilehti

Klikkaa laskuriviä kiertolistalla avataksesi käsiteltävän ostolaskun.

Tarkasta ja täydennä laskun perustiedot.

Laskunäkymä
Vasemmalla näkyy laskun kuva ja oikealla puolella on laskun tiedot.

**Ostolaskun yläpalkin tiedot**
OstolaskuID	Järjestelmän laskulle antama yksilöllinen tunniste
Toimittaja	Laskulle valittu toimittaja (näkyy, jos toimittaja on valittu)
Loppusumma ja valuutta	Laskun kokonaissumma ja valuutta
Laskun tila	Laskun nykyinen tila kiertolistalla
Maksamisen tila	Laskun maksamisen tilanne

**Ostolaskun työkalupainikkeet**
MUOKKAA	Avaa laskun muokkaustilaan
KUVA	Laskun kuvanäkymän hallinta: Piilota laskun kuva / Pieni Normaali / Suuri
TILA	Laskun tilan manuaalinen muuttaminen. Valintojen aktiivisuus riippuu laskun nykytilasta.
MUUT	Näkyvissä olevat valinnat riippuvat laskun tilasta
Uusi tiliöintipohja	→ Luo ostolaskun tiliöinnin perusteella uuden tiliöintipohjan. Valinta näkyy ainoastaan tiliöidyllä laskuilla.
Laskun loki	→ Näyttää laskun tapahtumat aikajärjestyksessä
Automaatiossa hyödynnettävät kentät	→ Avaa verkkolaskusanoman ja korostaa visuaalisesti (väripalkein) ne kentät, joita voidaan hyödyntää automaattisessa käsittelyssä käsittelypohjien avulla Valinta näkyy ainoastaan verkkoaskuilla.
Pakota laskun katselmointi ennen valmiiksi siirtoa	→ Aktivoi laskulle katselmoinnin käyttöönoton
Kuittaa hyvitys	→ Mahdollistaa hyvityslaskun kuittaamisen. Valinta näkyy ainoastaan hyvityslaskuilla.
Näytä tositteet	→ Avaa laskuun liittyvät kirjanpidon tositteet. Valinta näkyy ainoastaan Valmis-tilassa sekä arkistoiduilla laskuilla sekä maksetuilla laskuilla.
LISTALLE	Palaa kiertolistalle
Nuolipainikkeet <>	Siirtyminen edelliselle tai seuraavalle laskulle

Valitse MUOKKAA

Osa perustiedoista (esim. laskun päivä, viitenumero) luetaan automaattisesti verkkolaskulta.
Tarkasta tiedot ja täydennä puuttuvat kentät. Tallenna.

**Laskun perustiedot**
Tallennettu	Laskun saapumispäivä tallentuu automaattisesti
Toimittaja	Haetaan toimittajarekisteristä - Verkkolaskuilla haku tapahtuu automaattisesti Y-tunnuksen perusteella - Jos sopivaa toimittajaa ei löydy, tietoa ei tuoda automaattisesti
Pankkitili	Ensisijainen pankkitili toimittajakortilta. Kenttä on näkyvissä, kun ostolasku on lukutilassa.
Laskun numero	Luetaan verkkolaskulta, voit muokata käsin
Tilausnumero	Luetaan verkkolaskulta, voit muokata käsin
Laskun päivä	Luetaan verkkolaskulta, voit muokata käsin
Kirjanpidon päivä	Muodostuu samaksi, kuin laskun päivä, voit muokata käsin
Viitenumero	Luetaan verkkolaskulta, voit muokata käsin - Järjestelmä tarkistaa viitenumeron oikeellisuuden - Jos samalla viitenumerolla on jo lasku samalta toimittajalta, järjestelmä estää tallennuksen
Eräpäivä	Luetaan verkkolaskulta, voit muokata käsin
Loppusumma ja valuutta	Luetaan verkkolaskulta, voit muokata käsin
Kassa-alennuspvm	Luetaan verkkolaskulta, voit muokata käsin
Alennettu loppusumma	Luetaan verkkolaskulta, voit muokata käsin
Verollisuus	Määräytyy toimittajan maakoodin perusteella, voit muokata käsin.
Maksuaineisto	Voit muokata käsin. Valittavissa olevat vaihtoehdot: - Merkuri-maksut: Lasku maksetaan Merkurissa (oletus) - Ei maksuaineistoon: Laskua ei makseta Merkurissa
Sisäinen selite	Vapaamuotoinen selite
Muut viitteet	Verkkolaskulta luettavat viitetiedot, joita voidaan hyödyntää käsittelypohjissa
Tulospaikka ja Aputulospaikka	Voit kohdistaa laskun näihin, jos käytössä

Toimittajan automaattinen tunnistus verkkolaskuilta tapahtuu Y-tunnuksen perusteella.

**Toimittajan tunnistus verkkolaskuilla**
1) Y-tunnuksella löytyy yksi toimittaja	→ Toimittaja tunnistuu laskulle
2) Y-tunnuksella ei löydy toimittajaa	→ Toimittaja-kenttä jää tyhjäksi
3) Y-tunnuksella löytyy useampi toimittaja	→ Valitaan toimittaja Y-tunnuksen ja pankkitilin perusteella
4) Y-tunnuksella ja pankkitilillä löytyy useampi toimittaja	→ Voit tarkentaa toimittajan tunnistumista toimittajakortin Verkkolaskusanoman kenttä, jonka avulla toimittajan tunnistusta voidaan tarkentaa- kentän tiedoilla.
5) Y-tunnuksella ja pankkitilillä löytyy useampi toimittaja	eikä toimittajaa voida tunnistaa toimittajakortin lisämääritysten avulla → Toimittaja-kenttä jää tyhjäksi

Toimittajan valinta manuaalisesti
- Kirjoita Toimittaja-kenttään toimittajanumero tai osa toimittajan nimestä.
→ Näkyviin listautuvat hakuehtoja vastaavat toimittajat.
- Valitse haluamasi toimittaja listalta.

Uuden toimittajan luominen
Jos sopivaa toimittajaa ei löydy, paina UUSI TOIMITTAJA-painiketta uuden toimittajan luomiseksi.

- Kirjoita toimittajan y-tunnus Y-tunnus-kenttään ja paina HAE YRITYSTIEDOT, jolloin toimittajan tiedot haetaan PRH:sta.
- Valitse, mikä osoitetieto tallennetaan toimittajakortille yhteystiedoksi.
- TALLENNA.
Kun uusi toimittaja on luotu, täydennä seuraavat tiedot:
- Pankkitili ja BIC
- Kirjanpidon tili – oletustili, jota ehdotetaan tiliöinnissä (voidaan jättää tyhjäksi)
Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, TALLENNA.
→ Uusi toimittajatieto tallentuu ostolaskulle.
Voit täydentää toimittajakortin tietoja myöhemmin.

Laskun numero ja viitenumero Merkurissa
Laskulle on täytettävä vähintään toinen seuraavista tiedoista:
- Laskun numero
- Viitenumero

Tuplalaskutarkistus laskun numeron ja viitenumero perusteella:
Jos samalla laskun numerolla tai viitenumerolla on jo lasku samalta toimittajalta, järjestelmä estää tallennuksen.
Ilmoitus: "Samalla laskun numerolla on jo tallennettu lasku"

Poikkeustilanne: Vakioviite
Jos lasku täytyy tallentaa, vaikka sillä on sama viitenumero tai laskun numero kuin aiemmalla laskulla:
- Avaa toimittajakortti
- Siirry Tapahtumat-välilehdelle
- Ota käyttöön Vakioviite-täppä ja TALLENNA
→ Tämän jälkeen järjestelmä sallii laskun tallentamisen samoilla tunnistetiedoilla.

Laskun päivämääräkentät Merkurissa

Laskun päivä ja Eräpäivä luetaan automaattisesti verkkolaskuilta, mutta voit muokata niitä tarvittaessa käsin.
Jos lasku tuodaan järjestelmään PDF-tiedostona tai kuvana, eikä päivämäärätietoja täytetä tuonnin yhteydessä, ne on täydennettävä käsin.

Kirjanpidon päivämäärä muodostuu automaattisesti samaksi kuin laskun päivä, mutta voit muokata sitä tarvittaessa käsin.

Kirjanpidon päivä määrittää, mille päivälle kirjanpidon tositteet muodostuvat.

Loppusumma ja kassa-alennus Merkurissa

Loppusumma
Loppusumma tuodaan automaattisesti verkkolaskulta, mutta voit muokata sitä käsin.

Kassa-alennus
Kun kassa-alennuskentät on otettu käyttöön sovellusasetuksissa (Kassa-alennus käytössä), laskulla näkyvät seuraavat kentät:
– Kassa-alennuspäivämäärä
– Alennettu loppusumma
Nämä tiedot luetaan automaattisesti verkkolaskulta ja niitä voit tarvittaessa muokata käsin.

Verollisuus: Määräytyy toimittajan maakoodin perusteella, mutta sitä voit tarvittaessa muokata käsin.

Maksuaineisto: Valittavissa olevat vaihtoehdot:
- Merkuri-maksut: Lasku maksetaan Merkurissa (oletus)
- Ei maksuaineistoon: Laskua ei makseta Merkurissa

Sisäinen selite: Vapaamuotoinen selite

Muut viitteet: Verkkolaskulta luettavat viitetiedot, joita voit hyödyntää käsittelypohjissa

Tulospaikka ja Aputulospaikka: Voit kohdistaa laskun näihin, jos käytössä.
Huom. Luokittelut ylläpidetään yleisissä asetuksissa → Laskentakohteet ja luokittelut.
Määrittele ostolaskujen asetuksissa, mitä luokitteluja käytetään ostolaskuilla.

Kun olet täydentänyt laskun perustiedot, TALLENNA. Voit palata takaisin kiertolistalle (LISTALLE) tai sirtyä seuraavalle laskulle nuolipainikkeella.
Voit myös jatkaa laskun käsittelyä valitsemalla laskulle tiliöinnin tai käsittelyjät.

Takaisin alkuun