Tiliotteen käsittely

Valitse Kirjanpito → Tiliotteet

Valitse ensin tiliote halutulta aikaväliltä.
Tiliotteen tapahtumat saat auki klikkaamalla kyseisen päivän tiliotetta:

Linkitä tapahtuma

Linkitä tapahtuma-toiminnolla on mahdollista linkittää tiliotetapahtuma kohdistamattomaan myyntilaskuun, ostolaskuun, kuittiin tai muihin maksuihin.

Valitse ensin, haluatko kohdistaa tapahtuman myyntilaskuun, ostolaskuun, kuittiin tai onko kyseessä muu maksu.

Kun olet valinnut sopivan vaihtoehdon, klikkaa valitse ja linkitä tapahtuma:

Muokkaa-valinnalla pääset muokkaamaan tapahtuman kohdistusta, jos tapahtuma on kohdistunut väärin.

Uuden säännön luominen

Sääntö luodaan aina todellisesta tiliotetapahtumasta. Valitse kohdistamaton tapahtuma tiliotteelta ja paina Luo sääntö. Ohjelma esitäyttää kentät tapahtuman tietojen perusteella, joita voit muokata tarvittaessa.

Miten sääntö tunnistaa tapahtuman? 

Sääntö voi käyttää tapahtuman tunnistamiseen esimerkiksi maksajan tai saajan nimeä, yrityksen pankkitiliä (IBAN), viitenumeroa, viestikentän sisältöä, tapahtuman summaa tai pankin tapahtumakoodia. Sääntö osuu vain silloin, kun kaikki täytetyt ehdot toteutuvat samanaikaisesti. Tyhjät kentät eivät rajaa tapahtumia.

Kun hiiren vie Säännön ehdot info-pisteen kohdalle, Merkuri ohjeistaa kuinka määrittää säännön ehdot:

IBAN / Tilinumero rajaa säännön tiettyyn pankkitiliin. Jos sääntöä halutaan käyttää kaikilla yrityksen pankkitileillä, kenttä kannattaa jättää tyhjäksi.

Usein tapahtuman tiedot eivät ole täysin samanlaisia joka kerta. Tällöin kannattaa käyttää jokerimerkkiä (*). Esimerkiksi: Merkuri* tunnistaa kaikki arvot, jotka alkavat sanalla Merkuri;
*Oy tunnistaa arvot, jotka päättyvät sanaan Oy; *tilitys* tunnistaa kaikki arvot, jotka sisältävät sanan tilitys. Ilman jokerimerkkiä tekstin tulee täsmätä täysin.

Summa max määrittää suurimman tapahtumasumman, johon sääntö saa osua. Jos kenttään jää tapahtuman alkuperäinen summa, sääntö ei osu tätä suurempiin tapahtumiin. Rajan voi nostaa sopivaksi tai poistaa kokonaan syöttämällä arvon 0.

Kun sääntö tunnistaa tapahtuman, ohjelma muodostaa kirjanpitoviennit sääntöön määritettyjen tiliöintirivien perusteella. Summan muodostamiseen on kolme vaihtoehtoa:
Tapahtuman kokonaissumma (yleisin vaihtoehto, koko tapahtuma yhdelle tilille),
kiinteä summa (sama euromäärä joka kerta, esim. pankkikulut)
ja selitteestä tunnistettu summa (ohjelma etsii viestistä avainsanan ja poimii sitä seuraavan luvun).

Selitteestä tunnistettu summa

Esimerkki: viestistä “Korko 123,45 €, lyhennys 500,00 €” avainsana “korko” tunnistaa 123,45 € ja avainsana “lyhennys” tunnistaa 500,00 €. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi lainanhoitoerien korko- ja lyhennysosuuksien erottamiseen.

Jokaiselle tiliöintiriville määritetään vähintään kirjanpidon tili, summan muodostamistapa, mahdolliset ALV-tiedot sekä tarvittavat dimensiot.

Tallennuksen yhteydessä voit myös linkittää olemassa olevat linkittämättömät tiliotetapahtumat, joita ei ole linkitetty ja täyttävät säännön ehdot. Tapahtumat linkitetään ja tiliöidään säännön mukaisesti.

Miten tapahtuman summa käsitellään?

Paras lopputulos saavutetaan, kun tiliöintirivit kattavat koko tapahtuman summan.
Jos tiliöintirivien yhteissumma on pienempi kuin tapahtuman summa, erotus jää selvittelytilille ja tapahtuma vaatii lisäkäsittelyä.
Jos tiliöintirivien yhteissumma ylittäisi tapahtuman summan, sääntöä ei käytetä lainkaan. Pankkitilin vastakirjaus syntyy aina automaattisesti eikä sitä tarvitse määrittää sääntöön.

Aktiiviset säännöt

Kaikkia yrityksen aktiivisia sääntöjä voidaan hallita Aktiiviset säännöt -toiminnolla.

Säännöille voidaan tehdä seuraavia toimenpiteitä: tarkastella niiden ehtoja ja tiliöintejä, muokata sääntöä, passivoida sääntö tai tarkastella passivoituja sääntöjä. Passivointi poistaa säännön käytöstä uusilta tapahtumilta, mutta säilyttää sen historiatiedoissa. 

Yleisimmät syyt, miksi sääntö ei toimi

• Jokerimerkkiä (*) ei ole käytetty muuttuvassa tekstissä.
• Summa max on jäänyt liian pieneksi.
• IBAN rajaa sääntöä väärin.
• Käytetty viestiehtoa, vaikka tapahtumalla on vain viite (tai päinvastoin).
• Tapahtuma on tunnistunut automaattisesti laskuksi.
• Toinen sääntö on osunut tapahtumaan aiemmin.
• Sääntö on passivoitu.
• Tapahtuma kuuluu lukittuun tai uudelleen avattuun kauteen.

Muistilista onnistuneeseen sääntöön

1. Käytä sääntöä vain aidosti toistuville tapahtumille.
2. Anna säännölle kuvaava nimi.
3. Tarkista aina Summa max ja IBAN.
4. Käytä jokerimerkkiä (*) tarvittaessa.
5. Varmista, että ehdot tunnistavat tapahtuman varmasti.
6. Määritä tiliöintirivit kattamaan koko tapahtuman summa.
7. Tarkista ALV-tiedot ja mahdolliset dimensiot.
8. Päätä tallennusvaiheessa, haluatko päivittää myös aiemmat tapahtumat.
9. Tarkista ensimmäinen muodostunut tosite ja varmista, että tiliöinti on oikein.