Tiliotteen käsittely

Hae tiliotteet

Rajaa haku pankkitilin, ajanjakson, summan tai hakusanan avulla ja avaa haluamasi tiliote. Kohdistamattomat tapahtumat erottuvat huutomerkki­kuvakkeesta.

Valitse Kirjanpito → Tiliotteet

Valitse ensin tiliote halutulta aikaväliltä.
Tiliotteen tapahtumat saat auki klikkaamalla kyseisen päivän tiliotetta:

Avaa linkitys

Etsi kohdistamaton tapahtuma. Tapahtumarivillä on Linkitä tapahtuma ‑toiminto. Klikkaa sitä, jolloin rivin alle avautuu hakupaneeli.

Tarkista laskutyyppi

Järjestelmä valmistelee haun automaattisesti tapahtuman perusteella:

• Tilille tulleelle rahalle ehdotetaan myyntilaskua.
• Tililtä lähteneelle rahalle ehdotetaan ostolaskua.
  
  

  Voit vaihtaa laskutyypin pudotusvalikosta. Vaihtoehdot ovat myyntilasku, ostolasku, kuitti ja maksu. Vaihda tyyppi, jos etsit tapahtumalle esimerkiksi kuittia tai muuta maksua.

Etsi oikea lasku tai tosite

Haku käynnistyy automaattisesti tapahtuman summan ja maksupäivän perusteella, joten listalla näkyvät yleensä heti parhaiten sopivat kohteet. Voit tarkentaa hakua kirjoittamalla hakukenttään esimerkiksi toimittajan, asiakkaan tai maksun­saajan nimen ja painamalla haku­painiketta.

Jos oikea lasku ei näy, koska se on eri ajalta, ota käyttöön Hae ilman aikarajaa ‑valinta. Silloin haku ei rajaa tuloksia tapahtuman päivämäärän ympärille. (Tarkemmat rajausperusteet on kuvattu jäljempänä.)

Tarkista tuloslista

Tuloksissa näkyy jokaisesta laskusta päivämäärä, nimi, kokonaissumma ja avoin summa sekä tyyppi. Huomioi kaksi asiaa:

• Ketju­kuvake (🔗) rivillä tarkoittaa, että lasku on jo linkitetty toiseen tapahtumaan. Voit silti linkittää, mutta varmista, ettet kohdista samaa laskua vahingossa kahteen kertaan.
• Avaa-linkistä pääset katsomaan itse laskua tai tositetta, jos haluat varmistaa, että kyseessä on oikea.

Valitse ja linkitä

Klikkaa oikean rivin kohdalta Valitse. Rivi korostuu. Tämän jälkeen paneelin alareunan Linkitä-painike aktivoituu. Klikkaa sitä.

Kun linkitys on valmis, tapahtuma ei ole enää kohdistamaton eikä huutomerkki­kuvake näy sillä rivillä.

Muokkaa-valinnalla pääset muokkaamaan tapahtuman kohdistusta, jos tapahtuma on kohdistunut väärin.

Mitä hakutulokseen listautuu ja millä perusteella

Järjestelmä ei näytä kaikkia laskuja, vaan poimii vain ne, jotka voisivat liittyä käsiteltävään tapahtumaan. Tulokset rajataan seuraavilla perusteilla.

Laskun tyyppi
Listalla näkyvät vain valitun tyypin kohteet: myyntilaskut, ostolaskut, kuitit tai maksut. Kun vaihdat tyyppiä pudotusvalikosta, haku kohdistuu kokonaan eri joukkoon.

Summa (tärkein rajaus)
Tapahtuman summa verrataan laskun tai tositteen kokonaissummaan. Listalle tulevat kohteet, joiden summa vastaa tapahtumaa tai on sitä suurempi.

• Tapahtuman summa saa olla enintään 10 % suurempi kuin laskun summa (esimerkiksi pienten kulujen tai palkkioiden varalta).
• Summan etumerkkiä ei huomioida, joten tilille tulleet ja tililtä lähteneet tapahtumat toimivat samalla logiikalla.
• Tapahtumaan nähden liian pieni lasku jää pois listalta. Tapahtumaa selvästi suurempi lasku näkyy.

Päivämäärä
Oletuksena haku näyttää vain sopivalta ajalta olevat kohteet. Kohde tulee listalle, kun:

• laskun tai tositteen päivä on tapahtuman maksupäivän tienoilla tai sitä ennen (lasku on syntynyt ennen suoritusta), ja
• tapahtuman maksupäivä ei ole yli kahta kuukautta laskun eräpäivän jälkeen.

Kun otat käyttöön Hae ilman aikarajaa -valinnan, kahden kuukauden yläraja poistuu ja listalle tulevat myös jo aikaa sitten erääntyneet laskut. Laskun on silti oltava syntynyt viimeistään tapahtuman aikoihin. Tapahtumaa myöhemmin päivättyjä laskuja haku ei näytä.

Nimihaku
Hakukenttään kirjoitettu nimi rajaa tulokset lisäksi nimen mukaan. Kenttä kohdistuu valitun tyypin mukaan asiakkaan, toimittajan, maksunsaajan tai ostopaikan nimeen.

Tila / maksutilanne
Mukaan otetaan vain kohdistettavissa olevat kohteet:

Jos odottamasi lasku ei näy, tarkista ensin summan ja ajan täsmääminen. Kokeile tarvittaessa Hae ilman aikarajaa -valintaa tai eri laskutyyppiä.

Hyvä muistaa

• Voit linkittää vain yhden laskun tai tositteen kerrallaan. Valitse ennen linkitystä täsmälleen se kohde, johon tapahtuma kuuluu.
• Tarkista summan ja maksupäivän lisäksi maksajan tai saajan nimi, ettei tapahtuma mene väärälle laskulle.
• Jos et löydä sopivaa kohdetta millään laskutyypillä tai aikarajauksella, tapahtuma voi vaatia oman tositteen kirjaamisen tai tiliotesäännön luomisen. Linkitys ei silloin ole oikea toimenpide.

Uuden säännön luominen

Sääntö luodaan aina todellisesta tiliotetapahtumasta. Valitse kohdistamaton tapahtuma tiliotteelta ja paina Luo sääntö. Ohjelma esitäyttää kentät tapahtuman tietojen perusteella, joita voit muokata tarvittaessa.

Miten sääntö tunnistaa tapahtuman? 

Sääntö voi käyttää tapahtuman tunnistamiseen esimerkiksi maksajan tai saajan nimeä, yrityksen pankkitiliä (IBAN), viitenumeroa, viestikentän sisältöä, tapahtuman summaa tai pankin tapahtumakoodia. Sääntö osuu vain silloin, kun kaikki täytetyt ehdot toteutuvat samanaikaisesti. Tyhjät kentät eivät rajaa tapahtumia.

Kun hiiren vie Säännön ehdot info-pisteen kohdalle, Merkuri ohjeistaa kuinka määrittää säännön ehdot:

IBAN / Tilinumero rajaa säännön tiettyyn pankkitiliin. Jos sääntöä halutaan käyttää kaikilla yrityksen pankkitileillä, kenttä kannattaa jättää tyhjäksi.

Usein tapahtuman tiedot eivät ole täysin samanlaisia joka kerta. Tällöin kannattaa käyttää jokerimerkkiä (*). Esimerkiksi: Merkuri* tunnistaa kaikki arvot, jotka alkavat sanalla Merkuri;
*Oy tunnistaa arvot, jotka päättyvät sanaan Oy; *tilitys* tunnistaa kaikki arvot, jotka sisältävät sanan tilitys. Ilman jokerimerkkiä tekstin tulee täsmätä täysin.

Summa max määrittää suurimman tapahtumasumman, johon sääntö saa osua. Jos kenttään jää tapahtuman alkuperäinen summa, sääntö ei osu tätä suurempiin tapahtumiin. Rajan voi nostaa sopivaksi tai poistaa kokonaan syöttämällä arvon 0.

Kun sääntö tunnistaa tapahtuman, ohjelma muodostaa kirjanpitoviennit sääntöön määritettyjen tiliöintirivien perusteella. Summan muodostamiseen on kolme vaihtoehtoa:
Tapahtuman kokonaissumma (yleisin vaihtoehto, koko tapahtuma yhdelle tilille),
kiinteä summa (sama euromäärä joka kerta, esim. pankkikulut)
ja selitteestä tunnistettu summa (ohjelma etsii viestistä avainsanan ja poimii sitä seuraavan luvun).

Selitteestä tunnistettu summa

Esimerkki: viestistä “Korko 123,45 €, lyhennys 500,00 €” avainsana “korko” tunnistaa 123,45 € ja avainsana “lyhennys” tunnistaa 500,00 €. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi lainanhoitoerien korko- ja lyhennysosuuksien erottamiseen.

Jokaiselle tiliöintiriville määritetään vähintään kirjanpidon tili, summan muodostamistapa, mahdolliset ALV-tiedot sekä tarvittavat dimensiot.

Tallennuksen yhteydessä voit myös linkittää olemassa olevat linkittämättömät tiliotetapahtumat, joita ei ole linkitetty ja täyttävät säännön ehdot. Tapahtumat linkitetään ja tiliöidään säännön mukaisesti.

Miten tapahtuman summa käsitellään?

Paras lopputulos saavutetaan, kun tiliöintirivit kattavat koko tapahtuman summan.
Jos tiliöintirivien yhteissumma on pienempi kuin tapahtuman summa, erotus jää selvittelytilille ja tapahtuma vaatii lisäkäsittelyä.
Jos tiliöintirivien yhteissumma ylittäisi tapahtuman summan, sääntöä ei käytetä lainkaan. Pankkitilin vastakirjaus syntyy aina automaattisesti eikä sitä tarvitse määrittää sääntöön.

Aktiiviset säännöt

Kaikkia yrityksen aktiivisia sääntöjä voidaan hallita Aktiiviset säännöt -toiminnolla.

Säännöille voidaan tehdä seuraavia toimenpiteitä: tarkastella niiden ehtoja ja tiliöintejä, muokata sääntöä, passivoida sääntö tai tarkastella passivoituja sääntöjä. Passivointi poistaa säännön käytöstä uusilta tapahtumilta, mutta säilyttää sen historiatiedoissa. 

Yleisimmät syyt, miksi sääntö ei toimi

• Jokerimerkkiä (*) ei ole käytetty muuttuvassa tekstissä.
• Summa max on jäänyt liian pieneksi.
• IBAN rajaa sääntöä väärin.
• Käytetty viestiehtoa, vaikka tapahtumalla on vain viite (tai päinvastoin).
• Tapahtuma on tunnistunut automaattisesti laskuksi.
• Toinen sääntö on osunut tapahtumaan aiemmin.
• Sääntö on passivoitu.
• Tapahtuma kuuluu lukittuun tai uudelleen avattuun kauteen.

Muistilista onnistuneeseen sääntöön

1. Käytä sääntöä vain aidosti toistuville tapahtumille.
2. Anna säännölle kuvaava nimi.
3. Tarkista aina Summa max ja IBAN.
4. Käytä jokerimerkkiä (*) tarvittaessa.
5. Varmista, että ehdot tunnistavat tapahtuman varmasti.
6. Määritä tiliöintirivit kattamaan koko tapahtuman summa.
7. Tarkista ALV-tiedot ja mahdolliset dimensiot.
8. Päätä tallennusvaiheessa, haluatko päivittää myös aiemmat tapahtumat.
9. Tarkista ensimmäinen muodostunut tosite ja varmista, että tiliöinti on oikein.