Yleistä automaattikirjauksista
Tällä toiminnolla saat nopeasti kirjattua palkkajakson rutiinipalkat eli sellaiset palkat, joissa on joka palkkakausi samat palkkatapahtumat. Normaalisti joudut kirjaamaan jokaisen palkansaajan palkat erikseen huolimatta siitä, että palkansaajalla toistuvat samat vakiotapahtumat. Automaattikirjauksella saat kirjattua kaikki palkkajakson vakiopalkat yhdellä kerralla palkkalajeittain. Mikäli joissakin palkkatiedoissa on korjaamista, voit käydä muuttamassa ne ennen palkkojen siirtoja kirjanpitoon.
Toimenpiteet ennen palkkojen automaattikirjausta
Ennen kuin valitset automaattikirjauksen, tee seuraavat tarkistukset:
- Valitse henkilökortin Poissaolo-kenttään "PASSIIVI" niille palkansaajille, jotka eivät enää ole palkkalistoilla.
- Tarkista henkilörekisterin palkkamuotomääritys: Kuukausi / Tunti / Päivä / Muu1 / Muu2. Tämän koodin mukaan ohjelma hakee eri palkkalajeihin kuuluvat palkat valitsemaasi automaattikirjauserään mukaan.
- Tarkista henkilörekisterin vakiotapahtumat.
- Tarkista, ettei niillä palkansaajilla joille aiot palkkoja kirjata, ole kirjanpitoon siirtämättömiä palkkanauhoja. Tällaiset eivät tule mukaan palkkojen automaattikirjaukseen. Ennen automaattikirjausta voit kirjata normaalisti ne palkkanauhat, joissa on poikkeuksia. Tämä ei kuitenkaan ole välttämätöntä, koska palkkanauhoja voi vielä korjata ennen siirtoja kirjanpitoon.
Automaattikirjauksen tekeminen
Valitse ensin LASKUSARJA, minkä palkkoja olet automaattikirjaamassa. Seuraavaan ruutuun syötä tarvittavat rajaukset (tyhjä kenttä = Ei Rajausta).
| Palkkalaji | Valitse tähän joko EI RAJAUSTA - KuukausiPalkat - TuntiPalkat - PäiväPalkat - Muut Palkat 1 - Muut Palkat 2. |
| Henkilöryhmä |
Hae tässä haluamasi henkilöryhmä. Syötä kentän alkuun R ja heti sen perään:
- henkilöryhmän numero
- osa henkilöryhmän nimeä
- ei mitään, jolloin näytölle tulee lista kaikista henkilöryhmistä.
|
| Osastokoodi | Rajaa henkilökortin OsastoKoodilla. |
| Tulospaikka ja Aputulospaikka | Rajaa henkilökortin tulospaikalla tai -ryhmällä. Syötä kentän alkuun R. |
| Maksupäivä, Jakson alku, Jakson loppu |
Hyväksy tai korjaa ohjelman antamia ehdotuspäivämääriä. Jos kirjauspäivän vuosi on suurempi kuin verokortin voimaantulopäivän vuosi, kysytään 1.2. alkaen halutaanko ennakonpidätys tehdä 60 %:lla.
|
| VeropoikkeamaPv | Syötä tähän mahdolliset poikkeavat veropäivät. |
| Lomarahapäivät |
Syötä tähän maksettavien lomarahapäivien määrä. Mikäli palkansaajalla ei ole käytettävissä näin montaa lomarahapäivää, kirjautuu hänelle jäljellä oleva määrä. Ohjelma vähentää lomarahat sen vuoden lomareskontrasta, mitä ollaan kirjauspäivän perusteella "kuluttamassa". Esimerkiksi 5.6.2022 tai 5.1.2023 ohjelma vähentää lomarahapäivät lomareskontrasta 2022.
Ennen päivien syöttämistä varmista, että lomareskontra on otettu käyttöön. Valitse lomapalkkojen yleistiedoissa Lomarahan maksu-kenttään "Kaikille automaattikirjauksella", ettei ohjelma tuo lomaraha-rivejä normaalin lomapalkan maksun yhteydessä.
|
| Lisätapahtuma | Syötä tähän palkkakirjauksille lisättävä lisäpalkkalaji (0-3 lisätapahtumaa). Kpl-määräksi tulee aina yksi. Muut tiedot tulevat palkkalajin asetuksien mukaan, kuten hinta. Lisätapahtumia voi hyödyntää esimerkiksi bonuksia ajoittain maksettaessa, kaikille tai valitulle henkilöryhmälle. Lisätapahtumat tulevat henkilön vakiotapahtumien alle ennen lomapalkkoja tai lomarahoja. |
| Kommenttirivi | Syötä tähän palkkakirjauksille lisättävä kommenttirivi (0-70 merkkiä). Teksti tulee !M-rivinä vakiotapahtumien ja lisätapahtumien alle. |
| Työpäivät | Hyväksy tai korjaa ohjelman ehdottamat työpäivät. Jos palkkajakso jakaantuu kahdelle kuukaudelle, tässä näkyy kummankin kuukauden työpäivätiedot. |
Ohjelma tarkistaa jakson alkupäivällä jo mahdollisesti kirjatut palkat, joten alkupäivä määrän tulee olla oikea. Seuraavaksi ohjelma muodostaa valittuihin ehtoihin täsmäävät palkat, ja näyttää ruudulla kunkin palkansaajan perustiedot ja jakson palkkalaskelman. Kunkin palkkalaskelman kohdalla ohjelma kysyy "Kirjataanko"? Hyväksy tapahtuma painamalla Enter, tai peru painamalla Esc.
Palkkanauhojen tulostaminen ja korjaaminen
Palkkanauhojen tulostuksen voi tehdä Palkkojen Tulostuksessa. Tulostuksen jälkeen voit vielä tarvittaessa käydä korjaamassa palkkanauhojen tietoja ennen kuin siirrät palkat Kirjanpitoon.
Automaattikirjausten yleistietojen määritteleminenKatso tarkempi ohje täältä.
Avainsanat:
- automaattikirjaus
- rutiinipalkat
- palkkajakso
- vakiotapahtumat
- henkilökortti
- palkkamuotomääritys
- palkkalaji
- palkkanauhat
- lomareskontra
- lomarahapäivät
- lisätapahtuma
- kommenttirivi