Huoltokutsun kirjaus, ilmaisten kohdistus ja huoltohyvitys
Ohje käsittelee Huoltoseurannan huoltokortin käyttöä sekä kortin eri välilehtien kenttiä ja toimintoja. Huoltokortilla voidaan käsitellä huoltotöitä niiden eri statuksissa, hakea tai vaihtaa laitetta, tarkastella laitetietoja sekä kirjata työn, asiakkaan, huoltoteknikon, aikataulujen ja laskutuksen kannalta olennaiset tiedot. Ohje kuvaa Perustiedot-, Viestit- ja Mittarit-välilehtien kenttien merkitykset sekä huoltotyön päättämiseen liittyvät tiedot, kuten työajat, kilometrit, syy- ja työkoodit. Lisäksi ohjeessa kerrotaan viestilähetyksistä asiakkaalle huoltotyön päättymisen yhteydessä.
Huoltokutsu
Kun asiakas ilmoittaa huoltotarpeesta, Maestroon määritellään, mistä laitteesta on kyse. Lisäksi merkitään kutsun saantiaika ja kutsukoodi. Huoltotyölle jää tässä vaiheessa statukseksi "Odottava".
Ilmaisten kohdistus (tarvikelähetteet)
Kun asiakkaalle annetaan johonkin laitteeseen kuuluvia tarvikkeita ilmaiseksi, se tehdään myös huoltokutsun kirjauksella. Laite, johon tarvikkeet kohdistetaan, haetaan kuten huoltotyötä kirjattaessa, mutta huoltokortin statukseksi määritetään "Tarvikelähete". Kutsukoodia ei näissä tapauksissa määritetä.
Huoltohyvitys
Kun esim. laitemerkin maahantuoja myy laitteen jälleenmyyjän alueelle, em. päämies maksaa tästä kaupasta myyntipalkkiohyvityksen edustajalleen. Palkkio saadaan mukaan katelaskelmille siten, että kutsun kirjauksessa työn statukseksi valitaan "Huoltohyvitys". Tätä samaa työn statusta käytetään myös silloin, kun päämies laskuttaa laitteen huoltosopimuksen, mutta koneen huollosta huolehtii kuitenkin jälleenmyyjä. Päämiehen maksama ns. huoltohyvite kohdistetaan laitteelle samalla tavalla kuin myyntipalkkiokin. Syöttöriveillä saatu hyvitys kirjataan myyntihintakenttään ja määräksi laitetaan yksi (1). Jos päämies jostain syystä perii takaisin maksamiaan hyvityksiä (laskuttaa), määräksi syötetään miinus yksi (-1).
Laitteen haku
Katso ohje laitteen eri hakutavoista. Hakuun sopivista laitteista saat listan ruudulle. Listalla näkyy:
- LAITEN Laitenumero
- TEKN Huoltoteknikon tulospaikkanumero
- NIMILYHENNE Laitteen omistajan nimilyhenne
- SIJAINTI Laitteen sijaintipaikkakunta
- LAITEMALLI Laitekortille merkitty laitemalli
- SARJANUMERO Laitteen sarjanumero
- PÄÄKÄYTTÄJÄ Laitteen pääkäyttäjä
Jos laitenumeron perässä näkyy kirjain, laitteeseen on tehty huoltosopimus. Kirjain kertoo myös sopimustyypin:
- n = normaalisopimus
- t = toimintavarmuussopimus
- k = kopiointitakuusopimus.
Valaise rivi, jolla huollettava laite on ja valitse se (Enterillä, Ok-painikkeesta, hiirtä 2-klikkaamalla), jolloin näytölle avautuu huoltokortti, jossa määrität huoltokutsun, tarvikelähetteen tai huoltohyvitteen sisällön. Ohjeet huoltokortin tiedoista saat painamalla huoltokortilla F1. Laitekortin tietoja pääset muuttamaan, kun painat <F7> huoltokortilla. Ohjeet laitekortin tiedoista saat painamalla laitekortilla F1. Uuden laitekortin perustaminen. Valitse laiteluettelosta kohta "KIRJATAAN UUSI LAITE...."
Avainsanat:
- Huoltoseuranta
- huoltokortti
- työn status
- laskutusasiakas
- kirjaaja
- kirjauspäivämäärä
- aputulospaikka
- kutsukoodi
- huoltoteknikko
- tavoiteaika
- sopimustieto
- sovittu aika
- syykoodi
- työkoodi
- keikkaviestit
- mittarilukemat
- huoltokopiot
- viestilähetys asiakkaalle