Huoltoseurannan huoltokortti

Huoltokortilla hiiren oikean painikkeen takaa löytyvät funktionäppäimiä vastaavat toiminnot: <,F3>, Poistaa huoltokortin (ei päätettyä huoltotyötä) <,F5>, Uuden laitteen haku huoltokortille. Tätä voit käyttää esim. silloin, kun huoltokutsua kirjatessasi et saa asiakkaalta tarkkaa tietoa laitteesta, jolloin voit kirjata huoltokutsun jollekin rekisteriinne perustetulle "haamulaitteelle" ja muuttaa keikan valmistumisen yhteydessä F5:lla keikalle oikean laitteen. <,F7>, Laitekortin kurkistus/päivitys <,F8>, Laitteen päätettyjen keikkojen selaus Lue myös ohje päätetyn keikan korjaamisesta ja poistamisesta.

Huoltoseurannan ohje

Perustiedot-välilehden kenttien tiedot:

Kortin kenttien määrä muuttuu työn statuksen mukaiseksi.

Työn status

1 Korjaamotyö eli laite on tuotu korjattavaksi. 2 Odottava, joka kertoo huoltoteknikoille, että huolto/korjaustyö on vielä tekemättä, ja kuka tahansa huoltoteknikoista voi ottaa työn tehtäväkseen. 4 Tekeillä, jolloin huoltoteknikko on merkinnyt huoltokutsun omaksi työkseen. 5 Alihankkijalla eli laite on lähetetty alihankkijalle korjattavaksi. 6 Päätetään, jolloin laitteen korjaus/huolto on tehty. 7 First Service 9 Tarvikelähete, jota käytät silloin, kun - kohdistat ilmaiset tarvikkeet, ym. tuotteet - haluat päivittää laitekortin mittarilukemia ilman keikkaa - jne. Huoltohyvitys/lukemat-statusta käytät silloin, kun kohdistat päämiehen lähettämän huoltohyvitteen tai myyntipalkkion laitteelle (näin ne tulevat mukaan katelaskelmiin). Tätä käyttämällä voit myös syöttää laitteelle uudet lukemat, jolloin lukemista jää merkintä.

Paikkakunta

Huoltoseurannan keikan kirjaukseen on lisätty näkyviin paikkakunta tieto. Paikkakunta tieto tulee uudelle keikalle entisten oletusten mukaisesti, mutta nyt keikan paikkakunta tietoa on mahdollista muokata keikkakohtaisesti ja muokattu tieto säilyy tallessa keikalla.

Laskutusasiakas

tarkoittaa sitä asiakasta, jolta tämä työ/tarvike laskutetaan. Tähän ehdotetaan laitekortille syötettyä laskutusasiakasta, mutta ehdotus voidaan muuttaa tarvittaessa. Huomaa, että asiakashakuun voit käyttää Maestron normaaleja hakutoimintoja. Tyhjässä kentässä Enterin/F10:n painallus tuo ruudulle HAKUEHDOT-ikkunan, johon syötät yhden tai useamman hakukriteerin.

Kirjaaja

Huoltokutsun kirjaajan tulospaikkanumero ja nimi. Tarvikelähetteillä ja huoltohyvitteillä tähän ehdotetaan laitekortin huoltosopimustietoihin syötettyä TT-tulospaikkaa.

Kirjauspäivämäärä

tarkoittaa päivää ja kellonaikaa, jolloin huoltokutsu on saatu. Maestro ehdottaa tähän mikrosi päivämäärää ja kellon aikaa.

Noudetaan (ei huoltohyvitteisiin)

Tähän voit valita noudetaanko laite asiakkaalta vai ei.

Aputulospaikka (ei muokattavissa toimipaikalla)

Tulee oletuksena laitekortilta. Voit vaihtaa tämän Huoltoseurannan Yleistiedoissa kohdassa Uuden keikan aputulospaikka. Aputulospaikka uudelle keikalle voidaan ottaa Laitekortilta (oletus) tai Myymälän lisenssistä. Normaalisti valintaa Myymälän lisenssistä kannattaa käyttää vain toimipaikoilla.

Seuraavia tietoja ei tule tarvikelähetteisiin eikä huoltohyvitteisiin.

Kutsukoodi

kertoo huoltokutsun aiheuttaneen laiteongelman. Koodin voit määrittää joko näppäilemällä koodin numeron ja painamalla sarkain-näppäintä tai antamalla pätkän koodin nimestä, jolloin haet koodin Maestron listaikkunasta. Näitä päivität keskitetysti Rekisterit-valikon KutsuKoodit-toiminnolla. HUOM! Määräaikaishuollot vääristävät odotusaikatilastoja, jos ne ovat pitkään odottavissa. =>, Kirjaa nämä keikat aina määräaikaishuollon kutsukoodille 91, ja tilastoa ajaessasi rajaa koodilla 91 kirjatut työt pois.

Huoltoteknikko

Tälle riville määritetään huoltoteknikko, joka tekee työn. Maestro ehdottaa tähän laitekortille määritettyä huoltoteknikkoa.

Tavoiteaika

Tavoiteajaksi ehdotetaan laitekortille syötettyä tuntimäärää, joka yleensä on neljä tuntia. Tällä siis tarkoitetaan aikaa, jonka puitteissa kutsun kirjaamisesta huollon on tarkoitus alkaa. Tavoiteajalla on merkitystä erilaisiin tulosteisiin, joissa seurataan huollon vasteaikaa.

Sopimustieto

Tavoiteaika-kentän perässä näkyy myös sopimustieto. Esim. jos laitteessa oli voimassa oleva sopimus vielä siinä vaiheessa, kun kutsu kirjattiin, mutta se ennättää päättyä ennen kuin työ valmistuu/päätetään, Maestro ehdottaa työtä EI laskutettavaksi.

Sovittu aika

tarkoittaa asiakkaan kanssa sovittua käyntiaikaa. Maestro ei huoli tähän kenttään aikaa, joka on aikaisempi kuin kutsun vastaanottoaika. Maestro laskee tähän kenttään ehdotuspäivän ja kellonajan tavoiteajan perusteella. Laskenta pohjautuu olettamaan, että päivittäinen työaika on ma - pe klo 8.00 - 16.15 (myös erilaiset juhlapyhät huomioidaan).

Plokattu (ei odottavalla huoltotyöllä)

Työn tilan vieressä näkyy päivämäärä ja kellon aika, jolloin keikka on plokattu/otettu tekeille.

Seuraavat rivit näkyvät vain silloin, kun työn statukseksi merkitään "Päätetty".

Asiakkaalle

kohtaan merkitään aika, jolloin työ aloitettiin.

Työ valmis

taas merkitsee aikaa, jolloin työ on saatu päätökseen.

Kilometrit ja Ajoaika

Nämä tiedot siirtyvät huoltotyön päättämisessä integroidusti MyyntiLaskutukseen. Tietojen perusteella laskutetaan asiakkaalta vastaavat nimikkeet.

Keskeytysaika

Maestro laskee työhön käytetyn ajan vähentämällä Työ valmis-ajasta Asiakkaalle-ajan. Jos työ välillä keskeytyy, merkitse tähän se tuntimäärä, jonka työ oli keskeytynyt, jotta työajan laskenta menee oikein. Maksimi keskeytysaika on 655:35 eli 27 pv 7 h 35 min (aikaisemmin maksimi keskeytysaika oli 99:99 eli 4 pv 4 h 39 min).

Syykoodi ja Työkoodi

ovat huoltotyön koodeja. Syykoodi kertoo, mikä laitteessa oli vikana. Työkoodi kertoo, mitä korjaustoimenpiteitä on tehty. Koodin haku tapahtuu joko kirjainhaulla tai kirjoittamalla koodin numero. Huomaa, että kumpikin näistä koodeista ON MÄÄRITETTÄVÄ!. Muutoin Maestro ei laske näiden rivien ohi.

Viestit-välilehden kenttien tiedot:

Soittaja/puhelin sekä Keikkaviestit

Voit määrittää 1 + 9 riviä vapaamuotoista selitystä (10*60 merkkiä). Keikkaviesteihin kirjoitettu teksti taltioituu työn päättämisen yhteydessä syöttöriveille !K-tekstirivinä. Jos kyseessä on laskutettava työ, Maestro muuttaa laskutusvaiheessa ko. rivit !M-riveiksi, joten ne tulostuvat myös laskuille.

Viestit-välilehden alalaidassa on omat rivit "Viitteenne:", "Merkki:" ja "Tilauksenne:" –tiedoille. Nämä tiedot siirtyvät myös myyntilaskulle. Halutessaan ne saa tulostumaan huoltotyön lähetteelle. Tulostuksen saa päälle huoltoseuranta, rekisterit, lähetetekstit –ikkunassa, laittamalla K rivien 14-16 alkuun.  

Mittarit-välilehden kenttien tiedot:

Mittarilukemat

merkitään jokaisen huoltokäynnin yhteydessä (mittarillisissa koneissa, esim. kopiokoneet). Maestro näyttää myös edellisen lukukerran lukema(t) siten, että rivin alussa on E-kirjain ja sen perässä päivämäärä (esim. "E 28.11.2003").

Huoltokopiot

Tähän merkitty luku vähentää asiakkaalta veloitettavaa kopioiden määrää.

Viestilähetys asiakkaalle

Huoltotyön päättyessä on mahdollista lähettää asiakkaalle ilmoitus viestilähetysten vakiotekstejä käyttäen. Ilmoituksen voi lähettää tekstiviestitse tai sähköpostitse huoltotyön päättymisestä.

Avainsanat:

• Huoltoseuranta
• huoltokortti
• työn status
• laskutusasiakas
• kirjaaja
• kirjauspäivämäärä
• aputulospaikka
• kutsukoodi
• huoltoteknikko
• tavoiteaika
• sopimustieto
• sovittu aika
• syykoodi
• työkoodi
• keikkaviestit
• mittarilukemat
• huoltokopiot
• viestilähetys asiakkaalle