Ilmoitusten korjaaminen

Ilmoitusten korjaaminen

• Korvaava ilmoitus
• Mitätöinti
• Perusteeton etu ja takaisinperintä
• Palkkakirjauksen nollaus
• Tulorekisterin liiketoimintavalidioinnit

Jos Tulorekisteriin on lähetetty tietoa joka tulisi korjata, korjauksen voi tehdä korvaavan ilmoituksen avulla. Sillä korvataan aiempi palkkatietoilmoitus, eli aiemmasta palkkakirjauksesta tehty palkkatietoilmoitus. Samaan korvaavaan ilmoitukseen (palkkakirjaukseen) voi kirjata myös perusteetonta etua. Aiemman palkkatietoilmoituksen tai erillisilmoituksen voi myös mitätöidä.

Tulorekisterin ohjeistuksen tietojen korjaamiseen voi lukea täältä. Oikeat tulorekisteritiedot ovat niin työnantajan, tulonsaajan kuin tiedon käyttäjänkin etu.

Ilmoitusten korjaamiseen liittyviä artikkeleita

• Ilmoittamisen määräajat
• Tietojen korjaaminen
• Korvaava ilmoitus
• Tietojen mitätöinti
• Perusteeton etu ja takaisinperintä
• Luontoisetujen korjaaminen

 

Korvaava ilmoitus

Palkkakirjauksen riveille voi ladata aiemman kirjauksen kirjausrivit valinnalla Erikoistoiminnot/Lataa syöttörivit/Korvaava ilmoitus tulorekisteriin. Ohjelma kysyy valinnan jälkeen sen palkkakirjauksen numeron, miltä kirjausrivit ladataan muodossa Lvv/nro, jossa L=laskusarja 5 tai 6, vv=vuosinumero ja nro=palkkanauhan järjestysnumero. Voit ladata kirjausrivit normaalisti tai hyvityksenä, tai tehdä korvaavan ilmoituksen tulorekisteriin.

Jos valitset korvaavan ilmoituksen tulorekisteriin, se tehdään aina alkuperäisestä kirjauksesta. Korvaavaa ilmoitusta ei voi tehdä korvaavasta ilmoituksesta. Muista kuitenkin tehdä ennen tätä erillinen hyvityspalkkakirjaus, eli vastakirjaus alkuperäiselle korjattavalle kirjaukselle, joka tallentuu automaattisesti sellaiseen tilaan ettei sitä lähetetä tulorekisteriin.

Hyvityskirjaus tehdään kirjausriveillä painamalla F8 Erikoistoiminnot, tämän jälkeen Lataa syöttörivit/Korvaava ilmoitus tulorekisteriin. Tämän jälkeen annetaan ladattavan kirjauksen numero, ja valitaan rivien lataus hyvityksenä. Tarkempi ohje täältä. Varmista ennen korvaavan ilmoituksen tekemistä, että korvattava palkkatietoilmoitus on varmasti tallentunut Tulorekisteriin. Jos asia ei varmistu palautteiden noudon kautta, tästä ohjeesta voit katsoa, kuinka asia tarkastetaan Tulorekisteristä.

Palkkakirjauksen tilan - eli lähetetäänkö se Tulorekisteriin - voi tarkastaa tai vaihtaa suoritustietojen korjauksessa. Valitse Palkat / Selaukset / Jakson palkat / F8 / Tulostemuotoilut / Oletusraportti / Palkkalista / OK. Palkkalistalta tehdään palkkanauhapomppu halutulle palkkaerittelylle painamalla Enter, jonka jälkeen valitaan hiiren oikealla painikkeella Suoritustietojen Korjaus.

Korvaavalle ilmoitukselle ei kirjata mitään muuta kuin aiemman tulorekisteriin menneen ilmoituksen korvaava ilmoitus. Jos kirjaat perusteetonta etua korvaavalle ilmoitukselle, katso sen ohje tämän ohjeen alaosasta.

Korvaavalle ilmoitukselle tallentuu sama tulorekisterin ilmoitusviite kuin alkuperäiselle kirjaukselle, ja sama maksupäivä kuin alkuperäiselle kirjaukselle. Ylimmälle riville latautuu alkuperäisen kirjauksen palkkajakso ja alkuperäinen maksupäivä. Alla olevassa esimerkissä alkuperäinen palkkajakso on ollut 1.2.2019 - 28.2.2019, ja alkuperäinen maksupäivä on ollut 26.2.2019. Ilmoitusviite tulee näkyviin kirjaukselle - alla olevassa esimerkissä alin rivi !P. Rivi on kuitenkin vain käyttäjän avuksi, sen poistaminen tai muuttaminen ei vaikuta ilmoittamiseen.

Kannattaa myös huomioida, että palkkojen kirjanpitosiirto vie palkat aina myös pankkiliikenteeseen, mikäli se on käytössä. Mikäli korvaavaa ilmoitusta / hyvityskirjausta ei ole tarkoitus maksaa, ko. maksu pitää käydä poistamassa avoimista maksuista.

 

Mitätöinti

Vaikka tietojen korjaaminen Tulorekisterissä tehdään pääsääntöisesti korvaavalla ilmoituksella, on kuitenkin tunnistettu tilanteita joissa ei voida käyttää korvaavaa menettelyä. Aiemmin annettu ilmoitus on mitätöitävä, ja sen jälkeen annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla.

Tulorekisterin ohjeistus mitätöintiin

Jos korjaat tietoja mitätöimällä, mitätöi ensin aiemmin antamasi ilmoitus. Anna sitten kaikki tiedot uudelleen uudella ilmoituksella. Tee vanhan ilmoituksen mitätöinti ja uusi ilmoitus saman päivän aikana.

Tässä esimerkkejä tilanteista, joissa tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus:

• maksupäivä tai muu ilmoituspäivä
• palkanmaksukausi
• maksajan ja tulonsaajan tunniste, esimerkiksi henkilötunnus tai Y-tunnus
• tulonsaajan lisätiedon tyyppi: urheilija tai yhteisö
• maksajan tyyppi: tilapäinen työnantaja (ei TyEL-vakuutussopimusta)
• varsinaisen työnantajan tunniste sijaismaksajatilanteissa
• tulonsaajan syntymäaika
• Toimii sijaismaksajana -tieto
• eläkejärjestelynumero
• työtapaturmavakuutusyhtiön tunniste tai vakuutusnumero
• vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi:
  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tieto
  • Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tieto
  • Vapaaehtoinen vakuuttaminen Suomessa (työeläkevakuutus) -tieto.

Vaihtoehto 1, vaiheet mitätöintiin ja palkan kirjaus sen jälkeen

• Tarkasta palautteiden perusteella tai Tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta, onko mitätöitäväksi aiottu palkkatietoilmoitus tallentunut Tulorekisteriin, eli onko mitätöitävää. Jos ei ole mitätöitävää, mitätöintisanomaa ei tule lähettää koska Tulorekisterissä ei ole tietoa tästä palkkakirjauksesta. Tarkistus onko ilmoitus mennyt perille tulorekisteriin (helpdocsonline.com).
• Jos on mitätöitävää, lähetä palkkakirjauksesta mitätöintisanoma Tulorekisteriin. Alla ohjetta kuinka mitätöinti suoritetaan.
• Tee hyvityskirjaus, ja siirrä se palkoista kirjanpitoon. Tämän jälkeen palkat ja kirjanpito ovat lähtötilanteessa. Hyvityskirjaus tehdään kirjausriveillä painamalla F8 Erikoistoiminnot / Lataa syöttörivit / Korvaava ilmoitus tulorekisteriin. Anna tämän jälkeen ladattavan kirjauksen numero, ja valitse Rivien lataus hyvityksenä.
• Muuta tässä vaiheessa tarvittaessa yleistietoja, henkilötietoja tai palkkalajia.
• Kirjaa palkka normaalisti, mikäli mitätöidyn palkan tilalle tulee kirjata palkka. Tässä vaiheessa tehdään normaali palkkakirjaus. Tässä ei tehdä korvaavaa ilmoitusta, jossa olisi viittaus aiempaan kirjaukseen tai palkkatietoilmoitukseen. Viittauksia ei tule, koska Tulorekisterissä on mitätöinnin jälkeen 'tyhjä pöytä'.

Kevyempi vaihtoehto 2, vaiheet mitätöintiin jos kyseessä esimerkiksi väärä eläkenumero ja mitätöinti tulee tehdä

• Tässä tilanteessa palkat ovat jo oikein kirjattu, mutta Tulorekisteriin on siirtynyt väärää tietoa ja tulisi suorittaa mitätöinti.
• Tarkasta palautteiden perusteella tai Tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta, onko mitätöitäväksi aiottu palkkatietoilmoitus tallentunut Tulorekisteriin, eli onko mitätöitävää. Ohje tarkistukseen löytyy täältä. 
• Jos on mitätöitävää, lähetä palkkakirjauksesta mitätöintisanoma Tulorekisteriin. Alla ohjetta kuinka mitätöinti suoritetaan.
• Kun mitätöinti on tehty, nollaa kirjaukset suoritustietojen korjauksessa tai erillisellä massa-ajolla, ettei niihin jää merkintää Tulorekisteristä eikä kirjanpidosta. Nollausohje on tässä ohjesivulla alempana. Palkkoihin ei tällöin jää mitään tietoa aiemmasta kirjauksesta ja mitätöinnistä. Jos tämä ei ole hyväksyttävää, tee mitätöinti vaihtoehdon 1 mukaan.  
• Siirrä palkat uudelleen kirjanpitoon ja Tulorekisteriin. Ohjelmassa ei ole mahdollista muodostaa tulorekisteriaineistoa ilman kirjanpitoon siirtoa - poissulkienien mitätöinti. Tämä rajoitus on tehty sen vuoksi, että Tulorekisteriin ilmoittaminen ja kirjanpito vastaisivat toisiaan mahdollisimman hyvin. Tässä vaiheessa - ennen siirtoa/tulorekisteriaineiston muodostamista - voi tarpeen vaatiessa muuttaa yleistietoja tai henkilötietoja.
• Käy poistamassa rivit aiemmilta kirjanpidon tositteilta, ja merkitse niille vientiselitteeksi uudet tositenumerot. Tämän jälkeen aja kirjanpidon pääkirja, tai hyvitä alkuperäiset tositteet esimerkiksi muistiotositteella.

Varmista ennen mitätöintiä, että mitätöitävä palkkatietoilmoitus tai erillisilmoitus on tallentunut Tulorekisteriin, ja että mitätöitävää löytyy. Jos asia ei varmistu palautteiden noudon kautta, voit tarkistaa asian tulorekisteristä tämän ohjeen avulla.

Mitätöinti

Palkkatietoilmoitus / erillisilmoitus mitätöidään Maestrosta hakemalla palkkakirjaus / sivukululaskelma Selaukset >, Jakson palkat kautta, ja valitsemalla tässä yhteydessä Selausrajaukset / Tulostemuotoilut kohdassa oletusraportiksi Palkkalista, jolloin saadaan lista palkkakirjauksista. Kun palkkalista avautuu ruudulle, kaksoisklikataan palkkakirjaus / sivukululaskelma auki - ja edelleen - klikataan palkkakirjausta hiiren oikealla napilla (hiiren 2-napilla). Valitaan Suoritustietojen korjaus >, Tulorekisteri: Mitätöidään.

 

Kun mitätöidään -tieto on asetettu kaikille tarvittaville palkkakirjauksille tehdään kirjanpidon siirto. Tämä onnistuu, vaikka kirjaus onkin jo aiemmin siirretty kirjanpitoon. Tässä kirjanpitoon siirrossa tapahtuu mitätöintisanoman luonti ja lähetys, eikä kirjanpitoon siirry mitään. Kirjauksen tilaksi tallentuu onnistuneen lähetyksen jälkeen automaattisesti Tulorekisteri: Mitätöity. Mitätöinnin jälkeen palkkakirjauksen tai sivukululaskelman voi poistaa palkkojen kirjauksessa F3:lla, mikäli kirjaus on viimeisin kirjaus. Aina kun poistat kirjanpitoon siirretyn palkkakirjauksen tai sivukululaskelman, varmista ettei kirjanpitoon jää vastaavaa tositetta ja että poistat tositteen myös kirjanpidosta.

Jos sivukululaskelman osalta on sellainen tilanne, että siitä pitäisi mitätöinnin jälkeen muodostaa uusi erillisilmoitus mutta seuraavan kuun palkkoja on jo syötetty eikä kirjattuja palkkoja haluta tai voida poistaa - jolloin uuden sivukululaskelman tai erillisilmoituksen poistaminen olisi mahdollista - uuden erillisilmoituksen voi tehdä myös Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.

Suoritustietojen korjaukseen pääsee valitsemalla Jakson palkat /Selausrajaukset /Tulostemuotoilut /Oletukset /Palkkalista. Valitse listalta Palkkakirjaus ja hiiren oikealla tai F8-näppäimellä valikosta Suoritustietojen korjaus.

Perusteeton etu ja takaisinperintä

Perusteeton etu tulee kirjata korvaavalle palkkakirjaukselle. Tulorekisterin korvaava ilmoitus, 3.1.2. Liikasuoritus on ehditty jo ilmoittaa tulorekisteriin. Perusteeton etu kirjataan kommenttirivinä alla olevaan tapaan !P-piilorivinä, tai normaalina !M-kommenttirivinä, tai käyttäen erillistä syöttöikkunaa. Ohjelma kerää tämän tiedon, ja ilmoittaa Tulorekisteriin korvaavan ilmoituksen mukana. Ennen kuin teet korvaavan palkkakirjauksen, muista tehdä alkuperäisestä kirjauksesta myös erillinen hyvityspalkkakirjaus. Hyvityspalkkakirjaus tulee tehdä ensin, jotta korvaavalle ilmoitukselle tulee ennakonpidätys oikein.

Hyvityskirjaus tehdään kirjausriveillä painamalla F8 Erikoistoiminnot/Lataa syöttörivit/Korvaava ilmoitus tulorekisteriin, jonka jälkeen annetaan ladattavan kirjauksen numero ja valitaan rivien lataus hyvityksenä. Tästä voit katsoa ohjeen aiheesta.

Kirjoita perusteeton etu palkkariveille täsmälleen tähän tapaan, tai valitse palkkariveillä F8 erikoistoiminnot/Lisätieto riveille: Perusteeton etu, jolla saat muodostettua alla olevan tyylisen rivin.

• !P Perusteeton etu: palkkalaji 1, tulolaji 201, summa 200.50e
• tai !M Perusteeton etu: palkkalaji 1, tulolaji 201, summa 200.50e

Tässä Palkkalaji 1 kertoo palkkalajin numeron ja Tulolaji 201 kertoo tulolajin numeron. Eurosumma perässä tarkoittaa perusteettoman edun määrää, esimerkiksi kuukausipalkkaa oli maksettu tässä 200.50 euroa liikaa. Takaisinperinnän voit kirjata myöhemmin tavalliselle palkkakirjaukselle. Takaisinperinnän kirjaaminen on toteutettu kolmella rivillä



Kahden ylimmän rivin tietojen syötön voi tehdä helpoiten valitsemalla palkkariveillä F8 Erikoistoiminnot/Lisätieto riveille: Takaisinperintä.

Ylimmällä JAKSO-rivillä kerrotaan

• alkuperäinen palkanmaksukausi (alla olevassa esimerkissä 01.01.2021 - 15.01.2021)
• ja alkuperäinen maksupäivä (alla teksti MP ja sen perässä 13.01.2021, huom. päiväyksessä 10 merkkiä!)
• ja takaisinperittyyn bruttomäärään kohdistuva ennakonpidätys (alla teksti TP-EP ja sen perässä ennakonpidätyksen määrä 270.00e, tai jos kyseessä takaisinmaksettava lähdevero, teksti on silloin TP-LV ja sen perässä lähdeveron määrä 270.00e).

Keskimmäisellä piilorivillä kerrotaan

• takaisinperittävä palkkalaji (muistiksi yritykselle, tätä Tulorekisteri ei tarvitse)
• takaisinperittävä tulolaji (tiedoksi Tulorekisteriin)
• takaisinperittävä bruttosumma (tiedoksi Tulorekisteriin)

Alimmalla käsin syötettävällä rivillä kerrotaan

• palkansaajalta tällä kirjauksella perittävä nettosummainen rahamäärä, joka pidätetään työntekijältä yritykselle. Tätä tietoa ei lähetetä Tulorekisteriin (palkkalajin tulolaji on 999, eli sitä ei tule lähettää Tulorekisteriin). Tässä esimerkissä takaisinperittävä nettosumma kirjattiin palkkalajilla 450:

Maestrossa on takaisinperinnässä käytössä nettoperintä.

Perusteettoman edun ja siihen liittyvän takaisinperinnän voi ilmoittaa myös Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. 

Asiointipalvelussa siirrytään annettuihin ilmoituksiin, jossa korjauksen voi tehdä. Tarvitset tähän palkkakirjauksella tallessa olevan ilmoitusviitteen joka on nähtävissä palkkaerittelyllä. Tähän pääset porautumaan palkkalistalta valitsemalla Palkat/Selaukset/Jakson palkat/Tulostemuotoilut/Oletukset/Palkkalista/Selausruutu, ja sieltä pomppu palkkaerittelylle jossa Ilmoitusviite on nähtävissä.

Palkkakirjauksen nollaus - palkkakirjaus kirjanpitoon ja tulorekisteriin siirtämättömäksi

Jos palkkakirjaus ei ole mennyt Tulorekisteriin, eikä se ole odottamassa Tulorekisteriin lähettämistä Aineiston lähetys -näkymässä, palkkakirjauksen voi nollata varovaisuutta noudattaen niin, että siitä poistuu kirjanpidon tositemerkintä ja Tulorekisteriin liittyvät viitteet. Nollauksen jälkeen palkkaa voi muokata riveillä ja sen voi viedä uudelleen kirjanpitoon ja pankkiliikenteeseen, ja se saa uudet Tulorekisterin viitteet kirjanpitoon siirtäessä. Nollauksen jälkeen käyttäjän tulee itse huolehtia manuaalisesti, että kirjanpidon tosite nollataan - tai hyvitetään/poistetaam tosite ja mahdollinen pankkimaksu. 

Alla olevassa esimerkissä on alkutilanne, jossa palkkakirjauksella on merkinnät niin, että palkka on kirjanpidossa ja siinä on Tulorekisterin viitteet. Suoritustietojen korjauksessa Tulorekisteri-valinta vaihdetaan On lähetetty -vaihtoehdosta vaihtoehtoon Ei lähetetty. Suoritustietojen korjaukseen pääsee valitsemalla Jakson palkat/Selausrajaukset/Tulostemuotoilut/Oletukset/Palkkalista. Valitse listalta Palkkakirjaus, ja hiiren oikealla painikkeella Suoritustietojen korjaus.

Varmista ennen muutosta, että tältä kuukaudelta ei ole olemassa vielä sivukululaskelmaa. Jos sivukululaskelma on olemassa, älä tee nollausta ellet ole ensin ollut yhteydessä Maestron asiakaspalveluun. Joissakin tilanteissa palkasta voi muodostaa palkkatietoilmoituksen, ja sen voi lähettää Tulorekisteriin uudelleen vaikka sivukululaskelma on muodostettu.

Jos olet epävarma onko palkkakirjaus jo Tulorekisterissä, älä tee nollausta. Asian voi selvittää aineistoviitteellä tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta. 

Palkkakirjaus näkyy nyt niin, että siitä ei ole kipitositetta eikä se sisällä Tulorekisterin viitteitä. Kirjausta pääsee nyt muokkaamaan, ja sen voi viedä uudelleen kirjanpitoon ja lähettää Tulorekisteriin.

Tulorekisterin liiketoimintavalidoinnit

• Tulorekisterin ohjeistus tietojen korjaamiseen

 

Esimerkki validoinnista

Virheilmoitus

Syy

Edellä oleva ilmoitus saattaa johtua siitä, että jokin palkkalaji on merkitty turhaan poissaoloksi. Esimerkiksi lomaraha on merkitty palkkalajille poissaoloksi, vaikka poissaoloksi tulisi merkitä vain lomapalkka-palkkalaji. Nyt kun Tulorekisterin sanoma muodostuu ja tämän poissaolon yläpuolella ei ole jakso-riviä, palkkatietoilmoitukseen muodostuu tälle poissaololle poissaolojaksoksi palkkajakso. Jos samalla kirjauksella oli jokin toinenkin palkallinen poissaolo, helposti käy niin että samalle päivälle tulee kahta poissaoloa, ja tämä ei ole sallittua. 

Tämä korjataan niin että poissaolon yläpuolelle merkitään jaksorivi. Toinen vaihtoehto on, että palkkalajilta otetaan pois poissaolotieto, siirrytään palkkakirjaukselle jossa poistetaan tämä rivi, ja kirjataan rivi uudelleen. Palkkakirjaukselle siirtyminen ja rivin poisto tulee tehdä, koska palkkariville kopioituu kirjausvaiheessa tietoa palkkalajilta. Tämän vuoksi pelkkä palkkalajin muutos ei vaikuta aiemmin kirjattuun palkkariviin.

Poissaolojen yläpuolelle ei tarvitse välttämättä tehdä jakso-riviä, jos palkkakirjauksella on vain yksi palkallinen poissaolo. Silloin poissaolon jaksoksi tulee palkkajakso, mutta poissaolopäivien lukumäärä tulee rivin kappalemäärästä ja tämä on kokonaisuutena OK. Poissaolojen ilmoittaminen tulorekisteriin ei myöskään ole pakollista, ja palkkalajilta voi ottaa pois poissaolotiedon jos siitä tulee liikaa harmia.

Virhekoodit 

• Tulorekisterin virhekoodit löytyvät täältä