Käsittelijöiden automaattinen muistuttaminen sähköpostilla
Ostolaskujen käsittelijöiden automaattinen muistuttaminen on lisäominaisuus. Ostolaskujen kiertoaikaa saadaan nopeutettua muistuttamalla tarkastajia ja hyväksyjiä automaattisesti. Taloushallinnon henkilökunnan ei tarvitse muistutella laskujen käsittelystä, sillä automaatti hoitaa tämän muistuttamalla sähköpostitse käsittelijää tarkastamaan tai hyväksymään laskut. Asetuksien kautta on määriteltävissä, minä viikonpäivinä muistutuksia lähetetään.
Jos kiinnostuit tästä lisäominaisuudesta, otathan yhteyttä omaan asiakkuuspäällikköösi Maestrolla tai asiakaspalveluumme!
Automaattinen muistuttaminen
Automaattinen muistutus lähetetään käyttäjälle seuraavasti:
- Lasku on tullut käyttäjälle käsittelyyn vähintään kolme päivää sitten.
- Laskulle odotetaan seuraavaksi kyseisen käyttäjän toimenpiteitä. Eli jos lasku on esimerkiksi tarkastettavana, hyväksyjää ei muistuteta, vaikka hänet olisi valittu laskulle käsittelijäksi samaan aikaan.
- Käyttäjää on saatettu muistutella jo aiemmin saman laskun käsittelystä. Jos muistutus on lähetetty kolmen päivän sisällä, nyt ei muistuteta uudelleen.
- Muistutuksia lähetetään asetuksissa valittuina viikonpäivinä, jolloin esimerkiksi taloushallinnon henkilökunta tietää tämän perusteella, milloin käyttäjää on viimeksi muistutettu automaattisesti.
- Vaikka käyttäjä olisi estänyt sähköposti-ilmoitukset uusista käsittelyyn tulevista laskuista, sähköpostimuistutus lähetetään kuitenkin aina.
- Kaikki ne laskut, joista halutaan muistuttaa, on koottu samaan viestiin. Muistutuspäivinä lähetetään siis vain yksi viesti yhdelle käyttäjälle.
Tieto muistutuksen lähettämisestä näkyy myös laskun lokilla, joten täältä on helppo tarkastaa, milloin muistutus on lähetetty. Tieto sähköpostimuistuttamisesta näkyy laskun lokilla näin:
Muokkasi Käsittelijät #9117106: Sähköposti Lähetetty vanha arvo 3.1.2020 11:45:25, uusi arvo 9.1.2020 13:21:06
- #9117106 viittaa laskun lokilla näkyvään käsittelijävalintaan, joten tämän perusteella tiedät, ketä käyttäjää nimenomaan muistutettiin
- vanha arvo on aikaleima siitä, milloin käyttäjälle on aiemmin lähetetty viestiä tähän laskuun liittyen
- uusi arvo on viimeisen sähköpostilähetyksen aikaleima tälle käyttäjälle
Automaattisen muistuttamisen asetukset
Sähköpostimuistuttamisen lähetyspäivät määritellään asetuksissa. Valitse Ostolaskut/Aseukset/Sovellusasetukset. Sähköposti-ilmoitukset -kohdassa on valinta Lähetä automaattinen muistutus. Valitse tästä ne viikonpäivät, jolloin haluat automaattimuistuttaa käyttäjiä ostolaskujen käsittelystä.