Kuittisovellukseen tallennetut kuitit näkyvät Kuitit-listalla. Samalla listalla näkyvät kaikkien niiden yrityksien kuitit, joihin käyttäjällä on oikeuksia. Kaikki käyttäjät näkevät omassa käsittelyssään olevat kuitit. Kuitin tallentajasta tulee automaattisesti kuitin käsittelijä, ja esimerkiksi kirjanpitäjälle voidaan antaa oikeudet nähdä kaikkien käyttäjien kuitit. Oletuksena kuittilistalla näytetään kaikki aktiiviset kuitit - eli Käsittelyssä olevat kuitit, Valmiit kuitit sekä Kuittausta odottavat kuitit. Muilla statuksilla olevia kuitteja on mahdollista hakea erikseen, esimerkiksi Kuittiarkistossa olevia kuitteja. Kuluvana päivänä tallennetuissa kuiteissa näkyy Uusi-symboli.
Voit helposti muokata kuittilistaa yläpuolella olevista linkeistä ja rajata näkyviin esimerkiksi vain Valmiit kuitit. Klikkaa suurennuslasikuvaketta, niin saat rajattua listaa esimerkiksi halutulla aikavälillä tai valita listalle vain yhden yrityksen kuitit.
Jos sinulle on oikeudet nähdä kaikkien käyttäjien kuitit, valitsemalla Omat kuitit saat näkyviin vain ne kuitit, jotka ovat omassa käsittelyssäsi.
Kuitin perustiedot
Valitse käsiteltävä kuitti kuittilistalta. Jos käytät kuittisovellusta työasemalla, kuitin kuva avautuu vasemmalle ja kuitin perustiedot sekä käsittelijätiedot oikealle. Jos avaat kuitin matkapuhelimella, saat näkyviin kuitin perustiedot sekä käsittelijätiedot. Saat avattua kuitin kuvan perustietojen sekä tiliöintien alapuolelta Kuva-kohdasta.
Kuitin tallentaja on saattanut määrittää perustietoja tallennusvaiheessa, mutta tiedot ovat muokattavissa niin kauan kuin kuitti on käsittelyssä. Arkistoidun kuitin perustietoja ei voi muokata.
| Kuitin päivä* | Kuitin päivämäärä. Kuitti tallentuu kirjanpitoon tällä päivämäärällä, jollei kirjanpitäjän anna kuitille toista kirjanpidon päivää. |
| Maksutapa* |
Maksutapa on luokittelutieto, jota voidaan käyttää myöhemmin esimekiksi kuittien haussa hakuehtona. Valitse seuraavista maksutavoista:
Debit - Maksu yrityksen pankkikortilla
Credit - Maksu yrityksen luottokortilla
Kulukorvaus - Maksu omalla rahalla (pankkikortilla, luottokortilla tai käteisellä)
Kassasta otto - Kassasta otto yrityksen kulujen maksamista varten (huom. kassasta otto kirjaus tulee tehdä erikseen!)
Muistiotosite - Muistiotositteet ovat liitteitä, jotka ovat itse laadittuja tai muita tositteita ja koskevat esimerkiksi oikaisua tai siirtoa eli muuta kuin maksua.
|
| Loppsumma* | Kuitin verollinen loppusumma. |
| Valuutta | Valuuttatietoa ei toistaiseksi ole mahdollista muokata, kuitit käsitellään aina EUR valuutassa. |
|
Ostopaikka
|
Ostopaikka on tekstimuotoinen lisätieto. Kuitit-sovelluksessa ei käytetä toimittajarekisteriä. |
| Kirjanpidon päivä | Kuitti siirtyy tällä päivämäärällä kirjanpitoon. Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, kuitti siirtyy kirjanpitoon 'Kuitin päivän' mukaan. |
| Tositenumero | Kun kuitti on siirretty kirjanpitoon, se saa kirjanpidon tositenumeron, joka näkyy arkistoidulla kuitilla tässä kentässä. |
| Laskentakohteet | Esimerkiksi Tulospaikka ja Aputulospaikka ylläpidetään Maestro Taloushallinnossa. Kuitille on mahdollista määrittää laskentakohteet. |
Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Jos kuitin siirto kirjanpitoon ei onnistu, Maestro Taloushallinnon antama virhekuittaus näkyy perustietojen yläpuolella ja kuitti on Odottaa kuittausta -tilassa. Korjaa kuitin tiedot ja palauta kuitti takaisin Valmis-tilaan, jolloin kuitti on siirrettävissä kirjanpitoon.
| Maestro Taloushallinnon virhekoodi | Selite |
| 1 | Kuitin päiväys (tai kirjanpidonpäivä) on lukitulla jaksolla |
| 2 | Kuitin päiväys (tai kirjanpidonpäivä) ei ole tilikaudella |
Kuitin tiliöinti
MaestroNG:ssä kuitti on mahdollista tiliöidä yksi- tai kaksipuolisena vientinä tai jättää kokonaan tiliöimättä. Kirjanpidontilit ylläpidetään Maestro Taloushallinnossa ja ne siirretään MaestroNG:n käyttöön.
Yksipuolinen vienti
Tiliöidään kuitti yhdelle tai useammalle tilille, mutta jätetään vastakirjaus tekemättä. Vastakirjaus tulee tapahtumalle automaattisesti vasta kuitin kirjanpitosiirron jälkeen. Vastatili määritellään Maestro Taloushallinnossa KiPin tiliöintitietojen Ostojen tiliöintien asetuksiin kohtaan NG-kuittien tili. Jos vastakirjaus jätetään tekemättä - ja tiliöinnin loppusumma eroaa nollasta - ilmoittaa MaestroNG tästä tallennusvaiheessa ja kun kuittia siirretään valmiiksi. Kuitin saa ilmoituksesta huolimatta tallennettua ja siirrettyä valmiiksi.
Kaksipuolinen vienti
Tiliöidään kuitti yhdelle tai useammalle tilille ja tehdään vastakirjaukset.
Tiliöimätön kuitti
Kuitti on mahdollista siirtää Maestro Taloushallintoon tiliöimättömänä, jolloin kuitti tiliöidään kokonaan Maestro Taloushallinnossa. Kirjanpitäjän kommentti on kirjanpidon vientiselite, ja tämä on pakollinen tieto. Jos käytät kuitin käsittelyssä työasemaa, voit liikkua kuitin perustiedoissa sekä tiliönnissä tabulaattoria käyttäen tallentamatta kuittia välillä.
Kuitin vieminen kirjanpitoon sekä kuittiarkistoon
Käyttäjien tallentamat kuitit näkyvät kuittilistalla Käsittelyssä-tilassa. Samana päivänä tallennetuissa kuiteissa näkyy lisäksi Uusi-merkintä. Kun kuitin perustiedot ja tiliöinti ovat kunnossa, kuitti siirretään Valmis-tilaan. Siirtoa ei tehdä automaattisesti, sillä kuiteissa ei ole ostolaskujen kaltaista hyväksymiskiertoa. Kuitin tilaa vaihdetaan kuittisivulta työkaluriviltä.
Valmiiksi merkityt kuitit näkyvät kuittilistalla Valmis-väliotsikon alla. Valmiiksi merkityt kuitit siirtyvät kirjanpitoon, kun Maestro Taloushallinnosta suoritetaan valmiiden kuittien nouto kirjanpitoon. Kuitti saa siirron jälkeen kirjanpidon tositenumeron ja se siirtyy automaattisesti Kuittiarkistoon. Jos kuitin siirto kirjanpitoon ei onnistu, Maestro Taloushallinnon antama virhekuittaus näkyy perustietojen yläpuolella ja kuitti on Odottaa kuittausta -tilassa. Korjaa kuitin tiedot ja palauta kuitti takaisin Valmis-tilaan, jolloin kuitti on siirrettävissä kirjanpitoon.
Käsittelijät, lausunnot ja liitteet
Kuitteja ei tarkasteta tai hyväksytä kuten ostolaskuja, joten kuitille ei välttämättä tarvitse lisätä käsittelijöitä. Käsittelijöitä määritellään, jos käyttäjältä odotellaan tai pyydetään kommenttia, liitteitä tai muita lisätietoja kuittiin. Kuitin tallentajasta tulee automaattisesti kuitin käsittelijä eikä tätä käsittelijää ole mahdollista poistaa. Myös kirjanpitäjä voi määritellä itsensä kuitin käsittelijäksi, jos esimerkiksi odottelee kuittiin kommenttia ja haluaa kuitin näkyvän omalla kuittilistallaan.
Kuiteille kirjatuista lausunnoista lähetetään automaattisesti sähköposti-ilmoitus - jos asetus on päällä - kaikille käsittelijöille, joten jos esimerkiksi kirjanpitäjä tarvitsee lisätietoja kuitin käsittelyä varten, hän voi valita kuitille sopivat käsittelijät ja kirjata lisätietopyynnön lausuntona. Sähköpostiviestin lisäksi muille käsittelijöille tulee kuittilistalle näkyviin kirjekuoren kuva uuden lausunnon merkiksi.
Kuitille on mahdollista kirjoittaa lausuntoja sekä lisätä liitteitä missä vaiheessa tahansa, myös kuittiarkistossa. Käsittelijät saavat automaattisesti oikeuden nähdä käsittelyssään olevan kuitin sekä käsittelyvaiheessa että kuittiarkistosta. Kun kuitti siirtyy arkistoon, siitä ei poisteta käsittelijöitä automaattisesti.