| Laskuttajailmoitus | Laskuttajailmoituksella yritys ilmoittaa pankeille tarjoavansa asiakkailleen e-laskua ja suoramaksua. Laskuttajailmoitus on tehtävä ennen kuin pankkien asiakkaat voivat vastaanottaa yrityksen laskuja e-laskuina tai suoramaksuina. |
| Vastaanottoilmoitus | Vastaanottoilmoitus on pankin laskuttajalle välittämä tieto siitä, että asiakas on ottanut käyttöön e-laskun tai suoramaksun. |
| Laskutusaihe | Laskutusaihe tarkoittaa laskutettavaa palvelua tai tuotetta, josta yritys lähettää e-laskuja tai suoramaksuja. Yrityksellä voi olla useita laskutusaiheita, esimerkiksi eri laskusarjoja varten. |
| Suoramaksu | Suoramaksu on tarkoitettu kuluttajille, jotka eivät käytä verkkopankkia eivätkä voi vastaanottaa e-laskuja. Laskuttaja lähettää asiakkaalle laskun sekä toimittaa laskun tiedot pankkiin Finvoice-muodossa. Pankki maksaa laskun asiakkaan puolesta asiakkaan antaman toimeksiannon mukaisesti. Suoramaksun käyttö edellyttää, että sekä laskuttaja että asiakkaan pankki tarjoavat suoramaksupalvelua. |
| Kuluttajan e-lasku | Kuluttajan e-lasku on sähköisessä muodossa oleva lasku, joka toimitetaan suoraan asiakkaan verkkopankkiin. E-lasku on ensisijainen vaihtoehto suoramaksulle, ja sitä voivat käyttää kaikki verkkopankkia käyttävät kuluttajat. E-laskuun voidaan myös liittää automaattinen maksaminen. |
1. Tee tilaus Ropo One palvelusta täyttämällä tilauslomake
Tilauslomakkeen täyttäminen
Merkitse tilauslomakkeelle, että yritykselle otetaan käyttöön kuluttajan e-laskut.
- Jos yrityksellä on jo käytössä Ropo One -palvelu, valitse Kuluttajien e-laskupalvelu (Ropo One -palvelu on jo käytössä).
- Jos yrityksellä ei vielä ole käytössä Ropo One -palvelua, valitse Myyntilaskujen välityspalvelu.
Valitse lisäksi kohta Avataan kuluttajien e-laskupalvelu.
Lomakkeelle tulee ilmoittaa myös laskutusaiheiden koodit ja selitteet. Ohjeet niiden perustamiseen löytyvät kohdasta 3.1 Perusta laskutusaiheet.
Huomioitavaa
Jos yrityksellä ei ole aiemmin ollut käytössä Ropo One -palvelua, Maestro toimittaa palvelun käyttöönottoon tarvittavat AD-tunnukset sekä ohjeet Ropo One -palvelun käyttöönottoa varten.
Ropo One -palvelu voidaan aktivoida Maestrossa vasta sen jälkeen, kun Ropo on toimittanut tarvittavat rajapintatunnukset.
Tarkemmat ohjeet palvelun aktivointiin löytyvät tästä ohjeesta.
2. Tee jakajapankkisopimus asiakkaan käytössä olevan pankin kanssa.
3. Tee tarvittavat muutokset Maestroon
4. Lähetä laskuttajailmoitus pankkiin Maestron pankkiliikenteen kautta
Kun kuluttajan e-laskut ja suoramaksut välitetään Ropon kautta, yrityksen tulee tehdä sopimus Ropo Suomi Oy:n kanssa. Lisäksi yrityksellä on oltava pankkinsa kanssa voimassa oleva välittäjäsopimus, jolla määritellään aineistojen välitys eri osapuolten välillä.
| Laskuaineiston välittäjä | Ropo Suomi Oy (Y-tunnus 2495037-7) |
| E-laskujen ja suoramaksujen lähettäjä | Ropo Suomi Oy |
| Laskuttajailmoitusten lähettäjä | Tilitoimisto |
| Vastaanottoilmoitusten noutaja | Tilitoimisto |
| Käytettävä Web Services (WS) -yhteys | Tilitoimisto |
Aineistojen välitys
Ropo Suomi Oy:n kautta välitetään:
- e-laskut
- suoramaksut
Tilitoimiston WS-yhteyden kautta välitetään:
- laskuttajailmoitukset
- vastaanottoilmoitukset
Vastaanottoilmoitukset sisältävät tiedon siitä, että kuluttaja on ottanut käyttöön e-laskun tai suoramaksun omassa verkkopankissaan.
| Nordea | 351382121172 |
| Osuuspankki | Aineistonhoitaja 2495037-7, Ropo Suomi Oy, käyttäjätunnus 1000060898, toimipaikka 000 |
| Danske Bank | Web Services -tunnus 2C9677 |
| Aktia | Palvelutunnus 0024950377011 |
| Säästöpankki | Palvelutunnus 0024950377008 |
| POP Pankki | Palvelutunnus 06486641 |
| Handelsbanken | Palvelutunnus 0024950377010 |
Pankkien osalta välittäjäsopimukset tehdään pankkien omien ohjeiden ja käytäntöjen mukaisesti. Vastaanottoilmoitusten tulee kuitenkin aina ohjautua tilitoimiston WS-yhteyteen, jotta tiedot päivittyvät Maestroon.
3. Tee tarvittavat muutokset asiakasyrityksen Maestroon
3.1 Perusta laskutusaiheet
Päivitä laskutusaiheet valitsemalla Rekisterit > Perusrekisterit > Laskutusaiheet > Päivitys.
• Anna laskutusaiheelle nimi.
• Jätä Sähk.laskusanomalle -kenttä tyhjäksi, jos käytät Maestron omaa laskutusaihekoodia (1-9999).
• Täytä kenttä vain, jos suoraveloitusten muunnoksen yhteydessä siirrytään toisesta järjestelmästä Maestroon.
Laskutusaihe tulee näkyviin kuluttajan verkkopankkiin. Esimerkkejä laskutusaiheista ovat Vuokra, Vastike, Tasauslasku tai Yritys Oy:n laskut.
Voit perustaa useita laskutusaiheita eri laskusarjoille. Tällöin kuluttajat voivat valita, mistä laskusarjoista he vastaanottavat e-laskuja tai suoramaksuja. Jokaisesta käytössä olevasta laskutusaiheesta muodostuu oma vastaanottajailmoitus Maestroon.
3.2 Määritä laskutusaiheet laskusarjoille
Kun laskutusaiheet on perustettu, lisää ne laskusarjoille valitsemalla:
Tiedosto > Myyntilaskut > Yleistiedot > Yleiset laskusarjatiedot
- Syötä AIHE-kenttään laskusarjaa vastaava laskutusaiheen numero.
- Voit hakea laskutusaiheet painamalla F10 AIHE-kentässä.
Huom. Jos laskutusaihetta ei ole määritetty, pankista saapuvia e-laskun ja suoramaksun vastaanottoilmoituksia ei voida päivittää asiakaskorteille eikä verkkolaskuosoitteistoon.
Tilitoimiston pankkiliikenneyritykselle tulee määrittää vähintään yksi laskutusaihe.
Jokaisella käytössä olevalla laskusarjalla pitää olla oma erillinen laskunaihe.
3.3 Päivitä laskujen lomaketekstit
Valitse asiakasyrityksellä:
Tiedosto > Myyntilaskut > Yleistiedot > LaskuLomakeTekstit
Valitse LaskuSuomeksi ja päivitä rivit 268-271.
- Rivit 268-269 muodostavat ensimmäisen tulostuvan tekstirivin.
- Rivit 270-271 muodostavat toisen tulostuvan tekstirivin.
Tarkista samalla myös muut laskujen lopputekstit.
3.4 Tarkista pankkitilitiedot
Valitse asiakasyrityksellä:
Tiedosto > Pankkiliikenne > Rekisterit > Pankkitilitiedot
Syötä E-laskun Y-tun -kenttään pankin sopimuksessa oleva yritystunnus (asiakasyrityksen Y-tunnus).
Tiedon perusteella ohjelma kohdistaa pankista saapuvat vastaanottoilmoitukset oikealle yritykselle. Sama tunnus välitetään myös laskuttajailmoituksella pankkiin.
3.5 Päivitä pankkitiedot
Siirry pankkiyhteysfirmassa (yleensä tilitoimistoyritys) pankin tietoihin:
Rekisterit > Pankkiliikenne > Rekisterit > Pankkitiedot
1. Avaa Pankin perustiedot.
2. Valitse OK.
3. Aseta kentille Vastaanottoilm. ja Verkkolaspalaut. arvoksi Kyllä haetaan.
Tällöin pankista saapuvat vastaanottoilmoitukset ja palautteet päivittävät asiakkaiden tiedot automaattisesti.
4. Lähetä laskuttajailmoitus pankkiin Maestron pankkiliikenteen kautta
Jotta kuluttajat voivat tilata käyttöönsä kuluttajan e-laskun tai suoramaksun, yrityksestä on lähetettävä pankkiin laskuttajailmoitus. Laskuttajailmoitus tehdään Finanssialan palvelussa ja lähetetään pankkiin Maestron pankkiliikenteen kautta.
Huomioitavaa:
- Laskuttajailmoitus tehdään yrityskohtaisesti.
- Jos käytössä on useita laskutusaiheita, jokaiselle laskutusaiheelle on tehtävä oma laskuttajailmoitus.
4.1 Täytä laskuttajailmoitus
1. Siirry finassialan sivulle.
2. Valitse:
- Uusi, jos luot uuden laskuttajailmoituksen.
- Selaa, jos haluat avata aiemmin tallennetun mutta vielä lähettämättömän ilmoituksen.
- Muutos, jos haluat muokata pankkiin jo lähetettyä ilmoitusta.
3. Täytä laskuttajailmoituslomake
Valitse pankit
Jätä kaikki pankit valituiksi ilmoituksen yläosassa.
| Ilmoituksen tunniste | Anna ilmoitukselle yksilöivä tunniste, esimerkiksi yrityksen nimi. Jokaiselle laskutusaiheelle tulee tehdä oma laskuttajailmoitus. Jos käytössä on useita laskutusaiheita, voit käyttää tunnisteena esimerkiksi yrityksen nimeä ja laskutusaiheen nimeä (esim. Yritys Oy_Vuokrat). |
Laskuttajan tiedot
| Verkkolaskuosoite | Asiakasyrityksen verkkolaskuosoite ( 0037 + y-tunnus ilman väliviivaa) |
| Välittäjän tunnus | Asiakasyrityksen pankin BIC-koodi |
| Laskuttajan Y-tunnus | Asiakasyrityksen y-tunnus 9-merkkisenä muodossa 0123456-2 |
| Laskuttajan nimi | Asiakasyrityksen nimi vähintään yhdellä kielellä |
| Katuosoite | Asiakasyrityksen katuosoite |
| Postiosoite | Asiakasyrityksen postinumro ja postitoimipaikka |
Laskuttajan tarjoamat palvelut
- Valitse ne palvelut, joista on tehty sopimus pankin kanssa
Uusille asiakkaille ei voi valita suoramaksutoimeksiantoja.
Laskun tiedot
| Laskutusaiheen koodi | Syötä sama laskutusaiheen numero, joka on määritetty Maestroon. (Tässä ohjeessa kohta 3.1 Perusta laskutusaiheet) |
| Laskun aiheen nimi | Anna laskutusaiheen nimi selkeällä ja asiakkaalle ymmärrettävällä tavalla. Nimi vastaa Maestroon määritettyä laskutusaihetta ja näkyy kuluttajalle verkkopankissa e-laskua käyttöön otettaessa. Anna nimi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, jotta asiakkaalle voidaan näyttää tieto hänen verkkopankkinsa palvelukielellä. |
| Ohje vastaanottajalle | Anna maksajalle näkyvä ohjeteksti e-laskutuksen käyttöönotosta. Kenttä kannattaa täyttää aina. Esimerkiksi Nordea edellyttää tämän tiedon antamista, jotta laskuttajailmoitus voidaan käsitellä onnistuneesti. Esimerkkitekstin löydät lomakkeella olevan kysymysmerkin (?) takaa. |
Huom. Jos käytössä on useita laskutusaiheita, jokaisesta laskutusaiheesta on tehtävä oma laskuttajailmoitus. Tällöin jokaiselle laskutusaiheelle annetaan oma laskutusaiheen koodi ja laskun aiheen nimi.
| Maksajan yksilöintitieto 1 |
Älä syötä tähän yksittäisen asiakkaan asiakasnumeroa. Anna ainoastaan tunnisteen malli, esimerkiksi K1234. Tämä kertoo pankille, että tunniste muodostuu kirjaimesta K ja asiakkaan asiakasnumerosta. Kuluttaja syöttää e-laskua tilatessaan verkkopankkiinsa K-kirjaimen ja laskultaan löytyvän asiakasnumeron. Jokainen kuluttaja käyttää siis omaa asiakasnumeroaan, eikä laskuttajailmoitukselle syötetä yksittäisten asiakkaiden tunnisteita. Anna tiedot suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. |
| Tiedon tyyppi | Valitse Muu aakkosnumeerinen tunniste |
| Maksajan yksilöintitieto 2 | Jätä kentät tyhjiksi |
Laskuttajan pankkiyhteystiedot
- Syötä kaikki asiakasyrityksen laskuilla käytettävät pankkitilit IBAN-muodossa.
- Jos käyttöön tulee uusi pankkitili, ilmoituksella tulee olla mukana myös aiemmin käytössä olleet tilitiedot.
Kun kaikki tiedot on täytetty, valitse Tallenna. Jos tiedoissa on puutteita, palvelu ilmoittaa niistä ennen tiedoston muodostamista.
Tallenna laskuttajailmoitus
Tallenna muodostunut tiedosto niin, että se on helposti tunnistettavissa. Tiedoston nimessä kannattaa käyttää asiakasyrityksen nimeä ja laskutusaihetta.
Esimerkiksi:
YritysOy_Vuokrat.xml
Tallenna laskuttajailmoitus C:\KAMOUT-kansioon.
Säilytä tiedosto myöhempää käyttöä varten. Sitä tarvitaan, jos laskuttajailmoitusta täytyy myöhemmin muuttaa tai perua.
4.2 Lähetä laskuttajailmoitus pankkiin
1. Valitse Maestrossa asiakasyrityksen alla Pankkiliikenne > Yhteydet pankkeihin
2. Valitse asiakasyrityksen käytössä olevan pankin kohdalta Uusinta/käsinhaut > E-laskun laskuttajailmoitus
3. Hae tallentamasi laskuttajailmoitustiedosto ja paina OK.
4. Lähetä aineisto pankkiin
Jos käytössä on useita laskutusaiheita, lähetä jokainen laskuttajailmoitus erikseen.
Laskuttajailmoitukset on pidettävä tallessa. Niitä tarvitaan, jos laskuttajailmoitus halutaan perua tai siihen halutaan tehdä muutoksia.
Lähetyksen jälkeen kannattaa seurata verkkolaskupalautteita muutaman päivän ajan ja varmistaa, ettei ilmoituksista tule virhepalautteita tiedonsiirtoraportilla.
4.3 Vastaanottoilmoitusten käsittely
Kun kuluttaja ottaa käyttöön kuluttajan e-laskun tai suoramaksun verkkopankissa tai pankkikonttorissa, pankki lähettää vastaanottoilmoituksen. Maestro päivittää ilmoituksen perusteella asiakkaan tiedot automaattisesti.
Pankista tulleita vastaanottoilmoituksia voi selata aputulosteista valitsemalla asiakasyrityksen alla Pankit/Aputulosteet, ja valitsemalla Kuluttajan E-laskusopimukset tai Tiedonsiirtoraportit.
Jos vastaanottoilmoituksessa on virheellisiä tietoja, esimerkiksi väärä asiakasnumero, päivitys ei onnistu. Tällöin virhe näkyy Tiedonsiirtoraportilla.
Tällöin asiakkaan tiedot on päivitettävä käsin Sähköisen laskutuksen alla Verkkolaskuosoitteet/Kuluttajat -näkymässä.