Kuluttajan e-laskutuksen käyttöönotto

Ohje kuvaa kuluttajan e-laskun ja suoramaksun käyttöönoton Maestro-järjestelmässä sekä pankin kanssa vaadittavat sopimukset ja asetukset. Käyttöönotto edellyttää laskutusaiheiden perustamista, laskusarjojen määrittelyä, laskulomaketekstien päivittämistä sekä oikeiden pankkitili- ja pankkitietojen syöttämistä. Lisäksi yrityksen tulee täyttää ja lähettää pankkiin laskuttajailmoitus jokaisesta laskutusaiheesta. Pankista saapuvat vastaanottoilmoitukset päivittävät asiakkaiden tiedot automaattisesti, ja virheelliset ilmoitukset korjataan manuaalisesti Maestrosta. Ohjeen lopussa kuvataan, miten vastaanottoilmoituksia seurataan ja miten virheelliset tiedot lisätään asiakaskortille käsin.

Kuluttajan e-laskutuksen käyttöönotto Sanastoa

Kuluttajan e-laskun ja suoramaksun käyttöönotto

Ennen kuin yritys pystyy lähettämään kuluttajan e-laskuja ja suoramaksuja, on sovittava pankin kanssa suoramaksujen ja kuluttajan e-laskujen käyttöönottamisesta. Pankin kanssa on tehtävä myös jakajapankkisopimus. Pankista on myös tarkistettava, tarvitaanko jotain muitakin sopimuksia. Tarvittavien sopimuksien määrä voi vaihdella pankeittain. Pankki avaa sopivat palvelut Web Services-kanavaan. Samalla asiakas saa verkkolaskuosoitteen, jota tarvitaan palvelun käyttöönottamisessa.

Maestroon tehtävät muutokset

Perusrekisterien laskutusaiheet

Päivitä laskutusaiheet Maestron perusrekistereiden laskutusaiheisiin valitsemalla Rekisterit/Perusrekisterit/Laskutusaiheet/Päivitys. Anna laskutusaiheelle nimi. Kenttä Sähk.Laskusanomalle jätetään tyhjäksi, jos Maestron numerointia 1-9999 voidaan käyttää laskutusaihekoodina. Kenttä täytetään vain, jos suoraveloituksien muuntamisen yhteydessä siirrytään muusta järjestelmästä Maestron käyttöön.

Laskutusaihe on selväkielinen tieto, joka tulee näkymään myös asiakkaasi verkkopankissa, esimerkiksi Vuokra. Tarvittaessa laskutusaiheita voi olla useampi käytössä, mutta on mahdollista käyttää myös yleisnimitystä, esimerkiksi Yritys Oy:n laskut.

Laskutusaiheita voi olla laskusarjoja vastaava määrä. Jos Maestron eri myyntilaskusarjoilla on omat laskutusaiheensa, asiakas voi valita haluaako hän ottaa kaikkien eri laskusarjojen laskut vastaan e-laskuina tai suoramaksuina, vai ottaako hän vain jonkun laskusarjan laskuja vastaan e-laskuina tai suoramaksuina. Jos asiakas vastaanottaa useamman laskutusaiheen mukaisia laskuja vastaan, Maestroon tulee jokaista laskutusaihetta varten oma rivinsä - esimerkiksi vuokralaskut, tasauslaskut, normaalit myyntilaskut, eli enintään laskusarjojen verran.

Yleiset laskusarjatiedot

Kun laskutusaiheet on perustettu perusrekistereissä, syötetään seuraavaksi laskusarjatietoihin AIHE-kenttään laskusarjaa vastaavan laskutusaiheen numero valitsemalla Tiedosto/Myyntilaskut/Yleistiedot/Yleiset laskusarjatiedot. Voit hakea listan laskutusaiheista painamalla AIHE-kentässä F10. Jos laskutusaihetta ei ole määritetty, pankkiliikenne ei pysty päivittämään pankista saapuneita e-laskun/suoramaksun vastaanottoilmoituksia asiakaskorteille ja verkkolaskuosoitteistoon.

Tilitoimistoympäristössä pankkiliikenneyritykseen on perustettava joku laskutusaihe, jotta vastaanottoilmoitukset tulevat läpi. Lisäksi jos on käytössä useampia asiakasrekistereitä eri sovelluksissa, kullakin laskusarjalla pitää olla oma erillinen laskunaihe. Vain näin vastaanottajailmoituksien verkkolaskuosoitteet päivittyvät halutun asiakasrekisterin mukaan.

Laskujen lomaketekstien muuttaminen

Seuraavaksi on päivitettävä laskulomaketekstit valitsemalla Tiedosto/Myyntilaskut/Yleistiedot/Laskujen LoppuTekstit. Valitse Lasku/Suomeksi, ja määrittele rivit 268-271. Muokattavia tekstirivejä on kaksi (tai neljä, jos riveille syötettävät tekstit ovat pidempiä). Tulostuvia tekstirivejä on kaksi. Ensimmäisen rivin alkuosa määritellään rivillä 268 ja loppuosa rivillä 269. Toisen rivin alkuosa määritellään vastaavasti rivillä 270 ja loppuosa rivillä 271. Lisäksi käy tarkastamassa laskujen lopputekstit.

Pankkitilitiedot

Valitse Tiedosto/Pankkiliikenne/Rekisterit/Pankkitilitiedot. Syötä pankkitilitietoihin E-laskun Y-tun –kenttään pankin sopimuksella oleva yrityksen tunnus. Yrityksen tunnus syötetään lyhyessä numeromuodossa, ja yleensä tämä on yrityksen Y-tunnus. Tämän kentän perusteella ohjelma osaa jaotella pankkiliikenteellä noudettavat vastaanottoilmoitukset oikeaan yritykseen. E-laskun Y-tunnus syötetään myös pankkiin lähetettävälle Laskuttajailmoitukselle.

Pankkitiedot

Siirry pankkiyhteysfirmassa Rekisterit/Pankkiliikenne/Rekisterit/Pankkitiedot -ikkunaan käytettävän pankin osalta. Kuittaa Pankin perustiedot -ikkuna valitsemalla OK, ja muuta Vastaanottoilm-kentän sekä Verkkolaspalaut- kentän arvoksi Kyllä haetaan. Asiakastiedot päivittyvät pankista tulevan palautteen perusteella, jolloin asiakasta laskutetaan jatkossa saadun palautteen mukaisesti.

Sähköisen laskutuksen yleistiedot

Laskuttajailmoitus

Pankkiin tulee lähettää yrityskohtaisesti laskuttajailmoitus, jotta asiakkaasi pääsee tilaamaan käyttöönsä joko suoramaksun tai kuluttajan e-laskun. Laskuttajailmoitus täytetään Finanssialan Keskusliiton sivuilla ja lähetetään pankkiin Maestron pankkiliikenteellä. Jos käytössä on useampi laskutusaihe, laskuttajailmoitus tulee tehdä jokaisesta laskutusaiheesta erikseen.

Laskuttajailmoituksen täyttäminen

Siirry osoitteeseen https://laskuttajailmoitus.finanssiala.fi/

Jos haluat tehdä uuden laskuttajailmoituksen, valitse Uusi. Jos haluat ladata uudelleen laskuttajailmoituksen jonka olet tallentanut omalle koneellesi ja jota ei vielä ole lähetetty pankkiin, voit hakea tiedoston valitsemalla Selaa. Jos haluat tehdä muutoksia pankkiin jo lähetettyyn laskuttajailmoitukseen, valitse Muutos. Muutosten tekemistä laskuttajailmoitukselle käsitellään tarkemmin tämän ohjeen lopussa.

Laskuttajailmoituksen yläosassa valitaan, mihin kaikkiin pankkeihin uusi laskuttajailmoitus lähetetään. Anna kaikkien pankkien olla valittuna.

Laskuttajan tiedoista pakollisia tietoja ovat verkkolaskuosoite, välittäjän tunnus, laskuttajan Y-tunnus, nimi ja osoite.

Laskuttajan tarjoamista palveluista valitaan ne, mistä pankin kanssa on tehty sopimus. Viimeistä vaihtoehtoa ei käytetä silloin, kun siirtyminen e-laskutukseen on vielä tekeillä.

Laskun tiedoissa määritellään kolme eri valintaa.

Maksajan yksilöintieto muodostuu K-kirjaimesta sekä Maestron asiakasrekisterin asiakasnumerosta. Anna tiedot suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi, jotta verkkopankkia käyttävälle kuluttajalle voidaan näyttää tieto hänen omalla palvelukielellään. Tiedon tyypiksi valitaan Muu aakkosnumeerinen tunniste, vähimmäispituus on 2 merkkiä ja enimmäispituus on 8 merkkiä. Tiedot eivät saa sisältää välilyöntejä tai tavuviivoja. Maksajan yksilöintitieto 2-kentät jätetään tyhjiksi.

Laskuttajailmoitukselle syötetään laskuttajan pankkiyhteystiedot.

Syötä IBAN-tilinumero-kenttiin kaikki ne tilinumerot, jotka ovat paperilaskulla. Tarvittaessa näytölle saa useammat pankkiyhteystiedot näkyville. Pankkitili syötetään IBAN-muodossa. Jos käyttöön tulee uusi pankkiyhteystieto, anna lomakkeelle myös vanhat pankkiyhteystiedot. Kun tiedot on syötetty, valitse Tallenna. Jos ilmoitukselle täytetyissä tiedoissa on puutteita tai virheitä, näytölle tulee virheilmoitus. Kun tiedot ovat oikein, laskuttajailmoitusaineisto muodostuu omalle tietokoneellesi tallennettavaksi.

Jos Maestroa käytetään Maestron konesalista, laskuttajailmoitus kannattaa tallentaa C:\KAMOUT-kansioon. Tällöin tiedosto voidaan selata Maestrossa V:\KAMOUT-kansiosta. Jos Maestro on yrityksen omalla palvelimella, tallenna laskuttajailmoitus Maestro-levyn juureen KAMOUT-kansioon. Jokainen laskutusaihe-tiedosto on nimettävä tunnistettavasti, esimerkiksi niin että tiedoston nimessä näkyy sekä yrityksen nimi että laskutusaihe. Laskuttajailmoitus-tiedosto kannattaa säilyttää, koska sitä tarvitaan jos laskuttajailmoitukselle halutaan tehdä muutoksia.

Laskuttajailmoituksen lähettäminen pankkiin

Kun laskuttajailmoitus on täytetty ja tallennettu omalle koneelle, se lähetetään pankkiin Maestron pankkiliikenteellä. Valitse Pankkiliikenne/Yhteydet pankkeihin ja oikean pankin alta Uusinta/käsinhaut/E-
laskun laskuttajailmoitus.

Selaa tallentamasi laskuttajailmoitus tietokoneeltasi ja valitse yhteys pankkiin. Jos Maestroa käytetään Maestron konesalista, selaa tiedosto V:\KAMOUT-kansiosta. Jos käytössä on useampi laskutusaihe, toista toimenpiteet jokaisen laskutusaiheen osalta erikseen. Jätä laskuttajailmoitus tai laskuttajailmoitukset talteen koneellesi. Laskuttajailmoitukset on pidettävä tallessa, niitä tarvitaan jos laskuttajailmoitus halutaan perua tai siihen halutaan tehdä muutoksia. Lähetyksen jälkeen seuraa verkkolaskupalautteita muutamia päiviä, että laskuttajailmoituksista ei tule virhepalautteita.

Vastaanottoilmoitukset - tieto suoramaksuista ja kuluttajan e-laskuista asiakaskortille

Asiakas voi käydä itse tekemässä valinnan haluamastaan maksutavasta verkkopankissaan tai pankkikonttorissaan. Tällöin pankista tulevassa vastaanottoilmoitus-sanomassa on tieto asiakkaan valitsemasta maksutavasta, ja ohjelma tekee päivitykset asiakaskortille ja verkkolaskuosoitteisiin.

Jos asiakas peruuttaa vastaanottoilmoituksen, tiedot poistetaan automaattisesti asiakaskortilta ja verkkolaskuosoitteistosta. Pankista tulleita vastaanottoilmoituksia voi selata aputulosteista valitsemalla Pankit/Aputulosteet, ja valitsemalla Kuluttajan E-laskusopimukset tai Tiedonsiirtoraportit.

Jos pankista tulevassa sanomassa on esimerkiksi asiakasnumero väärin, ohjelma ei löydä asiakasta ja tieto asiakkaan tilaamasta maksutavasta ei päivity asiakaskortille automaattisesti. Tällöin tulee virhe Tiedonsiirtoraportille.

Kun tämä virhe on tiedonsiirtoraportilla, on käytävä katsomassa Kuluttajan e-laskusopimukset, missä näkyy tiedot jotka on Kuluttajan verkkolaskuosoitteisiin käytävä muuttamassa.

Virheeseen menneet e-lasku tai suoramaksu-tilaukset pitää käydä lisäämässä asiakkaan tietoihin käsin. Tämä käy parhaiten avaamalla Verkkolaskuosoitteet/kuluttajat –ikkuna Sähköisen laskutuksen alta