Ostolaskujen kiertoon siirrytään ostolaskusovelluksen päävalikosta kohdasta Laskunkierto. Painike näkyy kaikille käyttäjille, joilla on oikeuden nähdä yrityksen kierrossa olevat laskut.
Yksi- tai kaksitasoinen kierrätys
Laskujen kierrätys voi olla yksi- tai kaksitasoinen:
- Yksitasoisessa käytetään pelkästään hyväksyjiä. Hyväksynnän jälkeen laskut siirtyvät ostoreskontraan.
- Kaksitasoisessa kierrossa laskut käytetään ensin asiatarkastajilla. Tarkastuksen jälkeen lasku siirtyy hyväksyjälle, ja hyväksynnän jälkeen lopuksi ostoreskontraan.
Hyväksyjä voi hyväksyä laskun, vaikka kukaan tai jotkut asiatarkastajista eivät olisikaan tarkastaneet laskua. Tällä varmistetaan se, että laskut saadaan maksettua ajallaan, jos esimerkiksi yksi tai useampi asiatarkastaja on estynyt tekemään tarkastusta. Ostoreskontran hoitaja tai vastaavat käyttöoikeudet omaava käyttäjä voi siirtää laskun suoraan valmiiksi ilman tarkastus- tai hyväksymiskiertoa. Lasku voidaan myös arkistoida ilman, että se kirjataan ostoreskontraan.
Kierron eri statukset
|
Uusi
|
Järjestelmään siirtyneet uudet laskut. |
|
Tarkastettavana
|
Laskut, jotka odottavat tarkastusta.
Kun laskulle valitaan tarkastaja, se siirtyy Tarkastettavana-tilaan. |
|
Tarkastettu
|
Laskut, jotka on tarkastettu, mutta joille ei ole valittu hyväksyjää.
Lasku odottaa pääkäyttäjän toimenpiteitä. |
|
Hyväksyttävänä
|
Laskut, jotka odottavat hyväksymistä.
Kun lasku on tarkastettu, siirtyy lasku automaattisesti hyväksyttäväksi. Jos laskulla on useita tarkastajia, pitää kaikkien tarkastajien tarkastaa lasku, jotta lasku siirtyy hyväksyttäväksi. Jos laskulla valitaan vain hyväksyjä (uudelle tai vaikkapa epäselvissä olevalle laskulle), se siirtyy suoraan hyväksyttäväksi. |
|
Hyväksytty
|
Ei toistaiseksi käytössä.
|
|
Tiliöimättä
|
Laskut, jotka on hyväksytty, mutta laskuja ei ole tiliöity kokonaan tai perustiedoissa on vikaa. Avaa lasku muokkaustilaan, niin näet mikä tieto on puutteellinen tai virheellinen (esim. valuuttaa puuttuu tai kyseessä on tuplalasku).
Lasku odottaa pääkäyttäjän toimenpiteitä. |
|
Epäselvä
|
Laskut, jotka on siirretty epäselviin odottamaan pääkäyttäjän toimenpiteitä. Hyväksyjän hylkäämä lasku siirtyy epäselviin, samoin tarkastaja voi siirtää esim. aiheettoman laskun epäselviin.
|
|
Valmis
|
Laskut, jotka odottavat siirtoa ostoreskontraan.
|
| Odottaa kuittausta | Laskut, jotka odottavat ostolaskujen siirron kuittaussanomaa Maestro taloushallinnosta. Tätä välilehteä on pääkäyttäjän seurattava, jotta virheeseen jääneet laskut saadaan käsiteltyä. Ks. Laskut Odottaa kuittausta välilehdellä |
Laskun tila (status) vaihtuu automaattisesti. Laajemmilla oikeuksilla tilaa on mahdollista vaihtaa myös työkalupalkin kohdasta Tila.
| Uusi lasku | |
| Laskulle valitaan käsittelijät | Lasku siirtyy tarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi |
| Lasku etenee tarkastus- ja hyväksymiskierrossa | |
| Jos lasku on tarkastettu, mutta sille ei ole valittu hyväksyjää | Lasku siirtyy tarkastettuihin. Valitse laskulle hyväksyjä, jotta se etenee kierrossa. |
| Jos tarkastaja määrittää laskun epäselväksi | Lasku siirtyy epäselviin |
|
Jos hyväksyjä hylkää laskun
|
Lasku siirtyy epäselviin |
| Valmis lasku | |
| Jos laskulta puuttuu pakollisia perustietoja | Lasku siirtyy tiliöimättä tilaan |
| Jos laskun tiliöinti on puutteellinen | Lasku siirtyy tiliöimättä tilaan |
| Hyväksytty lasku | Lasku siirtyy valmiit-tilaan |
| Valmis lasku noudetaan ostoreskontraan automaattisesti | Jos ostoreskonta ei kuittaa laskua (esim. tietoliikennevirhe), lasku siirtyy odottaa kuittausta-tilaan. Siirrä lasku takaisin valmiit-tilaan odottamaan uutta siirtoa. |
| Arkisto | |
| Ostoreskontraan siirretty valmis lasku | Lasku siirtyy automaattisesti arkistoon |
Laskujen kiertonäkymän ominaisuuksia
Jos käyttäjällä on oikeudet usean eri yrityksen ostolaskuihin, hän voi valita tarkasteltavat yritykset:
- Kaikki-painike tuo näkyviin kaikkien niiden yritysten ostolaskut, joihin käyttäjällä on oikeudet. Listauksesta voidaan rajata pois näytettäviä yrityksiä X-painikkeella.
- Ryhmittele yrityksittäin –toiminnolla saadaan ostolaskut ryhmiteltyä yrityksittäin.
- Kun valittuna on vain yhden yrityksen ostolaskut, voi alareunan 'Edellinen' ja 'Seuraava' –painikkeilla selata eri yrityksien ostolaskuja yritys kerrallaan.
Voit järjestää kiertonäkymässä laskuja nuolipainikkeista. Järjestely pysyy voimassa eri statuksilla ja sovellus muistaa järjestelyn, jos avaat laskun, selailet laskuja ja jälleen palaat laskujen kiertonäkymään.
Tässä esimerkissä laskut on järjestetty laskun päivän mukaan:
Laskujen ryhmittely toimii samalla periaatteella. Lista ryhmitellään ryhmäkuvakkeesta esimerkiksi tallennuspäivän tai toimittajan mukaan. Tässä esimerkissä listalle on valittu tarkasteltavaksi usean yrityksen laskut sekä ryhmitelty lista yrityksen mukaan: