Maksettavat laskut ja maksun käsittely

Jos maksatustoiminto on käytössä, Kaikki Ostolaskut -sovellukseen saapuvat laskut näkyvät maksettavissa laskuissa. Koska laskuja tiliöidään ja kierrätetään - eli tarkastetaan ja hyväksytään, samat laskut näkyvät myös laskujen kiertonäkymässä. Maksaminen ei ole riippuvainen laskun tiliöinnin tai kierron tilanteesta, joten voit maksaa laskun missä vaiheessa hyvänsä. Kun lasku on kokonaan maksettu, se näkyy maksetuissa laskuissa.  Voit hakea aiemmin maksettuja sekä parhaillaan maksettavana olevia laskuja ostolaskujen haun kautta.

Voit maksaa ostolaskuja sekä työasemalla että mobiililaitteella. Avaa selaimella osoite https:\\go.maestro.fi ja kirjaudu omilla MaestroNG-tunnuksillasi. Avaa ostolaskujen maksaminen pääävalikosta valitsemalla Ostolaskut/Maksut.

Ostolaskujen maksamiseen liittyy kolme erilaista listanäkymää:

• Maksettavat laskut - Laskut, joita ei ole vielä lainkaan maksettu tai joissa on vielä maksettavaa.
• Tilien saldoennuste - Laskut, jotka olet määrittänyt maksuun, mutta joita ei ole vielä veloitettu tililtä.
• Maksetut laskut - Edellisen kolmen kalenterikuukauden aikana maksetut laskut. Tätä vanhemmat löytyvät laskuarkistosta hakemalla.

Laskuilla näkyy maksamiseen liittyvä tilannetieto:

Maksettavissa laskuissa näkyvät myös ne laskut, joiden maksaminen on epäonnistunut.

Maksettavat laskut

Anna laskulle maksupäivä sekä tili, jolta haluat maksaa laskun. Maksettavat laskut -listalla ovat kaikki ne laskut, joita et ole vielä määritellyt maksuun. Lasku näkyy maksettavissa niin kauan, kun siinä on vielä maksettavaa. Voit maksaa laskua useammassa erässä. Jos maksat useamman yrityksen laskuja, valitse aluksi oikea yritys. MaestroNG ehdottaa oletusyritystäsi, joten jos maksat vain yhden yrityksen laskuja, yritysvalintaa ei tarvitse tehdä. 

Tilien saldot päivittyvät aina, kun tilitoimistossasi on noudettu pankin tapahtumakysely tai tiliote. Tavallisesti tämä tapahtuu aamuisin, mutta tapahtumakyselyä saatetaan tehdä muunakin ajankohtana.
Otathan huomioon, että tilin saldo ei ole reaaliaikainen. Näet saldon noudon ajankohdan käyttöliittymässä. Huomaathan, että noudon ajankohta ei välttämättä ole sama kuin pankkitilin saldon ajanhetki.

Maksettavat laskut on ryhmitelty kuukausittain eräpäivän mukaan. Voit avata ja sulkea ryhmittelyjä ja tarkastella esimerkiksi vain yhden kuukauden laskuja kerrallaan. Näet tilien saldot sekä kaikki maksettavat laskut kuukauden mukaan ryhmiteltynä.

Maksamista varten laskulla tulee olla nämä tiedot.

Jos sinulla ei ole oikeuksia muokata laskun perustietoja, pyydä ne tilitoimistoltasi. Voit maksaa MaestroNG:stä laskuja SEPA-maksuaineistoon. Jos sinulla on tarve maksaa lasku ei-SEPA-alueen, eli ulkomaan maksuaineistoon, valitse laskulle ulkomaan maksuaineisto. Lasku maksetaan tällöin Maestro Taloushallinnon Pankkiliikenne -sovelluksessa. Oletuksena maksuaineistona on MaestroNG maksut.

Jos laskulle on valittu muu maksuaineisto, esimerkiksi ulkomaan maksut, se ei näy maksettavien listalla. Maksu tehdään toimittajakortilla olevalle kotimaan IBAN pankkitilille. Maksua ei voi luoda, jos toimittajakortilta puuttuu tämä tieto.

Jos laskua ei syystä tai toisesta makseta, voit merkitä laskun maksetuksi. Tällöin lasku ei enää näy 'Maksettavat laskut'-listalla. Lasku merkitään maksetuksi yläpalkista kohdasta 'Muut' - 'Merkitse maksetuksi'.

Laskun maksaminen suoraan listalta työasemalla ja mobiililaitteella

Voit maksaa laskuja suoraan laskulistalta tai avaamalla laskun. Laskulla tulee olla olemassa kaikki maksamiseen liittyvät pakolliset tiedot, tavallisesti nämä tiedot ovatkin valmiina varsinkin sähköisillä laskuilla. Jos maksat laskuja listalta, ruksaa listalta kaikki ne laskut, jotka haluat maksaa.

• Jos laskua ei saa ruksattua ja sen kohdalla on keltainen varoituskolmio, siitä puuttuu maksamiseen liittyviä pakollisia tietoja. Avaa lasku ja muokkaa tarvittavat tiedot.
• Jos laskulla tulee olla vähintään yksi hyväksymismerkintä, sitä ei voi maksaa. Tämä on erillinen asetus. Jos asetus ei ole päällä, laskun voi maksaa, vaikka siinä ei olisi hyväksymismerkintää.
• Jos laskun kohdalla näkyy punainen pallo, laskun eräpäivä on lähellä tai jo mennyt. 
• Jos laskun kohdalla näkyy keltainen varoituskolmio, sen maksu on epäonnistunut tai pankki on hylännyt maksun. Tällaista maksua ei ole veloitettu tililtä. Laita lasku uudelleen maksuun. Syitä maksun epäonnistumiseen saattavat olla esimerkiksi tilin saldo tai maksusanoman sisältö. Jos maksu ei mene toistuvasti läpi, otathan yhteyttä asiakaspalveluusi.

Voit maksaa valitsemasi laskut joko heti tänään, eräpäivänä ja muuna päivänä. Maksut suoritetaan oletustililtä. Valitse Määritä valitut maksuun ja valitse maksupäivä.

Jos maksat laskuja mobiililaitteella, voit maksaa laskun listalta Tänään tai Eräpäivänä oletustililtä.

Jos laskun eräpäivä on jo mennyt tai on tänään, pyyhkäise laskuriviä vasemmalle ja valitse Maksa tänään. Maksusuoritus siirretään tällöin pankkiin viiden minuutin varoajalla eli käytännössä samantien. Tämän jälkeen et voi enää muokata maksua, vaan pankki veloittaa sen tililtä. Jos maksu etenee normaalisti pankissa, maksu näkyy seuraavan päivän tiliotteella. Tiliotteen tiedot noudetaan Maestro Taloushallintoon ja ne kulkeutuvat myös MaestroNG:hen. Kun tieto maksusta on saatu pankista, siirtyy lasku MaestroNG:ssä maksettujen laskujen listalle.

Jos laskun eräpäivä on tulevaisuudessa, maksu tehdään laskun eräpäivälle: pyyhkäise laskuriviä vasemmalle ja valitse Maksa eräpäivänä. Maksu tulee näkyviin tilin saldoennusteeseen ja siirtyy pankkiin eräpäivänä. Voit tarvittaessa muokata maksupäivää tai summaa myöhemmin.

Jos 'Hyväksyttävä ennen maksua' -asetus on päällä, laskua ei voi maksaa ennen kuin siinä on vähintään yksi hyväksymismerkintä.

Laskun tarkemmat maksutiedot: maksaminen useammassa erässä eri tileiltä

Voit määritellä ostolaskulla tarkemmat maksutiedot avaamalla laskun. Klikkaa laskun riviä, klikkaa muokkaa ja valitse Lisää maksutieto. 

• Jos laskun perustiedoista puuttuu maksamiseen liittyviä tietoja, esimerkiksi toimittajalla ei ole tiliä, et voi lisätä maksutietoja. Täydennä ensin perustiedot.
• MaestroNG ehdottaa maksulle oletusmaksutiliä: näet tilin saldon pankkitilitiedon alapuolella.
• Jos käytössäsi on muita pankkitilejä, voit vaihtaa tilin.
• MaestroNG ehdottaa maksun määräksi koko laskun loppusummaa. Voit muokata summaa ja maksaa laskun esimerkiksi kahdessa erässä eri pankkitileiltä.
• Jos laskulla on viitenumero, se tulee maksun viitteeksi
• Jos laskulla ei ole viitenumeroa, MaestroNG ehdottaa maksun viesti-kenttään laskun numeroa. Voit muokata viestiä.
• MaestroNG ehdottaa maksupäiväksi laskun eräpäivää. Voit muokata haluamasi maksupäivän. 
• Jos valitset maksupäiväksi kuluvan päivän, siirtyy maksu pankkiin viiden minuutin kuluessa tallennuksesta, eli käytännössä samantien.

Saat nopeasti valittua kalenterista kuluvan päivän piste-kuvakkeesta. Jos laskun maksuaineisto ei ole MaestroNG maksuaineisto, et voi lisätä maksutietoja. Korjaa maksuaineiston valinta tai selvitä onko lasku menossa esimerkiksi ulkomaan maksuaineistoon.

Jos maksat laskua useassa erässä, voit määritellä nämä maksuun eri tileiltä sekä eri maksupäivinä. Valitse Lisää maksutieto. Voit määritellä maksuun vain osan laskusta. Laskun maksutiedoissa näkyy tällöin, mikä summa laskusta on vielä maksettavaa. Laskun tiedot näkyvät sekä maksettavissa laskuissa että Tilien saldoennuste -listalla.

Tässä esimerkissä laskua maksetaan kahdessa erässä kahdelta tililtä eri maksupäivinä. Laskusta jää vielä maksamatta 300 EUR. Ostolasku on nyt määritetty maksuun. Maksupäivän mukaisesti, laskua maksetaan joko heti, muuna päivänä tai eräpäivänä. Maksutapahtuma siirtyy pankki vasta maksupäivänä, joten voit vielä halutessasi muokata antamiasi maksutietoja. 

Jos laskua ei makseta

Jos laskua ei jostain syystä makseta lainkaan, voit merkitä laskun maksetuksi. Laskua ei tarvitse merkitä maksetuksi, jos se maksetaan esimerkiksi ulkomaan maksuaineistossa. Merkitse lasku maksetuksi, jos laskua ei makseta MaestroNG:stä eikä Maestro Taloushallinnon pankkiliikenneohjelmalla eli esimerkiksi

• toimittajan kanssa on sovittu, ettei laskua makseta,
• lasku on aiheeton tai
• lasku on jo maksettu.
   

Avaa lasku, valitse 'Kuittaa laskua maksetuksi'
 

Kirjoita summa sekä kommentti ja tallenna.

Laskun maksutietoihin tulee merkintä ja lasku näkyy maksettuna.

Tilien saldoennuste

Tilien saldoennusteesta näet kulujen mukaisen ennusteen pankkitilin saldosta kuukausittain. Tilien saldoennuste koostuu niistä maksuista, joita olet määrittänyt maksuun, mutta joita ei ole vielä siirretty pankkiin maksamista varten. Siirto pankkiin tehdään maksupäivänä. Voit vielä muokata maksutietoja: vaihtaa maksupäivän, maksaa eri pankkitililtä tai poistaa maksun.

Maksut näkyvät listalla maksupäivän mukaisessa järjestyksessä.

• Kuukausirivillä on kuukauden maksujen summa yhteensä sekä pankkitilin saldoennuste näiden kulujen jälkeen
• Jokaisen maksun kohdalla näkyy maksamisen ajankohdan viikkonumero
• Pankkiin jo siirrettyjä maksuja ei huomioida ennusteessa. Nämä maksut kuitenkin näkyvät listalla niin kauan kunnes niiden suoritus näkyy tiliotteella.

Jos haluat muokata maksua, avaa lasku ja muokkaat maksun tiedot tätä kautta. Voit poistaa laskuja maksusta ruksaamalla rivit ja valitsemalla Poista valitut maksettavista. Yrityksen asetuksien kautta voit luoda vakiomenoja, esimerkiksi ennakkoverot, palkat, jotka huomioidaan tilin saldoennusteessa. Nämä maksut kulkevat muuta kautta, esimerkiksi Maestro Taloushallinnon kautta tai suoraan verkkopankkiin maksettuina.  Nämä ovat tässä vain laskennallisia arvioita tilin saldon ennustamisessa.

Säännölliset menot Tilien saldoennusteeseen

Voit lisätä säännöllisiä, laskennallisia vakiomenoja tilien saldoennusteeseen. Nämä ovat kuluja, jotka maksetaan muuta kautta esimerkiksi Maestro Taloushallinnosta, suoraveloituksena tai vaikkapa suoraan verkkopankista. Toistuvat menot määritellään yrityksen asetuksissa. Valitse päävalikosta Asetukset. Tarkasta, että valittuna on oikea yritys ja valitse Toistuvat tulot ja menot.

Valitse Uusi. Valitse tili, josta esimerkiksi säännöllinen suoraveloitus veloitetaan. Voit nimetä menon mieleiselläsi tavalla. Valitse kululle maksupäiväarvio: kuukauden ensimmäinen päivä, kuukauden puoliväli tai kuukauden viimeinen päivä. Tämä on arvio siitä, milloin säännöllinen kulu veloitetaan tililtä ja miten se näkyy tilin saldoennusteessa. Anna lisäksi kulun määrä. Valitse tyyppi Meno ja tallenna.

Toistuvat menot näkyvät Tilien saldoennusteessa sinisellä. Pääset muokkamaan toistuvaa menoa, klikkaat listalta avauspainiketta, tai yrityksen ylläpidon kautta.

Maksetut laskut

Edellisen kolmen kalenterikuukauden aikana kokonaan maksetut laskut ovat Maksetuissa laskuissa. Maksetuissa laskuissa näkyvät ne laskut, jotka on maksettu kokonaan. Niin kauan, kun laskussa on vielä maksettavaa, se näkyy joko Maksettavissa laskuissa tai Tilien saldoennusteessa. 

Maksetulla laskulla ja yksittäisellä maksusuorituksella näkyy 

• Maksun ID, jolla voit hakea maksua. ID on MaestroNG:n antama numero maksulle.
• Lähetyspäivä (pankkiin)
• Maksupäivä (tiliotteelta)
• Maksuerän tunniste, pankin tunnisteet sekä Maestro Taloushallinnon tositenumero

Voi hakea millä tahansa näistä tiedoista ostolaskuhaulla. Lasku ei näy ostoreskontrassa, vaikka se olisi jo maksettu, jos se on vielä kierrossa. Tällaisten laskujen saldo näkyy Maestro Taloushallinnossa NG-maksuennakkotilillä. Voit hakea näitä laskuja ostolaskuhaulla valitsemalla Maksutietoihin tilaksi Maksettu sekä laskun kierron tilaksi Kierrossa.

Laskun hyväksyminen maksamisen yhteydessä

Jos sinulla on oikeudet hyväksyä laskuja, voit hyväksyä laskun samalla, kun luot siihen maksutietoja. Laskulle ei tarvitse tällöin erikseen valita hyväksyjää. 

Kun luot maksutietoja, valitse maksutietojen yläpuolelta 'Hyväksy lasku heti'. Kun tallennat muutokset, laskulle luodaan automaattisesti sinun hyväksyntäsi.

Jos maksat laskuja suoraan maksulistalta, voit samalla hyväksyä laskut, jos valitset 'Hyväksy laskut heti'.
 

Ominaisuus ei ole aktiivinen, jos olet jo aiemmin hyväksynyt saman laskun tai samat laskut.

Merkitse maksetuksi

Jos laskua ei makseta lainkaan MaestroNG:stä tai se maksetaan vain osittain (esim. toimittajalta saadun hyvityksen vuoksi), se merkitään maksetuksi. Tällöin lasku ei enää näy maksettavissa laskuissa. Katso alla olevasta kuvasta, kuinka 'Merkitse maksetuksi'-toiminto toimii eri tilanteissa.