Myyntitilausten yleistiedoissa Tiedosto/Asetukset/Myyntitilaukset/Yleistiedot/Ohjelmakohtaiset tiedot/Tilausten yleistiedot/Seurantatilikaudet voit määrittää, kuinka monelta kuluvaa tilikautta edeltävältä tilikaudelta avoimia tilauksia haetaan. Tätä määritystä käytetään silloin, kun valitset tulostemuotoiluiksi vertailutulosteita.
Tilauksen statuksen muuttaminen
Tilauksen status valitaan alunperin tilauksen kirjausvaiheessa.
Tilauksen status voi olla avoin, kesken tai toimitettu:
| Ei toimitettu/OK | Tilaus, jonka tuotteita ei ole vielä toimitettu asiakkaalle. Tilauksella olevien tuotteiden määrät näkyvät tuotekortilla kohdassa Varattu. |
| Ei toimitettu/KESKEN | Kesken oleva tilaus on eräänlainen keräilylista, joka muutetaan statukselle Ei toimitettu/OK kun kaikki tarvittavat tuotteet on tilaukselle kerätty. Tilauksella olevien tuotteiden määrät näkyvät tuotekortilla kohdassa Varattu. |
| Toimitettu/OK | Tilaus, jonka tuotteet on jo toimitettu asiakkaalle ja tilaus voidaan laskuttaa. Tuotteet poistuvat varastosta. |
| Toimitettu/KESKEN | Tilaus, jonka tuotteet on jo toimitettu asiakkaalle, mutta esimerkiksi osa tuotteiden hinnoista on määrittämättä, eikä tilausta voi vielä laskuttaa. Tai toimitetut tuotteet laskutetaan koontilaskutuksena. Tuotteet poistuvat varastosta. |
Jos haluat muuttaa jo tehdyn tilauksen statusta, aloita uuden tilauksen kirjoitus valisemallasi tavalla. Kun Maestro ehdottaa automaattisesti uutta tyhjää tilausta ja näyttää seuraavan vapaan tilausnumeron, kirjoita Tilausnumero-kenttään haluamasi aiemmin tehdyn tilauksen numero. Jos avasit väärän tilauksen, voit peruuttaa tilauksen muuttamisen painamalla Esc, ja valita kirjauksen peruutuksen. Tämän jälkeen voit kirjoittaa Tilausnumero-kenttään toisen tilauksen numeron.
Jos tilaus on jo merkitty toimitetuksi ja ladattu myyntilaskutukseen tai myyntireskontraan, sen statusta ei voi luonnollisesti enää muuttaa, ja Maestro antaa tästä virheilmoituksen.
Tilauksen statuksen muuttaminen hakulistauksessa
Jos haluat muuttaa hakulistauksessa näkyvän tilauksen statusta, avaa tilaus joko kaksoisklikkaamalla tarjouksen päällä tai painamalla selausrivin kohdalla Enter. Kun tilaus on auki, paina sen jälkeen F8, tai klikkaa hiiren oikealla. Ruudulle aukeaa Erikoistoiminnot-valikko, josta valitse Perustietojen korjaus. Nyt Maestro aukaisee alkuperäisen myyntitilauksen muokattavaksi.
Myyntitilauksien selaaminen
Aloita myyntitilausten selaaminen valitsemalla toimintopalkista Myynnit. Sen jälkeen voit valita toimintopalkin Myyntitilaukset/Selaukset. Voit valita myös valintanauhan pikavalinnan Myynnin raportit/Tilaus.
Tilauksia haetaan aina niille merkityn toimituspäivän tai -viikon mukaan. Valitse ensin minkälaisten tilausten tietoja haluat selata:
| EIToimitetut/Kaikki | Selaukseen tulevat mukaan niiden tilausten tiedot, joiden Toimitus-kentässä on merkintä EiToimitettu/KESKEN tai EiToimitetettu/OK. |
| EIToimitettu/KESKEN | Selaukseen tulevat mukaan niiden tilausten tiedot, joiden Toimitus-kentässä on merkintä EIToimitettu/KESKEN. |
| Toimitetut/KESKEN | Selaukseen tulevat mukaan niiden tilausten tiedot, joiden Toimituskentässä on merkintä Toimitetut/KESKEN. |
| Laskuttamattomat | Selaukseen tulevat mukaan niiden tilausten tiedot, jotka on jo toimitettu, mutta niitä ei ole vielä ladattu laskulle. |
| Jakson Laskutetut | Selaukseen tulevat mukaan niiden tilausten tiedot, jotka on jo toimitettu ja ladattu laskulle. |
| Jakson Toimitetut | Selaukseen tulevat mukaan niiden tilausten tiedot, jotka on jo toimitettu. |
| Kaikki Jakson | Selaukseen tulevat mukaan kaikki tilaukset valitsemallasi ajanjaksolla. |
| Jakson Poistetut | Selaukseen tulevat mukaan kaikki nollatut tilaukset valitsemallasi ajanjaksolla. |
Jokaisen selausvalinnan jälkeen aukeaa samansisältöinen Selausrajaukset-valintaikkuna, jossa voit valita muut haluamasi selausvalinnat. Valintaikkunassa on kolme eri välilehteä:
Valintaikkunoissa on lisäksi useita erilaisia monivalintavaihtoehtoja sen mukaan, halutaanko jokin tietty valinta ottaa selauksiin mukaan vai ei. Lisäksi valintaikkunassa on esimerkiksi erilaisia päivämäärävalintakenttiä, vapaita teksti- ja numerohakukenttiä sekä pudotusvalikkoja.
Valintatyypit
- Päivämäärävalinnat: Valitse kalenterivalikosta haluamasi selauksen alkupäivä kohdassa Minimi, sekä selauksen loppupäivä kohdassa Maksimi. Oletuksena kalenterivalikossa on kuluvan vuoden ensimmäinen ja viimeinen päivä. Jos haluat valita kuluvan päivän, valitse hiirellä kalenterivalikon alareunassa kohtaa Today:
- E / K-valinnat: Ei/Kyllä. Ei-valinnalla tätä kenttää ei käytetä hakuehtona. Kyllä-valinnalla tämän kentän arvo otetaan mukaan hakuehdoksi. Valinta vaihtuu klikkaamalla hiirellä.
- E / K / P-valinnat: Ei/Kyllä/Poislukien. Ei-valinnalla tätä kenttää ei käytetä hakuehtona. Kyllä-valinnalla tämän kentän arvo otetaan mukaan hakuehdoksi. Poislukien -valinnalla hakukenttään määritelty hakuehto rajataan hausta pois. Esimerkiksi ToimitusAsiak -kenttään määritelty asiakas rajataan pois hakutuloksesta. Valinta vaihtuu klikkaamalla hiirellä.
- E / K / P /R-valinnat: Ei/Kyllä/Poislukien/Ryhmä. Ei-valinnalla tätä kenttää ei käytetä hakuehtona. Kyllä-valinnalla tämän kentän arvo otetaan mukaan hakuehdoksi. Poislukien -valinnalla hakukenttään määritelty hakuehto rajataan hausta pois. Esimerkiksi ToimitusAsiak -kenttään määritelty asiakas rajataan pois hakutuloksesta. Ryhmä-valinnalla voidaan tämän kentän haku kohdistaa haluttuun ryhmään. Kun valitaan R, sen jälkeen kentän oikealle puolelle aktivoituvat lisävalinnat MukaanLukien tai PoisLukien. Valinnalla MukaanLukien haku kohdistuu vain tähän ryhmään. Valinnalla PoisLukien hausta rajataan tämä ryhmä pois. Valinta vaihtuu klikkaamalla hiirellä.
- Numerokenttä: Esimerkiksi Loppusumma-kenttä. Rajataan haku alku- ja loppusumman mukaan.
- Tekstihaku: Haku kohdistuu tarjouksiin, joka sisältää tässä kentässä määriteltyyn tekstiin.
- Pudotusvalikko: Esimerkiksi HintaValinta, jossa haku kohdistuu valittuun hintatyyppiin.
Laskurajaukset -välilehti
Laskurajaukset-välilehdellä määrittelet kaikki haluamasi hakuehdot. Kaikki hakuehdot ovat luonteeltaan JA-ehtoja, eli jos valitset useamman hakuehdon käyttöön, hakutulos näyttää sellaiset tarjoukset jotka täyttävät kaikki hakuehdot. Maestro muistaa valitsemasi hakuehdot, kun siirryt seuraavan kerran samaan valintaikkunaan. Jos haluat tyhjentää kaikki hakuehdot, valitse Oletukset.
| Kirjauspäivä | Jos haluat käyttää kirjauspäivää hakuehtona, valitse tähän valinta K. Tämän jälkeen voit valita päivämääräkenttiin kirjauspäivien alku- ja loppupäivämäärät. |
| VoimassaOlo | Jos haluat käyttää voimassaoloaikaa hakuehtona, valitse tähän valinta K. Tämän jälkeen voit valita päivämääräkenttiin voimassaolon alku- ja loppupäivämäärät. |
| ToimitusAsiak | Jos haluat kohdistaa selauksen tiettyyn toimitusasiakkaaseen, valitse toimitusasiakas, jolle tehtyjä tarjouksia haluat selata. Voit käyttää myös P- ja R-valintoja. |
| LaskutusAsiak | Jos haluat kohdistaa selauksen tiettyyn laskutusasiakkaaseen, valitse laskutusasiakas, jolle tehtyjä tarjouksia haluat selata. Voit käyttää myös P- ja R-valintoja. |
| Loppusumma | Jos haluat käyttää loppusummaa hakuehtona, valitse tarjouksen alin ja ylin loppusumma. Voit käyttää myös P-valintaa. |
| Tekstihaku | Tähän kenttään kirjoitettua tekstiä haetaan Viitteenne-, Merkkinne- tai Tilauksenne -kentän teksteistä. Voit käyttää myös P- ja R-valintoja. |
| Tulospaikka | Jos haluat käyttää tulospaikkaa hakuehtona, valitse tähän valinta K. Kirjoita sen tulospaikan numero, johon liittyviä tarjouksia haluat selata. Voit kohdistaa haun myös useampaan tulospaikkaan määrittelemällä tulospaikkojen alku- ja loppunumerot, esimerkiksi tulospaikat 2-5. Voit käyttää myös P- ja R-valintoja. |
| Aputulospaikka | Toimii kuten Tulospaikka-hakuehto. |
| Varastopaikka | Toimii kuten Tulospaikka-hakuehto. Voit käyttää myös P-valintaa. |
| Toimitusehto | Toimii kuten Tulospaikka-hakuehto. Voit käyttää myös P-valintaa. |
| Toimitustapa | Toimii kuten Tulospaikka-hakuehto. Voit käyttää myös P-valintaa. |
| Verollisuus | Jos haluat käyttää Verollisuus-kenttää hakuehtona, tähän valinta K. Valitse sen jälkeen pudotusvalikosta haluamasi vaihtoehto. Voit käyttää myös P-valintaa. |
| Valuuttakoodi | Jos haluat käyttää Valuuttakoodi-kenttää hakuehtona, tähän valinta K. Valitse sen jälkeen pudotusvalikosta se haluamasi valuutta jolla etsimäsi tarjous on tehty. Voit käyttää myös P-valintaa. |
| HintaValinta | Jos haluat käyttää Verollisuus-kenttää hakuehtona, tähän valinta K. Valitse sen jälkeen pudotusvalikosta haluamasi vaihtoehto MyyntiHinnat tai OstoHinnat. Voit käyttää myös P-valintaa. |
Tulostemuotoilut-välilehti
Tulostemuotoilut-välilehdellä määrittelet selauksen tai tulosteen ulkoasun.
| 1. Järjestely / 2. Järjestely |
Näillä valinnoilla määritellään tulostuksen lajittelujärjestys. Järjestelyn voi tehdä yksi- tai kaksitasoisesti. Esimerkiksi jos määrität 1. Järjestely-kohtaan Tulospaikan ja 2. Järjestely-kohtaan Asiakasnumeron, tulostuu lista siten, että ensimmäisenä listataan kaikki ensimmäisen tulospaikan tarjoukset asiakasnumerojärjestyksessä. Tämän jälkeen listataan toisen tulospaikan tarjoukset asiakasnumerojärjestyksessä, jne. |
| TulostusValuu | Käytetäänkö summien tulostusvaluuttana euroja (EUR) vai Suomen markkoja (FIM). |
| Summatulostus | Tulostetaanko tilauksen summat verottomina vai verollisina. |
| Summatarkkuus | Tulostetaanko tilauksen summat kokonaislukuina vai desimaalilukuina. Desimaalit/Leveä eli luvut esitetään kahden desimaalin tarkkuudella, kokonaisosa tuhat-erottimella. Desimaalit/Tiheä eli luvut esitetään kahden desimaalin tarkkuudella tiiviissä muodossa ilman tuhat-erotinta. Kokonaisluvut/Tiheä eli luvut esitetään kokonaislukuina ilman tuhat-erotinta. Kokonaisluvut/Leveä eli luvut esitetään kokonaislukuina tuhat-erottimen kanssa. |
| AsiakasValint | Muodostetaanko tilasto laskutusasiakkaan vai toimitusasiakkaan tietojen perusteella. |
| NimiTulostus |
Jos järjestelyksi on valittu Asiakasnumero, voidaan tällä valinnalla valita missä muodossa nimet tulostuvat.
|
| Erittelytapa |
Valitse, kuinka tilausten erittely tulosteissa tehdään:
|
| Rivitulostus |
Valitse, kuinka tilausten syöttörivitilastot näytetään:
|
| Prosentit | Näytetäänkö prosentuaalinen osuus koko summasta. |
| Sivutukset | Näytetäänkö tiedot 1. Järjestelyn mukaan niin, että jokainen 1. Järjestelyn otsikko tulostuu omalle sivulleen. |
| TilastoJärjes | Näytetäänkö tiedot nimen, summan, määrän, muutoksen, katteen vai kateprosentin mukaan. Tämä valinta on käytettävissä, jos Erittelytapa-kohdassa on valittu Yhteenvetotilasto. |
| Tilastorajaus | Kuinka monta riviä tilastoon otetaan mukaan. |
| OstoHinnat | Mistä ostohinnat otetaan. Oletuksena on valinta Syöttöriveiltä. |
| Asiakasrajaus | Rajataanko haku asiakastyypin mukaan. Kun haussa mennään eteenpäin, voidaan seuraavasta valintaikkunasta valita Asiakastyyppi Normaali, AvainAsiakas, PassiiviAsiakas, OsoiteRekisteri tai Normaali/Avain. Lisäksi voidaan käyttää kaikkia muitakin Asiakasrajaukset I sekä Asiakasrajaukset II -välilehtien valintoja, K/E-valintoja, P- ja R-valintoja ja valita esimerkiksi tietty asiakas tai asiakasryhmä. |
| Summarajaus | Rajataanko haku summan mukaan. Hakuun voidaan rajata mukaan ne rivit, joiden loppusumma, kate euroina tai kappalemäärä osuvat hakuun. |
| Kapanjarajau | Rajataanko haku kohdistumaan vain tiettyyn kampanjaan. |
| Tuoterajaus | Rajataanko haku tuotteen mukaan. Kun haussa mennään eteenpäin, voidaan seuraavasta valintaikkunasta valita Tuoterajaukset I ja Tuoterajaukset II -valintaikkunoista hakuun mukaan tietyt tuotteet tai tuoteryhmät, ja käyttää kaikkia muitakin näiden molempien välilehtien hakukenttiä. |
| Selaustyyppi | Tulostetaan hakulistaus ruudulle, Excel/OpenOfficeen, selausruudulle vanhoilla vakioraporteilla tai selaustaulukkoon. |
| VertailuJakso | Jos tehdään vertailuhakuja, valitaan vertailujakson alku- ja loppupäivät. |
Summarajaus
Summarajaus-välilehdellä voit kohdistaa haun haluamaasi myyntihintaan, kappalemääriin, ostohintaan, katteeseen tai kateprosenttiin. Nämä haut ovat JA-ehtoja aiemmilla välilehdillä määriteltyjen hakuehtojen kanssa, eli ovat voimassa niiden kanssa samaan aikaan. Summarajaus-valinnoilla voit käyttää haluamaasi alinta ja ylintä määrää, sekä vähintään tai enintään -ehtoja määrittelemällä vain joko minimiarvon tai maksimiarvon.
Kun olet tehnyt haluamasi hakurajaukset ja -muotoilut, hyväksy selaus valitsemalla OK. Nyt saat hakutuloksen valintasi mukaan.
Tarvitsetko samaa hakua myöhemminkin?
Jos tarvitset toistuvasti tietynlaisia tilausten selauksia, ne kannattaa tallentaa vakioraporteiksi. Vakioraportti tarkoittaa ennalta määriteltyjä hakuja, joissa on käytetty haluttuja itse määriteltyjä hakukriteereitä. Vakioraportit voidaan nimetä halutulla nimellä, ja ne voivat olla henkilökohtaisia tai yleisiä, kaikille näkyviä. Kun vakioraportti on kerran tallennettu, sitä voidaan käyttää milloin tahansa, ja se toistaa aina siihen tallennetun haun dynaamisesti. Eli jos hakuun kohdistuvaan tietoon on tullut muutoksia, muutokset näkyvät raportissa automaattisesti.
Vakioraportin tallentaminen
Haluamasi selaukset voit tallentaa vakioraporteiksi valitsemalla Myyntitilaukset/Selaukset/Taltioi vakioraportti. Valitse tallennatko uuden henkilökohtaisen vakioraportin vai uuden yleisen vakioraportin. Henkilökohtainen vakioraportti näkyy vain omalle käyttäjätunnukselle, ja sen voi myös itse myöhemmin poistaa. Yleinen vakioraportti näkyy kaikille, eikä sitä pysty itse poistamaan. Anna raportille haluamasi nimi. Vakioraportteja voit tehdä tarpeesi mukaan niin monta kuin haluat.
Vakioraportin käyttäminen tilausten selauksissa
Kun haluat selailla aiemmin vakioraporteiksi tallentamiasi selauksia, valitse Myynnit/Myyntitilaukset/Vakioraportit, tai valintanauhan pikavalinta Vakioraportit/Tilaus. Omaksi vakioraportiksi tallennetun haun voi hakea myös valintanauhan pikavalinnasta Omat raportit.
Vakioraporttilistalla näkyvät aakkosjärjestyksessä ensin kaikki henkilökohtaiset vakioraportit, ja näiden perässä yleiset vakioraportit. Valitse listalta haluamasi vakioraportti, jonka jälkeen se tulostuu ruudulle.
Avainsanat
- myyntitilaukset
- myyntitilausten selaus
- tilausten selaaminen
- tilaushaku
- tilausrajaukset
- selausrajaukset
- myyntitilauksen status
- tilauksen status
- avoin tilaus
- kesken oleva tilaus
- toimitettu tilaus
- laskuttamaton tilaus
- jakson toimitetut
- jakson laskutetut
- jakson poistetut
- vakioraportti
- vakioraportit
- tilausraportit
- myynnin raportit
- tilausten raportointi
- hakurajaukset
- asiakasrajaus
- tuoterajaus
- summarajaus
- tilausten tulostus
- selaustaulu
- Excel-vienti
- Maestro
- myynnit