Loma-ajan varahenkilö voidaan valita tietylle aikavälille Varahenkilö -toiminnolla. Jotta varahenkilötoiminto näkyy, tulee käyttäjällä olla oikeus ostolaskuihin. Jokainen käyttäjä näkee omat varahenkilömäärittelynsä ja pystyy valitsemaan itselleen varahenkilön joko mobiililaitteella tai työasemalla.
Valitse Lisää uusi varahenkilö. Sovellus ehdottaa käyttäjän oletusyritystä varahenkilölle. Jos sinulla on oikeuksia muidenkin yritysten laskuihin, voit valita samalla kertaa varahenkilön useammalle yritykselle. Valitse yritykset ja hae varahenkilö. Määrittele varahenkilön voimassaoloaika sekä tallenna. 
Pääkäyttäjä voi muokata myös muiden henkilöiden varahenkilöitä. Lue lisää varahenkilöistä kohdasta Varahenkilön määrittäminen. Jos varahenkilön oikeudet ostolaskujen käsittelyyn eivät ole samat kuin varsinaisella laskujen käsittelijällä, tulee varahenkilön tallennuksen yhteydessä ilmoitus eriävistä oikeuksista.
Varmista, että varahenkilöllä on oikeus juuri siihen toimintoon, johon varahenkilömäärittelyjä ollaan tekemässä. Varahenkilötoiminto ei näy ostolaskuilla, jos varahenkilöllä ei ole kyseisen roolin mukaisia oikeuksia.