Isännöinti/Osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään

Osakeluettelon siirto

Tällä toiminnolla muodostetaan taloyhtiön yhtiötiedoista (rakennukset, alueet, osakkeet) sekä osakkaista tiedosto, mikä ladataan huoneistotietojärjestelmään. 

Valitse Isännöinti/Huoneistotietojärjestelmä/Osakeluettelonsiirto. Valitse siirrettävä yritys, valitse Siirrä yritys ja määrittele tiedoston tallennuskansio niin, että löydät tiedoston myöhemmin helposti, koska joudut hakemaan sen huoneistotietojärjestelmään.

Yrityksen status muuttuu, kun osakeluettelon siirtotiedosto on muodostettu. Siirtotiedosto voidaan muodostaa uudelleen tarvittaessa niin kauan, kunnes osakeryhmätunnukset tuodaan Maestroon.

Jos osakeluettelon siirrossa tulee virheitä - esimerkiksi osakkaan syntymäaika puuttuu, ruudulle tulee tästä ilmoitus. Käy tallentamassa puuttuva tieto ja muodosta siirtotiedosto uudelleen.

Kirjaudu seuraavaksi Huoneistotietojärjestelmään. Palvelussa on 15 minuutin aikakatkaisu. Jos et tee mitään 15 minuuttiin, kannattaa sivu päivittää ensin jotta varmistetaan tietojen tallentuminen. Säännöllinen sivulta toiselle siirtyminen tai tietojen tallentaminen pitävät palvelun aktiivisena. Takaisin palvelun etusivulle pääsee klikkaamalla huoneistotietojärjestelmän logoa. Sivun ylälaidassa näkyy myös navigaatiopolku, joka näyttää, millä sivulla ollaan.

Jos valtuutusavainta ei ole vielä haettu Maestroon, hae se huoneistotietojärjestelmän Käyttäjätiedot-sivulta ja tallenna se Maestroon käyttäjätietoihin. Valtuutusavain on käyttäjäkohtainen. Valtuutusavaimella tarkistetaan käyttöoikeus taloyhtiön tietoihin. Valtuutusavain kattaa kaikki taloyhtiöt, joissa kyseinen isännöitsijä on merkitty kaupparekisteriin isännöitsijän rooliin. Isännöitsijä hyväksyy tietopalvelun käyttöehdot hakiessaan osakeluettelon siirtopalvelusta valtuutusavaimen, joka vaaditaan tietopalvelun kyselyissä. Jotta valtuutusavaimen voi hakea, on oltava kirjautuneena huoneistotietojärjestelmään.

Hae listalta siirrettävä yhtiö esimerkiksi Y-tunnuksella.

Tuo yhtiön tiedot tiedostosta.

Valitse Tuo yhtiön tiedot tiedostosta (JSON). Valitse Maestrossa aiemmin luotu siirtotiedosto.

Kun tiedosto on tuotu huoneistotietojärjestelmään, saadaan siirrosta kuittaus. Mikäli siirtotiedoissa on korjattavaa tai huomautettavaa, saadaan näistä  ilmoitus.

Tarkista yhtiön perustiedot. Jos yhtiöllä on yhtiökohtainen rajoitus, valitse rajoitus pudotusvalikosta ja valitse Lisää rajoitus.

Valitse Tiedot on tarkistettu, ja tallenna yhtiön perustiedot.

Saat kuittauksen yhtiön perustietojen tallennuksesta.

Käy läpi alueet ja rakennukset, tee tarvittavat muutokset, valitse Alueiden ja rakennusten tiedot on tarkastettu ja tallenna tiedot.

Saat kuittauksen alueiden ja rakennusten tarkastuksesta.

Palaa yhtiösivulle ja tarkista osakeryhmät.

Mikäli osakeryhmällä on rajoituksia, lisää ne tässä ja tallenna muutos.

Saat kuittauksen osakeryhmän tarkistuksesta.

Jatka osakeryhmien tarkistusta kunnes kaikki osakeryhmät on tarkistettu.

Tallenna lopuksi  päivämäärä, jolloin yhtiön hallitus on hyväksynyt osakeluettelon siirtämisen, ja valitse Hyväksy tiedot.

Saat kuittauksen osakeluettelon onnistuneesta siirrosta.

Tämän jälkeen voit siirtää osakeryhmätunnukset Maestroon.