Sopimuksen luominen
Kaikille yrityksille tulee lukuisia säännöllisesti toistuvia ostolaskuja, joiden käsittely voidaan automatisoida luomalla sopimuksia. Laskua ei tällöin tarvitse kierrättää lainkaan, sillä sekä tarkastaminen että hyväksyminen voidaan tehdä automaattisesti sopimukseen perustuen. Jos tiliöinti sekä käsittelijävalinnat tehdään automaattisesti käsittelypohjia käyttäen, voidaan koko laskun käsittely automatisoida.
Automaattisesti käsiteltävät laskut ovat usein kululaskuja, esimerkiksi:
- Puhelinlaskut
- Lehtilaskut
- Sähkölaskut
- Autoleasing laskut
- Vuokrat
- Siivouskulut
Ostolaskujen automaattinen käsittely sopimuksen perusteella on lisäominaisuus. Jos kiinnostuit tästä lisäominaisuudesta, otathan yhteyttä omaan asiakkuuspäällikköösi Maestrolla tai asiakaspalveluumme.
Ostolaskujen automaattinen käsittely sopimukseen perustuen
Jokainen ostolaskujen käsittelijä - tarkastaja tai hyväksyjä - voi luoda omaan käsittelyynsä tuleville laskuille sopimuksen, jonka perusteella lasku käsitellään automaattisesti käyttäjän puolesta. Ostolaskujen pääkäyttäjä voi luoda sopimuksia muille käsittelijöille. Sopimukset ovat käyttäjäkohtaisia – laskun automaattinen käsittely perustuu kunkin käyttäjän henkilökohtaiseen sopimukseen.
Pääkäyttäjän luoma sopimus ei tule voimaan ennen kuin käsittelijä on sen hyväksynyt. Laskun automaattinen käsittely näkyy sekä laskun tiedoissa, laskun lokilla että sopimuksella. Automaattisesti käsitellyistä laskuista lähetetään lisäksi sähköposti-ilmoitus käsittelijälle. Vaikka sopimus ei olisi enää voimassa, se näkyy järjestelmässä ja sen tiedot voi tarkastaa myös arkistossa olevia laskuja koskien.
Esimerkiksi sanomalehtilaskun hyväksymisketju on tällöin katkeamaton:
- Sanomalehtiyhtiö Oy laskuttaa lehden tilauksesta säännöllisesti kuukausittain
- Pääkäyttäjä on luonut sopimuksen lehtilaskun hyväksymiseen.
- Sopimuksessa määritellään, että lasku saapuu järjestelmään 30 päivän välein ja sen summa on alle 300 e.
- Koska sama yritys lähettää myös mainoslaskuja, sopimukselle on lisäksi tallennettu viite ’Sanomalehti’. Tämä on viitetieto, joka tulee laskulla verkkolaskusanomassa.
- Kyseessä on automaattiseen hyväksymiseen tehty sopimus.
- Laskun hyväksyjä on hyväksynyt sopimuksen.
- Kun järjestelmään saapuu sopimukseen täsmäävä lasku, hyväksyminen tehdään hyväksyjän puolesta automaattisesti sopimukseen perustuen. Laskun tiedoissa näkyy hyväksymismerkintä, joka viittaa hyväksyjän hyväksymään sopimukseen. Sopimuksen voi avata laskulta. Hyväksymismerkintä näkyy myös arkistossa olevissa laskuissa.
Kaikki Sanomalehtiyhtiö Oy:n laskut, jotka saapuvat järjestelmään 30 päivän välein, joiden summa on alle 300 e ja joilta löytyy viitetieto ’Sanomalehti’, hyväksytään automaattisesti. Laskut, jotka eivät täsmää tähän sopimukseen, menevät manuaaliseen käsittelyyn. Jos Sanomalehtiyhtiö Oy lähettää esimerkiksi mainoslaskun, tätä ei käsitellä automaattisesti, koska se ei täsmää sopimukseen.
Sopimuksen tiedot, sopimuksen luominen sekä laskujen automaattinen käsittely
Ostolaskujen käsittelyn sopimukset löytyvät Ostolaskujen asetuksista. Avaa päävalikko, valitse Ostolaskut/Asetukset. Valitse Ostolaskujen käsittelyn sopimukset. Listalla näkyvät kaikki yrityksen sopimukset sekä käyttäjän omat sopimukset. Jos sinulla ei ole ostolaskujen pääkäyttäjäoikeuksia, näet listalla vai omat sopimuksesi. Käyttäjällä tulee olla oikeudet muokata ostolaskujen asetuksia, voidakseen luoda tai muokata muiden käyttäjien sopimuksia.
Jos sopimusrivillä on tagi ’Hyväksytty’, sopimus on hyväksytty ja se on käytössä. ’Hyväksymättä’ -tagilla merkityt sopimukset odottavat käsittelijän hyväksymistä ennen kuin ne tulevat käyttöön.
Kun sopimus on käytössä, siihen täsmäävät laskut käsitellään automaattisesti käyttäjän puolesta. Sopimuksella näkyy lista laskuista, joita on käsitelty tähän sopimukseen perustuen. Ostolaskulla näkyy tarkastus- tai hyväksymismerkinnän vieressä rataskuvake merkkinä siitä, että käsittely on tehty automaattisesti. Lausuntoon tulee linkki sopimukseen ja samoin laskun lokille tieto automaattisesta käsittelystä.
Sopimuksella näkyy lista laskuista, joita on käsitelty tähän sopimukseen perustuen.
Automaattisesti käsitellyt laskun lausuntoon tulee linkki sopimukseen ja samoin laskun lokille tieto automaattisesta käsittelystä.
Luo uusi sopimus valitsemalla Uusi sopimus. Määrittele sopimuksen ehdot.
|
Toimittaja*
|
Valitse toimittajarekisteristä toimittaja, jonka laskuihin sopimus liittyy. Tämä on pakollinen tieto sopimuksella.
|
|
Laskun loppusumma*
|
Valitse laskun maksimisumma. Tämän summan ylittäviä laskuja ei kohdisteta sopimukseen, vaikka ne muuten täsmäisivät.
Voit myös määrittää summan alarajan, mutta tämä ei ole pakollista.
Hyvityslaskuja ja nollasummaisia laskuja ei käsitellä automaattisesti sopimukseen pohjautuen, vaikka alarajaa ei olisi määritetty. Tämä on pakollinen tieto sopimuksella.
|
|
Laskun toistuvuus*
|
Määrittele, kuinka usein säännöllisesti toistuva lasku saapuu. Toistuvuus annetaan päivissä. Voit käyttää valmiita ehdotuksia tai määrittää muun päivävälin. Klikkaa väkäsestä ja valitse ’Muu’.
Toistuvuus tarkastetaan laskun eräpäivästä. Esimerkiksi viikonlopusta tai juhlapyhistä johtuen laskujen eräpäivät eivät aina toistu täsmälleen samalla kaavalla. Tämän vuoksi toistuvuudessa sallitaan +/- 3 päivän poikkeama. Tämä on pakollinen tieto sopimuksella.
|
|
Edellisen laskun eräpäivä sopimuksen alkaessa*
|
Laskun toistuvuus lasketaan laskun eräpäivästä. Kun luot uutta sopimusta, määrittele, mikä oli edellisen laskun eräpäivä. Seuraavan laskun eräpäivää verrataan automaattisesti tähän.
Kun lasku käsitellään automaattisesti sopimukseen perustuen, edellisen laskun eräpäivä päivittyy automaattisesti. Näet siis sopimukselta myöhemmin, mikä on ollut edellisen tällä sopimuksella käsitellyn laskun eräpäivä.
Sopimus on voimassa vuoden siitä hetkestä, kun se on hyväksytty. Kun sopimus on vanhenemassa, sovellus pyytää sinua uusimaan sopimuksen. Edellisen laskun eräpäivä päivittyy automaattisesti uusittavalle sopimukselle.
|
|
Käyttäjä*
|
Ostolaskun käsittelyn sopimus on aina käyttäjäkohtainen niin, että jokaisen käyttäjän puolesta tehty automaattinen merkintä (tarkastus tai hyväksyntä) perustuu hänen omaan sopimukseensa.
Jos sinulla ei ole pääkäyttäjäoikeuksia, voit luoda sopimuksia vain itsellesi. Pääkäyttäjä voi luoda sopimuksia muille käyttäjille. Tällöin sopimus hyväksytetään käsittelijällä ennen kuin se tulee voimaan.
|
|
Jos määrittelet sopimukseen vain pakolliset tiedot, tarkoittaa tämä sitä, että kaikki kyseisen toimittajan alle maksimisummaiset, esimerkiksi 30 päivän välein toistuvat laskut käsitellään automaattisesti. Jos sama toimittaja lähettää eri aiheeseen liittyviä laskuja, voit tarkentaa sopimusta muilla ehdoilla. Voit myös määritellä, millainen tiliöinti, kustannuspaikat tai kustannusjako laskulla tulee olla. |
|
|
Viitteet
|
Määrittele viitetiedot, joita verkkolaskusanomassa tai viivakoodilaskulla tulee olla. Viite voi olla tekstimuotoinen tai maksun viitenumero - esimerkiksi luottokorttilaskulla. Jos määrittelet useampia viitteitä, näiden kaikkien tulee olla laskulla, jotta sopimus täsmää laskuun.
Finvoice-verkkolaskusanomasta tekstiviitteet tarkastetaan näistä kentistä:
Voit tallentaa viitenumeron viitetiedoksi sekä RF-muotoisena että perinteisessä muodossa, molemmat muodot tarkastetaan laskulta.
|
|
Määrittele laskun tiliöintimalli. Jos valitset tiliöintipohjan, voit määritellä millainen tiliöinti sekä kustannusjako laskulla tulee olla. Vaihtoehtoisesti voit määritellä vain tilit ja dimensiot. Jos muokkaat sopimusta, sinun tulee valita tiliöintipohja uudelleen. |
|
|
Tiliöintipohja
|
Määrittelemällä sopimukselle tiliöintipohjan, voit määrittää millainen tiliöinti, kustannuspaikat sekä kustannusjako laskulla tulee olla. Tieto tiliöintimallista tallennetaan sopimukselle. Ei siis haittaa, jos tiliöintipohjaa muokataan, tämä ei vaikuta sopimuksen tiliöintimalliin. Tiliöintipohja on määritettävä uudestaan, jos sopimuksen tietoja muokataan.
|
|
Dimensio
|
Määrittele tulos- ja/tai aputulospaikat, joiden täytyy löytyä laskun tiliöintiriveiltä. Voit määritellä myös muita dimensioita.
|
|
Kirjanpidontili
|
Määrittele kirjanpidontilit, joiden täytyy löytyä laskulta.
|
Sopimuksen voimassaolopäivä tulee näkyviin, kun sopimus on hyväksytty – tai saman tien, jos luot itse oman sopimuksesi.
Sopimuksen voimassaolopäivä tulee näkyviin vasta kun sopimus on hyväksytty. Sopimuksen viitteet näkyvät käyttöliittymässä tagina. Viite voi sisältää kirjaimia, numeroita ja välilyöntimerkkejä. Kirjoita koko viite ja paina TAB tai Enter.
Sopimuksen hyväksyminen
Jos pääkäyttäjä on tehnyt puolestasi sopimuksen laskun automaattista käsittelyä varten, sinun tulee hyväksyä sopimus. Sopimusta ei käytetä automaattisessa käsittelyssä, jos siihen liittyvä käsittelijä ei ole hyväksynyt sitä. Kun kirjaudut MaestroNG-palveluun, yläpalkin kellokuvakkeessa näkyy viesti uudesta ilmoituksesta. Voit avata viestin etusivulta ja myös silloin, kun sinulla on jokin sovellus - esimerkiksi Ostolaskujen käsittely - auki. Klikkaamalla kellokuvaketta, saat viestiruudun auki. Siirry hyväksymään uusi sopimus valitsemalla Siirry hyväksymään.
Ilmoitusta ei poisteta, kun olet avannut sen, vaan se säilyy muistutuksena niin kauan kunnes poistat ilmoituksen oikeasta yläkulmasta ruksista.
Hyväksyntää odottavat sopimukset näkyvät listalla oranssilla ’Hyväksymättä’-tagilla merkittynä. Klikkaa sopimus auki, tarkasta sen tiedot ja valitse Hyväksy. Seuraava tähän sopimukseen täsmäävä ostolasku käsitellään nyt automaattiesti puolestasi. Voit tarvittaessa muokata sopimuksen tietoja ennen hyväksymistä. Saat sopimukseen liitetyn toimittajan tiedot auki toimittajarekisteristä klikkaamalla ’Toimittaja’-kentän kuvaketta. Toimittajakortin kautta näet aiemmat laskut - mitkä niiden eräpäivät ovat olleet, miten ne on tiliöity jne.
Jos et halua sopimusta käyttöön tai se on virheellinen, valitse Hylkää. Hylkäämisestä ei mene ilmoitusta sopimuksen perustajalle, joten muista ilmoittaa hänelle, ettet halua sopimusta käyttöön.
Ostolaskujen automaattiseen käsittelyyn tehty sopimus on voimassa vuoden siitä hetkestä, kun se on hyväksytty. Käsittelijän on siis hyväksyttävä toisen käyttäjän tekemä sopimus ennen kuin se tulee voimaan. Kun sopimuksen voimassaolo on päättymässä, MaestroNG tuo automaattisesti laskun käyttäjän käsittelyyn ja pyytää uusimaan laskun käsittelyyn liittyvän sopimuksen. Sopimuksen uusimisen jälkeen laskut käsitellään jälleen automaattisesti käyttäjän puolesta. Varahenkilölle käsittelyyn tulevia laskuja ei koskaan käsitellä sopimuksella.
Miksi lasku tuli minulle käsittelyyn sopimuksesta huolimatta?
Muutamissa tilanteissa lasku tulee sinulle käsittelyyn sopimuksesta huolimatta.
|
Lasku ei täsmännyt sopimukseen
|
Jos lasku ei täsmää sopimuksen ehtoihin, se tulee sinulle käsiteltäväksi.
|
|
Vaikka lasku täsmäisi sopimukseen, se tulee sinulle käsiteltäväksi seuraavissa tilanteissa:
|
|
|
Hyvityslasku
|
Sopimuksella oleva summaväli on tavallisesti asetettu niin, että alarajaa ei ole määritelty. Hyvityslasku tuodaan kuitenkin aina käyttäjän manuaaliseen käsittelyyn.
Jos summaväliin on määritelty myös alaraja - esimerkiksi 50 e - hyvityslasku ei täsmää sopimukseen ja se tulee käyttäjälle käsittelyyn tämän vuoksi.
|
|
Nollalasku
|
Vaikka sopimuksella olisi sallittu laskut, joiden summa on nolla, nollalasku tuodaan aina käyttäjän manuaaliseen käsittelyyn.
|
|
Laskulla on eri pankkitilit kuin toimittajakortilla
|
Jos laskua käsitellään automaattisesti laskun vastaanotosta lähtien (käsittelypohja) ja käsittelijöillä on sopimus laskulle, menee lasku automaattisesti valmiit -tilaan.
Huijaus- ja virhetilanteiden estämiseksi tarkastetaan, onko toimittajan pankkitili muuttunut, eli löytyykö verkkolaskulla oleva toimittajan pankkitili myös toimittajarekisteristä. Jos tiliä ei löydy rekisteristä, laskua ei käsitellä sopimukseen perustuen, vaan se tulee manuaaliseen käsittelyyn. Sovellus ilmoittaa muuttuneesta pankkitilistä tiliöintivaiheessa, kun perustietoja muokataan. Jos käsittelijä valitaan manuaalisesti, lasku menee silti manuaaliseen käsittelyyn eikä sopimusta käytetä. Tilinumero kannatta siis korjata toimittajan tietoihin ennen kuin käsittelijöitä valitaan.
|
|
Et ole kirjautunut palveluun kolmeen kuukauteen
|
Vaikka sopimus täsmäisi saapuvaan ostolaskuun, lasku tulee sinulle manuaaliseen käsittelyyn, jos et ole kirjautunut MaestroNG-palveluun kolmeen kuukauteen.
|
|
Sopimus on vanhenemassa
|
Laskujen automaattiseen käsittelyyn tehdyt sopimukset ovat voimassa vuoden. Kun käsittelyysi tulee lasku, jonka jälkeen sopimus ei olisi enää voimassa, lasku tuodaan sinulle käsiteltäväksi ja sinua pyydetään uusimaan sopimus. Sinun täytyy siis kerran vuodessa tarkastaa tai hyväksyä sopimukseen liittyvä ostolasku ja uusia sopimus.
|