Ostolaskut halutaan usein käydä läpi kierron päätteeksi ennen kuin ne viedään ostoreskontraan. Näin tapahtuu varsinkin silloin, kun ostolaskuja käsitellään osittain tai täysin automaattisesti. Ostolaskun tietojen korjaaminen ostoreskontrasta tai kirjanpidosta vie paljon enemmän aikaa, siksi tiedot on hyvä tarkastaa tarpeen mukaan heti kierron päätteeksi.
Katselmointi ei ole automaattisesti päällä Ostolaskujen käsittelyssä. Tämä on erillinen ominaisuus, jonka saat käyttöösi yrityksen lisenssien kautta.
Katselmointiominaisuuden käyttöönotto
Avaa päävalikosta asetukset. Valitse oikea yritys ja valitse lisenssit.
Ruksaa 'Sovellukset ja rekisterit'-otsikon alta 'Ostolaskut'-kohdasta 'Mahdollisuus pakottaa ostolaskun katselmointi ennen valmiiksi siirtoa'. Tallenna muutokset.
Katselmoitavat ostolaskut
Katselmoitavaksi määrätyt ostolaskut siirtyvät kierron päätteeksi 'Hyväksytty'-tilaan, josta ne on helppo käydä läpi ja kuitata valmiiksi. Kaikkia laskuja ei tarvitse katselmoida, vaan voi määrittää, mitkä laskut tulevat kierron jälkeen katselmoitavksi. Muut laskut menevät normaalisti valmiiksi.
| Katselmoitavat laskut | |
|
Automaattisesti käsitelty lasku Tietyllä käsitteypohjalla käsitelty lasku |
Voit määritellä Käsittelypohjassa, että kaikki kyseisellä säännöllä käsitellyt laskut, menevät kierron päätteeksi katselmoitavaksi. Käsittelysäännössä voit tarkentaa esim. viitetiedoilla, millaisesta toimittajan laskusta on kysymys (esim. markkinointi- tai tavaralaskusta). Voit siis ohjata vain osan toimittajan laskuista automaattikäsittelyyn. |
|
Toimittajan laskut
|
Voit määrittää toimittajan tiedoissa (toimittajakortilla), että kaikki tämän toimittajat laskut menevät kierron päätteeksi katselmoitaviksi. |
|
Yksittäiset laskut
|
Voit määrittää yksittäiselle laskulle päälle katselmoinnin, jolloin tämä lasku siirtyy kierron päätteeksi katselmoitavaksi. |
|
Kaikki laskut
|
On mahdollista viedä kaikki laskut katselmoitavaksi kierron päätteeksi. Tämä tapahtuu toimittajan tietojen kautta. Voit asettaa toimittajarekisteriin asetuksen, jonka perusteella kaikille uusille toimittajille tulee aina automaattiesesti päälle katselmointi. Jos toimittajarekisteri ole suuri, määritä katselmointiasetus myös olemassa oleville toimittajille. Jos rekisteri on suuri, voimme päivittää rekisterin palveluna. Otathan yhteyttä asiakaspalveluumme tästä asiasta. |
Käsittelypohjassa katselmointi määritellään pohjan alareunassa ruksaamalla 'Pakota laskun katselmointi ennen valmiiksi siirtoa'.
Alla olevan esimerkin mukaisesti kaikki Kehrääjä-toimittajan 'Tarvike'-viitteelliset laskut tiliöidään automaattisesti prosenttijaolla. Tarkastajaksi valitaan Jenni Karhu ja hyväksyjäksi Maija Suomalainen. Lasku lähtee automaattisesti kiertoon. Kun se on tarkastettu ja hyväksytty, se siirtyy 'Hyväksytty'-tilaan.
Toimittajakortilla katselmointi valitaan kohdassa 'Tapahtumat'-'Laskun käsittely'. Ruksaa päälle 'Ostolaskujen pakotettu laskun katselmointi ennen valmiiksi siirtoa'. Tällöin kaikki kyseisen toimittajan laskut siirtyvät kierron päätteeksi 'Hyväksytty'-tilaan riippumatta siitä onko niitä käsitelty automaattisesti vai manuaalisesti.
Kun toimittajarekisterissä on päällä alla oleva asetus, kaikille uusille toimittajille tulee automaattisesti katselmointi päälle.
Yksittäisellä ostolaskulla katsemointi asetetaan päälle 'Muut'-valikon kautta.
Katselmoitavaksi siirtyvällä laskulla näkyy lippu merkkinä siitä, että lasku ei mene kierron jälkeen suoraan valmiiksi, vaan sen tiedot on tarkastettava 'Hyväksytty'-tilassa. Voit ottaa katselmoinnin myös pois päältä laskukohtaisesti (yksittäisiltä laskuilta) 'Muut'-valikon kautta. Näin voit tehdä jos olet jo esim. tarkastanut laskun tiedot kierron aikana ja lasku saa siirtyä suoraan valmiiksi.
Ostolaskujen tietojen tarkastaminen 'Hyväksytty'-tilasta
Katselmoitavaksi määrätyt ostolaskut siirtyvät kierron päätteeksi 'Hyväksytty'-tilaan, josta ne on helppo käydä läpi ja kuitata valmiiksi. Listan seuraava lasku aukeaa automaattisesti, joten sinun kannattaa aloittaa 'Hyväksytty'-tilassa olevien laskujen läpikäyminen listan ensimmäisestä laskusta.
Jos järjestät listan esim. eräpäivän mukaan, laskut aukeavat tämän järjestyksen mukaisesti.
Avaa lasku ja tarkasta sen tiedot. Jos laskulla on virheellisiä tietoja, voit muokata laskua normaalisti. Muista tallentaa muutokset. Lopuksi klikkaa 'Siirrä valmiiksi ja avaa seuraava'. Lasku siirtyy valmiiksia ja listan seuraava lasku avautuu.