MaestroNG Ostolaskut voidaan tarkastaa ja hyväksyä joko työasemalla tai mobiililaitteella. Kaikki omassa käsittelyssä olevat laskut näkyvät samalla Omat laskut -listalla.
Omat laskut -lista on ryhmitelty yrityksen mukaan. Yrityksittäin näkyvät Tarkastettavana olevat laskut, Hyväksyttävänä olevat laskut sekä Tulossa hyväksyttäväksi-tilassa olevat laskut - eli lasku on vielä tarkastuskierrossa.
Omat laskut -listalla näkyvät myös Kommentoivat laskut.
- Tarkastettavana olevat laskut odottavat sinun tarkastustasi
- Hyväksyttävänä olevat laskut odottavat sinun hyväksyntääsi
- Tulossa hyväksyttäväksi -listalla olevat laskut ovat laskuja, joissa sinä olet käsittelijänä, mutta joihin ei juuri nyt odoteta sinulta toimenpiteitä. Näitä ovat tarkastuskierrolla olevat laskut, jotka ovat tulossa sinulle hyväksyttäväksi sekä epäselväksi siirretyt laskut, jotka kenties vielä palautetaan kiertoon.
- Kommentoitavat laskut näytetään erikseen. Nämä ovat laskuja, jotka on tuotu sinulle kommentoitavaksi tai tiedoksi, mutta joihin sinulta ei odoteta toimenpiteitä. Jos olet itse siirtänyt laskun käsittelyyn esimerkiksi kuvaamalla
Voit hakea kaikkia itse käsittelemiäsi laskuja sekä sinulla kommentoitavana olleita laskuja myöhemmin laskuarkistosta.
Joissakin organisaatoissa laskut on aina tarkastettava tai epäselville laskuille on omat käytäntönsä. Varmista oman organisaatiosi säännöt, ja älä tällöin tarkasta tai hyväksy laskuja, jotka ovat vasta Tulossa käsiteltäväksi.
Jos tarkastuskierrossa olevien laskujen hyväksyminen halutaan estää, asetetaan ostolaskujen sovellusasetuksissa päälle asetus Laskun kierron asetukset/Tarkastettava ennen hyväksyntää. Tällöin laskut näkyvät tulossa käsiteltäväksi -listalla, mutta laskua ei voi hyväksyä ennen kuin kaikki tarkastajat ovat tarkastaneet laskun.
Klikkaa laskulistalta +-painikkeesta yrityksittäin ryhmitellyt laskulistat auki. Rivillä näkyy kyseissä yrityksessä käsittelyssä olevien omien laskujesi määrä. Punainen pallukka kertoo, että listalla on laskuja, joiden eräpäivä lähestyy tai on jo ohitettu. 
Voi selata koko laskulistan läpi (myös yrityksestä toiseen), kun avaat esim. laskulistan ensimmäisen laskun ja selaat laskunäkymästä nuolipainikkeella 
laskulistaa. On suositeltavaa lisätä Ostolaskujen sovellusasetuksista sähköposti-ilmoitukset käyttöön. Tällöin käyttäjä saa sähköposti-ilmoituksen, kun hänellä on uusia laskuja tarkastettavana tai hyväksyttävänä. Sähköpostiviestissä on linkki käsiteltävään laskuun. Sähköpostiviestin perille tulon edellytyksenä on, että käyttäjän henkilökortille on määritetty sähköpostiosoite. Jos laskun kuva tai liite eivät aukea mobiilikäyttöliittymässä, katso vinkkejä täältä.
Ostolaskun tarkastaminen
Omassa käsittelyssä olevat laskut näet omalta laskulistalta. Saat laskun auki klikkaamalla haluttua laskuriviä. Kun avaat laskun, näet yläpalkista, mitä toimenpiteitä sinulta odotetaan tälle laskulle. Jos klikkaat Odottaa tarkastustasi -linkkiä, pääset suoraan tarkastamaan laskua. Tarkastus sekä hyväksyntä ovat laskun muiden tietojen alapuolella.
Tarkastamisen yhteydessä lausunto on pakollinen. Valitse Tarkasta - tämä on valittuna oletuksena, kirjoita lausunto sekä valitse Lähetä. Jos haluat vielä pitää laskun tarkastettavana, mutta kirjata laskulle kommentin, valitse Lausunto ja kirjoita kommentti. Älä valitse Poistan itseni tarkastajista. Valitse Lähetä. Lasku jää edelleen sinulle tarkastettavaksi, mutta muille käsittelijöille näkyy kommenttisi.
Jos lasku on erehdyksessä tullut sinulle tarkastettavaksi ja laskulla on muitakin tarkastajia, voit valita Lausunto, kirjoittaa lausunnon sekä poistaa itsesi tarkastajista.
Jos laskulla ei ole muita tarkastajia etkä ole oikea henkilö tarkastamaan laskua, valitse Siirrä epäselviin ja kirjaa laskulle kommentti. Lasku siirtyy Epäselvät-listalle ja ostoreskontran hoitaja tai kirjanpitäjä huomaa valita laskulle oikean käsittelijän.
Jos laskulla on useita tarkastajia, siirtyy lasku hyväksyttäväksi, kun kaikki tarkastajat ovat tarkastaneet laskun.
Ostolaskun hyväksyminen
Omassa käsittelyssä olevat laskut näet omalta laskulistalta. Saat laskun auki klikkaamalla haluttua laskuriviä. Kun avaat laskun, näet yläpalkista, mitä toimenpiteitä sinulta odotetaan tälle laskulle. Jos valitset Odottaa hyväksyntääsi -linkkiä, pääset suoraan hyväksymään laskua. Tarkastus sekä hyväksyntä ovat laskun muiden tietojen alapuolella.
Valitse Hyväksy/Lähetä.
Jos haluat vielä pitää laskun hyväksyttävänä, mutta kirjata laskulle kommentin, valitse Lausunto, kirjoita kommentti ja valitse Lähetä. Lasku jää edelleen sinulle hyväksyttäväksi, mutta muille käsittelijöille näkyy kommenttisi. Jos lasku on aiheeton tai epäselvä, valitse Hylkää, kirjoita laskulle kommentti ja valitse Lähetä. Hylätty lasku siirtyy epäselvät-listalle ja ostoreskontran hoitaja tai kirjanpitäjä käsittelee sen eteenpäin.
Jos ostolaskujen asetuksista on määritetty lausunnot käyttöön myös hyväksynnän yhteydessä, on hyväksyjän annettava lausunto hyväksyessään laskua.
Ostolaskun liitteet
Kaikki käsittelijät saavat liittää laskulle liitteitä sekä avata muiden käsittelijöiden liittämiä liitteitä.
Avaa kohta Liitteet ja valitse Uusi liite. Voit nyt valita tiedoston, jonka haluat liittää laskulle. Voit myös raahata liitetiedoston kohtaan. Jos käsittelet laskua mobiililaitteella, voit valokuvata liitteen. Valitse Uusi liite ja valitse mobiililaitteen kamera - esimerkiksi Ota kuva, ota valokuva liitteestä ja kuittaa kuva käyttöön valitsemalla esimerkiksi toiminto Käytä kuvaa. Kuva tulee automaattisesti laskun liitteeksi.
Jos organisaatiolla on käytössä Kuitit-sovellus, voi jokainen käsittelijä liittää kuitin laskulle. Tällöin esimerkiksi luottokorttiostoksen yhteydessä saatu kuitti on kuvattu aiemmin sekä toimitettu Kuitit-sovellukseen. Kun luottokorttiyhtiön lasku tulee, voi tarkasta linkittää aiemmin toimittamansa kuitin laskulle. Linkittäminen tehdään kuitin numerolla.
Liitteen kuvaamisen yhteydessä valinnat vaihtelevat mobiililaitteen mallin mukaan. Tavallisesti valitaan Ota kuva tai video tai klikataan kameran kuvaa. Kuvan ottamisen jälkeen laite pyytää kuittaamaan kuvan, esimerkiksi Käytä kuvaa, sekä antaa mahdollisuuden ottaa kuvan uudelleen. Viimeeksi otettu kuva tulee laskun liitteeksi. Jos ehdit jo kuitata, voit myös poistaa epäonnistuneen liitekuvan laskulta ja kuvata uudelleen.
Jos käytössä on Kuitit, kaikki käsittelijät saavat linkittää kuitin laskulle.
Jos mobiiliostolaskun kuva tai liitteet eivät avaudu
Ostolaskun liitteenä oleva kuva tai liite voi olla joko PDF tai Finvoice -formaatissa. Maestro testaa yleisimmin käytetyt laitteet niiden oletusselaimilla, esimerkiksi iPhone, iPad ja Android-laitteista esimerkiksi Samsung). Joissain tilanteissa kuvan avaamisessa voi kuitenkin olla ongelmia, jotka yleensä ratkeavat seuraavilla toimenpiteillä:
Jotta mobiiliostolaskujen kuvat aukeavat, tulee laitteessa olla:
- asennettuna PDF lukuohjelma eli esimerkiksi Adoben PDF Viewer, joka on yhteensopiva mobiilikäyttöliittymän kanssa. PDF Viewerin saat tarvittaessa ladattua oman mobiililaitteesi mobiilikaupasta.
- Evästeet ja Javascript käytössä
Jos edellä mainitut asiat ovat kunnossa, tarkista:
- onko kuva avautunut selaimen uudelle välilehdelle?
- aukeavatko muiden laskujen kuvat normaalisti?
- onko kyseessä PDF-kuva vai Finvoice-kuva
Jos kuva ei näiden tarkistusten jälkeen edelleenkään aukea, olethan yhteydessä omaan IT-tukeesi, joka voi tarkistaa vielä mobiililaitteen sekä mobiiliselaimen asetukset.