Ostotilauksen kirjoitus koostuu kolmesta vaiheesta:
- Alkuruudulla täytät perustiedot, kuten toimittajatiedot ja kirjauspäivän.
- Syöttöriveille haet ostettavat tai tilattavat tuotteet tai palvelut ja täydennät niiden tiedot.
- Loppuruudulla valitset haluamasi tulosteet.
Maestro siirtyy seuraavaan vaiheeseen, kun valitset OK. Jokainen ruutu näkyy omana välilehtenään, ja voit milloin tahansa siirtyä takaisin aikaisempaan vaiheeseen klikkaamalla hiirellä välilehteä.
Ostotilauksen kirjoituksen aloitus
Ostotilauksen voit aloittaa kahdella eri tavalla:
- Valitse toimintovalikosta Ostot, tämän jälkeen valintanauhan pikavalinta Uusi osto, ja sen alta Tilaus
- Tai valitse toimintovalikosta Ostot, tämän jälkeen toimintopalkista Ostotilaukset, ja sen alta Tilauksen kirjoitus
Alkuruutu eli perustiedot
TilausNumero
Kun aloitat uuden ostotilauksen kirjoittamista, Maestro ehdottaa automaattisesti seuraavaa vapaata tilauksen numeroa. Jos olet tekemässä uutta tilausta, hyväksy ehdotettu numero. Jos taas korjaat vanhan tilauksen tietoja, vaihda Tilausnumero-kenttään kyseisen tilauksen numero. Mikäli sama tilaus on jo auki toisella käyttäjällä, Maestro antaa tästä ilmoituksen, ja näyttää sen käyttäjätunnuksen, kenellä tilaus on auki.
Vanhan tilauksen lataus uuden ostotilauksen pohjaksi
Jos haluat ladata aiemmin tehdyn tilauksen tämän tilauksen pohjaksi, paina Toimitusasiakas -kentässä näppäintä F4, ja valitse joko Avoin OstoTilaus tai Myyntitilaus. Kirjoita seuraavaan valintaikkunaan ladattavan tilauksen viitenumero. Jos et muista tilauksen numeroa, voit painaa tyhjässä kentässä Enter tai valita OK, joilloin Maestro näyttää kaikki avoimet tilaukset. Nyt voit valita listalta haluamasi tilauksen. Voit myös kurkistaa haluamasi ostotilauksen tietoja painamalla tilausrivillä F10. Kun uusi ostotilaus aukeaa, tilauksella on näkyvillä sen tilauksen numero, mistä tilaus on ladattu.
Kun toimittajanumero on laitettu uudelle tilaukselle, ja jos toimittajalla on ennestään keskeneräinen tilaus, ohjelma antaa tästä ilmoituksen. Jos halutaan kirjata uusi tilaus, painetaan ESC jolloin päästään etenemään tilaukselle.
Kun sitten syöttöriveillä valitsee hiiren oikealla Erikoistoiminnot/Lataa rivit/vakiotekstit, voi antaa halutun ostotilausnumeron jonka tiedot ohjelmaa lataa sitten tälle uudelle ostotilaukselle pohjaksi. Jos toimittajan ostotilauksia on tilassa Tilattu/Kesken, ohjelma antaa ilmoituksen avoimista ostotilauksista. Jos tilana on Tilaus/OK, ilmoitusta ei tule.
Toimitus
Tilauksen kirjausvaiheessa tilaus voidaan määritellä avoimeksi, kesken olevaksi tai saapuneeksi.
| Tilattu/OK | Tilaus, jonka tuotteet on tilattu, mutta ne eivät ole vielä saapuneet. Tilauksella olevien tuotteiden määrät näkyvät tuotekortilla kohdassa Tulossa. |
| TILAUS/KESKEN | Kesken oleva tilaus on eräänlainen keräilylista, joka muutetaan statukselle Tilattu/OK. kun kaikki tarvittavat tuotteet on tilaukselle kerätty. Tilauksella olevien tuotteiden määrät näkyvät tuotekortilla kohdassa Tulossa. |
| Saapunut/OK | Tilaus, jonka tuotteet on saapuneet varastoon ja tilaus voidaan ladata ostoreskontraan. Tuotteet lisäävät varastosaldoa. |
| Saapunut/KESKEN | Tilaus, jonka tuotteet on jo toimitettu, mutta esimerkiksi osa tuotteiden hinnoista on määrittämättä eikä tilausta voi vielä ladata ostoreskontraan Tuotteet lisäävät kuitenkin varastosaldoja. |
Kun tehtyä tilausta toimitetaan, se merkitään toimitetuksi vaikka siitä tehtäisiin vain osatoimitus. Syöttöriveillä määritellään tämän jälkeen rivikohtaisesti, mitä tuotteita jää jälkitoimitukseen. Jos aiemmin tehdyn toimittamattoman tilauksen statuksen merkitään toimitetuksi, kohdistin siirtyy automaattisesti tästä kentästä suoraan Toimitusaika-kenttään ehdottaen siihen kuluvaa päivämäärää.
Toim.asiakas
Toimitusasiakas tarkoittaa sitä asiakasta, jolle tilaus toimitetaan. Toimitusasiakas voi olla sama tai eri kuin laskutusasiakas. Tähän voit hakea toimitusasiakkaan usealla eri tavalla. Yksityiskohtaisemmat ohjeet toimitusasiakkaan hakemiseen eri tavoin löydät ohjeista.
Toimittaja
Hae tähän se toimittaja, jolta tuote tilataan.
Laskuttaja
Jos tilauksen laskuttaa eri toimittaja, kuin miltä tuote tilattiin, hae tähän toimittajarekisteristä laskuttajayritys. Kun tilaus ladataan ostoreskontraan, tästä laskuttajasta tulee ostolaskun toimittaja.
Viitteemme ja Merkki
Viitteenne ja Merkki -kenttiin kirjoitettu teksti tulostuu tulosteisiin vastaavan otsikon kohdalle. Merkki-kentän otsikon voi muuttaa Ostotilausten YleisTiedoissa. Jos Merkki-kentän otsikko muutetaan nimelle Osoitetaan, tulostuu kentän teksti tarjouspyynnöille ja ostotilauksille toimittajan nimen yläpuolelle. Yleistiedoissa voi vielä määrittää, mistä toimittajakortin lisätietoriviltä teksti kenttään kopioidaan. Näin voidaan merkitä esimerkiksi henkilö tai osaston nimi lisätietoriville, eikä sitä tarvitse joka kerta kirjoittaa tilausta tai tarjouspyyntöä tehtäessä.
Tulospaikka
Merkitse tähän ostotilauksen tulospaikan numero - joka on yleensä sama kuin myyjän numero. Tulospaikan numero on pakollinen tieto, joten Maestro ei laske sinua tästä kentästä eteenpäin jos et anna siihen numeroa. Jos et kuitenkaan halua kohdistaa tilausta millekään tulospaikalle, syötä kenttään numero 0. Lisätietoja Tulospaikoista ja Aputulospaikoista voit lukea ohjeista.
Aputulospaikka
Aputulospaikan avulla ostotilaus voidaan kohdistaa tarkemmin esimerkiksi jollekin asiakasprojektille. Aputulospaikan käyttötarkoitus on organisaatiokohtainen. Lisätietoja Tulospaikoista ja Aputulospaikoista voit lukea ohjeista.
Toimitusehto
Tähän voit hakea toimitusehtorekisteristä oikean toimitusehdon, joka tulostuu lähetteisiin ja vahvistuksiin. Jos et muista oikeaa toimitusehtoa, voit painaa tyhjässä kentässä Enter, jolloin saat listan olemassa olevista toimitusehdoista.
Valitsemalla *** PERUSTETAAN UUSI voit perustaa uuden toimitusehdon toimitusehtorekisteriin. Jos haluat kirjoittaa kenttään vapaata tekstiä, paina Ctrl + F2.
Toimitustapa
Tähän voit hakea toimitustaparekisteristä oikean toimitustavan, joka tulostuu lähetteisiin ja vahvistuksiin. Jos et muista oikeaa toimitustapaa, voit painaa tyhjässä kentässä Enter, jolloin saat listan olemassa olevista toimitustavoista.
Valitsemalla *** PERUSTETAAN UUSI voit perustaa uuden toimitustavan toimitustaparekisteriin. Jos haluat kirjoittaa kenttään vapaata tekstiä, paina Ctrl + F2.
Kirjauspäivä
Oletuksena Maestro ehdottaa tähän kuluvaa päivää. Maestron ehdottaman päivämäärän voit tarpeen mukaan vaihtaa oikeaksi. Jos antamasi päivämäärä ei sovi ohjelmaa käynnistyksen yhteydessä valittuun tilikauteen, ei ohjelma laske eteenpäin ennen kuin muutat päivämäärän oikeaksi.
Toimitusaika ja Vko
Toimitusaika- kentässä on oletuksena tähtiä. Jos olet sopinut toimittajan kanssa tarkan toimituspäivän, merkitse päivämäärä tähän. Kun merkitset tilauksen toimitetuksi, ehdottaa Maestro tähän toimituspäiväksi joko kuluvaa päivää tai tilauksen kirjauspäivää riipuen siitä, minkä vaihtoehdon olet yleistiedoissa valinnut. Aiemmin merkittyä toimituspäivää Maestro ei kuitenkaan muuta. Voit muuttaa päivämäärää, mutta se ei voi olla aiempi kuin tilauksen kirjauspäivä.
Jos jätät päivämääräkentän tyhjäksi, merkitse Vko-kenttään tilauksen toimitusviikko (viikko/vuosi). Yleistiedoissa voidaan määrittää, mitä viikkoa Maestro ehdottaa - esimerkiksi Toimit.ViikkoEhdotus 1, jolloin Maestro ehdottaa tulevaa viikkoa).
Maksuehto
Maksuehtotiedot haetaan oletuksena toimittajarekisteristä, jos ne on sinne määritelty. Eräpäivä- tai käteisalennustietoja voidaan kuitenkin muuttaa käsin vapaasti.
Valuuttakurssi
Valitse tilauksella käytettävä valuutta ja sen kurssi. EUR-valuutat ovat mahdollisia kaikille, muut valuutat niille, joilla on käytössään valuuttapaketti. Jos tilauksen kirjauspäivän valuuttakurssit on noudettu pankkiliikenteellä tai päivitetty käsin valuuttakurssitaulukkoon, ohjelma käyttää sitä kurssia. Voit muuttaa kurssin halutessasi käsin. Jos kyseiselle päivälle ei ole taulukossa päivitettyä kurssia, saat taulukon ruudulle ja pääset syöttämään päivän kurssin.
Verollisuus
Valitse onko kyseessä Kotimaan Kauppa, EU-Yhteisökauppa, Ulkomaan kauppa vai Kotimaa/Veroton myynti - esimerkiksi myynti Ruotsin laivoille. Kun tilaus ladataan laskuksi, myynit tiliöityvät Tuoteryhmätiedoissa määrittämillesi tileille. EU-Yhteisömyynti, Ulkomaan myynti ja Kotimaa/veroton ovat verotonta myyntiä.
Maestro ehdottaa tämän kentän arvoa sen mukaan, mikä maakoodi laskutusasiakkaalle on merkitty. Jos maakoodi on Suomi, ehdottaa Maestro kotimaan myyntiä. Jos maakoodina on Ahvenanmaa, ehdottaa Maestro kotimaan verotonta myyntiä. Jos maakoodina on jonkin EU-yhteisömaan koodi, ehdottaa Maestro EU-Yhteisömyyntiä. Muissa tapauksissa Maestro ehdottaa ulkomaan myyntiä. Jos maakoodi on FI ja asiakaskortin lisätiedoissa on ALV-varoitus määritetty Kyllä, ohjelma kysyy syötätkö laskun Kotimaan myyntiin vai vaihdatko Rakentamispalvelun ALV-myyntiin.
OvtTilaus
Valitse teetkö tavallisen vai OVT-ostotilauksen. Tämä kenttä on valittavissa vain silloin, kun OVT-tilaukset ovat käytössä.
Tilausvahvistus
Halutaanko toimittajalta tilausvahvistus. Vaihtoehdolla "Kyllä Haluamme" ostotilaukseen tulostuu teksti: "HALUAMME TILAUSVAHVISTUKSEN, JOSTA SELVIÄÄ TOIMITUSAIKA".
Osatoimitus
Hyväksytäänkö osatoimitus silloin, kun samalta toimittajalta tilataan useita tuotteita. Vaihtoehdolla "Emme Hyväksy" ostotilaukselle tulostetaan teksti "EMME HYVÄKSY OSATOIMITUKSIA !".
Varastopaikka
Tämä kenttä on näkyvissä vain, jos olet merkinnyt Yrityksen Perustietojen kenttään Varastopaikat useamman varastopaikan kuin 1. Valitse tähän se paikkakunta, jonka toimipisteeseen ostotilaus toimitetaan.
Syöttörivit
Kun kaikki perustiedot on täytetty, siirrytään seuraavaksi täyttämään syöttörivitiedot, joille aukeaa Perustietojen viereen uusi välilehti Syöttörivit. Voit milloin tahansa palata muuttamaan perustietoja klikkaamalla Perustiedot-välilehteä.
Liikkuminen syöttöriveillä
Syöttöriveillä liikut näppäimistöä käyttäen eteenpäin Enter- tai Tabulaattori -näppäimillä ja taaksepäin Shift+Tabulaattori -näppäimillä. Voit käyttää myös nuolinäppäimiä. Jos painat F9 tai valitset OK muualla kuin rivin alussa, siirtyy kohdistin seuraavan rivin alkuun. Rivin alussa F9 tai OK hyväksyy syöttörivit ja saat näytölle lopetusruudun, jossa valitset haluamasi tulosteet.
Koko tapahtuman voit perua valitsemalla Peruuta. Jos korjaat aiemmin tehtyä tapahtumaa, Peruuta-valinta hylkää tällä kertaa tehdyt muutokset.
Tuotteen hakeminen tilaukselle
Tilauksen päättäminen
Kun kaikki tuotteet on haettu, päätä tilauksen kirjoitus valitsemalla OK. Valitse tämän jälkeen, haluatko tulostaa lähetteen, lähettää sen sähköpostilla eteenpäin, viedä sen kolmannen osapuolen ohjelmaan, vai lopettaa kokonaan.
Tulostaminen
Tilauksen voi tulostaa yksinkertaisessa tilausmuodossa, tai siitä voi tulostaa tarkemman erittelyn. Tilauksen tiedot voi viedä myös Exceliin tai OpenOfficeen. Tilaukselle tulostuu myyjän ja asiakkaan yhteystiedot, viitetiedot, tuotenimike/tuotekoodi, yksikkö, määrä, A-hinta sekä rivikohtainen yhteishinta. Tilauksen alle tulostuvat tarjouksen lopputiedot ja myyjän nimen selvennys. Erittelylle tulostuvat ainoastaan syöttörivien sekä tarjouksen lopputiedot.
Jos et halua tulostaa tilausta tai erittelyä, valitse Lopetetaan.
Tilauksen lähettäminen sähköpostiin
Tilauksen voi lähettää myös sähköpostilla eteenpäin vastaanottajalle. Sähköpostiasetukset määritellään käyttöön valitsemalla Tiedosto/Ostotilaukset/Yleistiedot/Ohjelmakohtaiset tiedot ja valitsemalla välilehti Tulostemuotoilut. Valinnalla Tulostusehdotus määritellään, onko tarjouksen oletustulosteena paperituloste vai sähköpostiin vienti.
Valinnalla Sähköpostilähetys määritellään sähköpostin lähetysasetukset.
Sähköpostin lähetysvalinnat
| Lähetä myöhemmin / Ei ole käytössä | Lähetettävä sähköposti tallentuu lähetystiedostoon. Voit lähettää sen myöhemmin WSEND-apuohjelmalla. Huomioi kuitenkin, että tälle apuohjelmalle on tehtävä pikakuvake itse oman työasemasi työpöydälle. |
| Lähetä heti | Sähköpostia ei tallenneta erikseen lähetystiedostoon, vaan se lähetetään heti käyttäen käyttäjän oletussähköpostiohjelmaa. Maestro käyttää asiakaskortille tallennettua sähköpostiosoitetta. |
| Avaa muokattavaksi | Maestro avaa lähetettävän sähköpostin käyttäjälle muokattavaksi. Näin viestin voi vielä tarkistaa ja muokata ennen lähetystä. Maestro käyttää asiakaskortille tallennettua sähköpostiosoitetta. Jos osoitetta ei löydy, se määritellään käsin. |
| Kysy lähetystapa | Tällä valinnalla voit valita jonkin edellisistä kolmesta vaihtoehdosta, mikäli asiakkaan sähköpostiosoite löytyy asiakaskortilta. Jos sähköpostiosoitetta ei ole tallennettu asiakaskortille, sähköposti avataan muokattavaksi ja osoite määritellään käsin. |
Mikäli asiakaskortin lisätietoriveiltä löytyy useampia sähköpostiosoitteita, kysyy Maestro tilausta tulostettaessa, mihin osoitteeseen haluat sen lähettää.
Kysy lähetystapa-valinnalla lähetyksen valinnat:
Ennen viestin lähettämistä voit vielä muokata vastaanottajatietoja, sähköpostin otsikkoa sekä lisätä liitetiedostoja.
Avainsanat
- Ostotilauksen kirjoitus
- Perustiedot
- Syöttörivit
- TilausNumero
- Vanhan tilauksen lataus
- Toimitusasiakas
- Toimittaja
- Laskuttaja
- Toimitusehto
- Toimitustapa
- Kirjauspäivä
- Toimitusaika
- Maksuehto
- Valuuttakurssi
- Verollisuus
- OvtTilaus
- Tilausvahvistus
- Osatoimitus
- Varastopaikka
- Tulostaminen
- Sähköpostilähetys
- Sähköpostin lähetysvalinnat