Palkanlaskentaprosessi

Palkanlaskenta Maestrossa

• Käy läpi henkilötiedot ja kirjaa tarvittavat muutokset, esimerkiksi
  • uusi verokortti
  • tilinumeron muutos
  • muutokset vakiotapahtumiin (oletuksena palkkanauhalle latautuvat palkkalajit)
  • Täytä myös henkilökortin lisätiedot välilehdillä Henkilökortin lisätiedot, Henkilökortin lisätiedot 2
• Jos käytössäsi on Maestro Matkalaskut, lataa hyväksytyt matkalaskut XML-siirrolla Maestroon. Tarkista ennen matkalaskujen lataamista, onko aineistossa esimerkiksi henkilöitä, joita ei ole vielä perustettu Maestroon siirtotiedostoselauksen kautta.
• Muodosta palkkanauhat - tähän on kolme eri tapaa:
  • Kirjaukset
  • Automaattikirjaukset
  • Palkkaliittymä (maksullinen lisäominaisuus)
• Kirjaa tarvittavat palkkatapahtumat ja tee tarvittavat muutokset muodostettuihin palkkanauhoihin. Jos teet palkkalajiin muutoksia palkkatapahtumien kirjaamisen jälkeen, kyseisen palkkalaji tulee tallentaa uudelleen palkkanauhalle.
• Tarkista kirjatut palkat palkkojen Selaukset-toiminnon raporteilla. 
  • Vinkki: Tallenna säännöllisesti ajettavat raportit on vakioraporteiksi.
• Tulosta palkkalaskelmat palkkojen Tulostus-toiminnolla. 
  • Verkkopalkat on tilattava yritykselle käyttöön Maestron tikettijärjestelmän kautta.
• Siirrä palkat kirjanpitoon, Tulorekisteriin ja pankkiliikenteeseen.
  • Kirjanpitosiirron lisäksi Siirrot kirjanpitoon muodostaa Tulorekisteri-ilmoitusaineiston, mikäli Tulorekisteri-rajapinta on käytössä Maestrossa, sekä siirtää palkat Maestron pankkiliikenteeseen, jos pankkiliikenne on käytössä Maestrossa. Tulorekisteri-ilmoitusaineisto muodostuu, kun käyttäjä hyväksyy sanoman tulorekisteriin. Jos aineistossa ilmenee muodostamisvaiheessa virheitä, kannattaa jättää aineisto hyväksymättä ja palata korjaamaan virheet. Uusi aineisto muodostuu, kun kirjanpitosiirto käynnistetään uudelleen. Siirrossa voidaan myös lähettää Tulorekisteri-ilmoitukset automaattisesti. Mikäli asiakas maksaa itse palkat, hänelle saadaan Maestrosta toimitettua raportti (Maksulistat pankeille) palkkojen maksamista varten.
• Muodosta palkkojen sivukululaskelma ja erillisilmoitus palkkojen Siirrot kirjanpitoon -toiminnolla
  
  • Mikäli Maestron pankkiliikenne on käytössä, työnantajasuoritukset siirtyvät pankkiliikenteeseen joko suoraan sivukululaskelman muodostamisen yhteydessä, tai vasta sitten kun maksukuukauden Omaveroilmoitus on muodostettu.
  • Työnantajasuoritusten maksutiedot muodostuvat myös sivukululaskelman palkkatositteelle, kun Verohallinnon toimittajanumero on annettu palkkojen kirjanpitosiirtojen yleistietoihin.
• Tee tarvittaessa AY-tilitykset. Maestrossa voidaan automaattisesti muodostaa oikeat viitteet henkilöille viitemallien avulla.
• Tee tarvittaessa palkkakulujen ja lomapalkkojen jaksotukset
• Tee tarvittaessa muut raportit asiakkaalle. Säännöllisesti ajettavat raportit on suositeltavaa tallentaa vakioraporteiksi.

 

Palkanlaskentaprosessi Maestrossa

Automaattikirjaus-toiminto

Automaattikirjaus-toiminnolla muodostetaan palkkakirjaukset samalle palkkajaksolle kaikille ei-passiiveille palkansaajille tai valitulle henkilöryhmälle. Kun kirjaukset on muodostettu, niitä voidaan tarkastella ja muokata raportin avulla (ks. kohta Palkkakirjauksen muokkaaminen).

Automaattikirjauksen ohje: https://maestro10.helpdocsonline.com/1318

Kirjaukset -toiminto

Henkilöä voidaan hakea Henkilö-kentässä avaamalla henkilölista Enterillä. Osastokoodi, tulospaikka ja aputulospaikka haetaan henkilökortilta. Maksupäivä ja palkkajakso voivat olla eri kuukausilla. Maestro laskee automaattisesti yleiset työpäivät palkkajaksolta, myös kahdelle kuukaudelle sijoittuvalta palkkajaksolta. Lisätiedot muodostuvat ikkunaan henkilökortin Erikoistoiminnot – Lisätiedot-ikkunasta. Palkkakirjauksen syöttöriveille siirrytään OK:lla.

Syöttöriveille voidaan hakea palkkalajia numerolla ja nimellä sekä ilman hakuehtoa Enterillä. Syöttöriveille latautuvat oletuksena henkilön vakiopalkkalajit henkilökortin Erikoistoiminnot – Vakiotapahtumat-ikkunasta.

Syöttörivien kenttien toimintaa ja näkyvyyttä hallinnoidaan Tiedosto – Asetukset – Palkat – Yleistiedot – Yleiset yleistiedot – Syöttörivipomput-ikkunassa. TUPA-sarake on suositeltavaa jättää näkyviin, sillä siihen tuodaan myös esimerkiksi tieto lomavuodesta, kun Maestrossa maksetaan lomapalkkaa.

Yksityiskohtaiset ohjeet palkkakirjauksesta: https://maestro10.helpdocsonline.com/1413

Palkkakirjauksen pikanäppäimet

• F3 = Poista rivi
• F4 = Kopioi rivi
• F5 = Lisää rivi
• F8 = Erikoistoiminnot (esim. Maksa lomapalkka)
• F9 = Hyväksy palkkanauha

Kommenttirivit ja aikajakso

• !M Palkansaajalle palkkaerittelyllä näkyvä kommentti
• !P Kommentti, joka ei tulostu palkkaerittelylle
• -JAKSO – saadaan muodostettua syöttämällä rivin alkuun miinus ( - ) ja painamalla Enter. Jos kyseessä on poissaolo, JAKSO-rivi vaikuttaa vain yhteen alempaan riviin, ja välissä voi olla kommenttirivi. Muutoin JAKSO-rivin vaikutusalue on alaspäin niin kauan kunnes rivit loppuvat, tai tulee uusi JAKSO-rivi tai !P JAKSO -rivi joka päättää JAKSO-rivin vaikutusalueen.

 

Palkkakirjauksen erikoistoiminnot

Erikoistoimintojen kautta voidaan esimerkiksi luoda korvaava ilmoitus Tulorekisteriä varten ja maksaa lomapalkkaa niin, että lomajaksot päivittyvät heti palkkakirjauksen tallentamisen jälkeen henkilön lomareskontraan.

Erikoistoimintojen yksityiskohtainen ohje: https://maestro10.helpdocsonline.com/1949

Tulorekisteri-korjausten ohje: https://maestro10.helpdocsonline.com/tulorekisteri_virheiden_korjaaminen

Palkkakirjauksen hyväksyminen

Kun palkkakirjaus on valmis, se tallennetaan OK:lla tai F9:llä. Ruudulle avautuu palkkalaskelman yhteenvetoikkuna, josta nähdään jakson tulot ja pidätykset sekä työpäivät, työnkaltaiset päivät ja työtunnit.

Palkkakirjauksen muokkaaminen

Palkkakirjaus on helposti muokattavissa siihen asti, kunnes se on siirretty kirjanpitoon. Tallennetulle palkkakirjaukselle voidaan siirtyä kahdella tavalla. Jos muutat palkkalajin tietoja kirjaamisen jälkeen (esim. vaihdat palkkalajin tulolajia), palkkalaji täytyy tallentaa uudelleen palkkakirjaukseen, jotta tieto päivittyy.

1. Palkat – Kirjaukset – siirrytään ESC:llä Tapahtumanumero-kenttään ja syötetään kirjauksen numero – siirrytään tabulaattorilla Henkilö-kenttään ja OK:lla syöttöriveille
2. Ajetaan ruudulle palkkalista Selaukset – Kipiin siirtämättömät-raportti

Raportilla kaksoisklikataan muokattavan palkkakirjauksen riviä.

Klikataan palkkaerittelyä hiiren kakkospainikkeella ja valitaan Perustietojen korjaus.

 

Palkkakirjauksen poistaminen

Viimeisin tallennettu palkkakirjaus voidaan poistaa avaamalla Palkat – Kirjaukset, siirtymällä ESC-näppäimellä Tapahtumanumero-kenttään, muuttamalla tapahtumanumero yhtä pienemmäksi, siirtymällä Henkilö-kenttään ja painamalla F3 ja OK.

Huom! Tämä ei poista palkkakirjausta kirjanpidosta eikä Tulorekisteristä. Kirjanpidosta tosite poistetaan Kirjanpito – Vientien kirjaus – 5 = Palkkalaskenta -toiminnon kautta vastaavalla tavalla: Siirrytään edelliseen tositenumeroon ja päivämääräkentässä painetaan F3. Tulorekisteri-ilmoitusten korjaamisohje: https://maestro10.helpdocsonline.com/tulorekisteri_virheiden_korjaaminen

 

Palkkojen tarkistuslistat

Palkat – Selaukset – Jakson palkat tai Kipiin siirtämättömät
Raporttien aikavälirajaus on palkkakirjausten maksupäivän mukaan. Tulostemuotoilut-välilehdeltä voidaan valita oletusraportti, esimerkiksi Palkkalista. Selaustyyppi-vaihtoehdolla vaikutetaan siihen, avataanko raportti Maestron ikkunaan vai laskentataulukkoon. Selaustaulukko on Maestron ruudulle avautuva laskentataulukkotyyppinen tuloste, jossa on esimerkiksi suodatustoimintoja.

Jos haluat tallentaa raportista vakioraportin, aja raportti ensin Maestrossa ja valitse seuraavaksi Selaukset – Taltioi vakioraportti. Yleinen vakioraportti näkyy kaikille Maestro-käyttäjille tässä yrityksessä, henkilökohtainen vain sille käyttäjälle, joka raportin on tallentanut. Vakioraportit ovat ajettavissa Palkat – Vakioraportit-toiminnon kautta.

 

Palkkalaskelmien tulostaminen

Palkat – Tulostukset – Yleistiedot-ikkunassa määritellään palkkalaskelman sisältö. Jos verkkopalkat on tilattu yritykselle Maestron kautta käyttöön, tulostustapa on Verkkopalkka (Ropo) tai Verkkopalkka / eKirje (Ropo)

Henkilökortin Lisätiedot-välilehdellä määritellään, tulostuuko henkilölle verkkopalkkalaskelma (oletuksena K = Kyllä) ja palkkalaskelman kieli (oletuksena Suomi).

Palkkalaskelmat tulostetaan Palkat – Tulostukset – Tulostamattomat-toiminnolla. Ne voidaan tulostaa uudelleen Uusintatulostukset-toiminnolla. Myös tulostettavat palkkalaskelmat rajataan maksupäivän perusteella, mutta muitakin rajauksia on mahdollista antaa.

Ropon kautta lähetettävät verkkopalkkalaskelmat ja paperilaskelmat (Ropon tulostuspalvelu) tulostetaan valinnalla Verkkopalkka/eKirje. Paperilaskelmat tulostetaan valinnalla Paperituloste. PDF-laskelmat tallennetaan valinnalla PDF-tallennus. Jos ainoastaan verkkopalkat toimitetaan Ropon kautta, mutta paperilaskelmia ei, tulostetaan nämä erikseen valinnoilla Paperituloste/PDF-tallennus ja Verkkopalkka.

Kun palkkalaskelmia tulostetaan Ropolle lähetettäväksi, tulostus muodostaa verkkopalkka-aineiston.
Aineisto lähetetään Palkat – Verkkopalkkojen lähetys -toiminnolla.

Tarvittaessa laskelmat voidaan poistaa lähetyksestä Tyhjennä lista -valinnalla.

Siirrot kirjanpitoon

Palkkojen kirjanpitosiirron yhteydessä

• muodostetaan Tulorekisteri-ilmoitusaineisto
• lähetetään Tulorekisteri-ilmoitukset, jos käytössä on automaattinen lähetystapa
• siirretään palkat kirjanpitoon
• siirretään palkat pankkiliikenteen maksuaineistoon, jos käytössä on Maestron pankkiliikenne

Käynnistä kirjanpitosiirto maksupäivältä tai koko kuukaudelta Palkat – Siirrot kirjanpitoon – Siirrot kirjanpitoon -ikkunassa.

Tulorekisteri-ilmoitukset

Kun Tulorekisteri-ilmoitusaineistoa muodostetaan, ilmoitetaan mahdollisista validointivirheistä muodostusvaiheessa. Jos ilmoituksilla on validointivirheitä, aineistoa ei kannata lähettää Tulorekisteriin, vaan kannattaa palata korjaamaan virheet. Virheiden korjaaminen on työläämpää, jos ilmoitus ehditään lähettää Tulorekisteriin.

Selaimeen avautuu tarkasteltavaksi ilmoituksen sisältö. Ilmoitukset yhdistellään palkkajaksoittain ja maksupäivittäin. Tulorekisteri-aineisto muodostuu ja kirjanpitosiirto tapahtuu vasta, kun alla olevaan ikkunaan vastataan Kyllä (siihen asti palkkalaskelmia voidaan korjata ja aloittaa siirto uudelleen).

Huom! Jos et aio lähettää palkkakirjauksesta Maestrosta ilmoitusta Tulorekisteriin, avaa Selaukset – Kipiin siirtämättömät -raportilta kyseinen palkkaerittely (kuten ohjeen kohdassa Palkkakirjauksen muokkaaminen s. 5) ja valitse hiiren kakkospainikkeella Suoritustietojen korjaus – Tulorekisteri: Ei lähetetä.

Kun kuvan ilmoitukseen on vastattu Kyllä, palkat siirtyvät kirjanpitoon ja pankkiliikenteeseen sekä Tulorekisteriin, jos automaattinen lähetystapa on käytössä. Jos automaattinen lähetystapa ei ole käytössä, lähetetään ilmoitukset Tulorekisteri – Aineistojen lähetys -ikkunasta. Tämän jälkeen noudetaan palautteet Tulorekisteri – Palautteiden nouto -ikkunasta. Jos ilmoituksia on hylätty, se ilmenee palautteista, kuten myös hylkäyksen syy.

Tulorekisteri-ilmoitusten lähetystapa määritellään Tulorekisteri – Yleistiedot-ikkunassa. Validointitiedot, lähetystiedot ja palautteet ovat myös jälkikäteen luettavissa Tulorekisteri – Siirtolokin selaus -toiminnon kautta.

Palkkojen maksaminen Maestron pankkiliikenteessä

Palkat voivat siirtyä kotimaan maksuaineistoon tai palkkojen maksuaineistoon. Tähän vaikuttaa Tiedosto – Pankkiliikenne – Rekisterit – Yleistiedot – Palkkojen maksutapa.

Valitaan oikea maksuaineisto Pankkiliikenne – Maksujen valmistelut alta.

Maksuerän muodostaminen alkaa Muodosta-toiminnolla. Poista-toiminnolla voidaan poistaa maksuja ja Muokkaa-toiminnolla muokata maksujen sisältöä.

Muodosta-toiminnon jälkeen valitaan pankkitili, jolta palkat maksetaan sekä maksupäivä. Suositeltavaa on laittaa maksupäiväksi palkkapäivää edeltävä pankkipäivä.

Jos palkat maksetaan Palkkojen maksuaineistona, niin SEPA-toistuvaissuorituksissa ilmaistaan eräpäivä - eli maksajan veloituspäivä. Varat hyvitetään saajille eräpäivää seuraavan pankkipäivän aamuna riippumatta siitä, missä kotimaan rahalaitoksessa saajan tili on. Jos toistuvaissuorituksissa maksajan antama eräpäivä on muu kuin pankkipäivä, esimerkiksi lauantai, maksuerä hylätään.

Maksut voidaan joko valita manuaalisesti klikkaamalla (Merkitään käsin) tai maksupäiväväliltä (Minimi/maksimipäivällä). Maksuerään mukaan valituissa maksuissa on toisiksi viimeisessä sarakkeessa VAL-maininta. Tämän jälkeen valitaan Muodosta.

Jos maksut halutaan tarkastaa, ne löytyvät ikkunan Tila – Lähetykseen valitut maksut kautta.

Maksuerä lähetetään Pankkiliikenne – Yhteydet pankkeihin -toiminnolla. Toiminnossa valitaan pankki, jonka tililtä maksut valittiin veloitettavaksi, maksuaineisto (SEPA-maksut ja/tai Palkkojen maksut) – OK – Yhteys pankkiin – OK.

Huom! Ulosottotilitykset siirtyvät automaattisesti kotimaan maksuaineistoon (SEPA-maksuaineistoon). Muodosta niistä maksuerä erikseen, jos palkat muodostettiin palkkojen maksuaineiston kautta.

Maksulista asiakkaalle

Jos asiakas maksaa palkat itse, maksulista palkoista ja ulosotoista saadaan Palkat – Raportit – Maksulistat pankeille -toiminnolla.

Sivukululaskelma ja erillisilmoitus

Kun kaikki kuukauden palkat on siirretty kirjanpitoon, Maestro kysyy, muodostetaanko sivukululaskelma. Jos kysymykseen vastataan Ei, sivukululaskelma palataan tekemään käynnistämällä palkkojen kirjanpitosiirto uudelleen myöhemmin.

Sivukululaskelman sisältöä voidaan tarkastella valitsemalla yllä olevassa ikkunassa Enter tai OK ja silti perua sivukululaskelman muodostaminen seuraavassa vaiheessa.

Kun sivukululaskelma muodostetaan, siitä avautuu selaimeen erillisilmoitus tarkistettavaksi kuten palkkailmoituksistakin. Sivukululaskelma siirtyy kirjanpitoon ja Tulorekisteriin, kun erillisilmoituksen sanoma hyväksytään.

Kun sanoma hyväksytään, erillisilmoitus lähetetään Tulorekisteriin, jos automaattinen lähetystapa on käytössä. Muussa tapauksessa se lähetetään Tulorekisteriin Tulorekisteri – Aineistojen lähetys -ikkunassa ja siitä noudetaan palaute Tulorekisteri – Palautteiden nouto -ikkunassa.

Huom! Mikäli sanomaa ei hyväksytä, sivukululaskelma muodostuu palkanlaskentaan ja kirjanpitoon, mutta erillisilmoitusta ei muodostu lähetettäväksi tulorekisteriin.

Sairausvakuutusmaksun vähennykset

Sairausvakuutusmaksun vähennykset syötetään ennen sivukululaskelman muodostamista Palkat – Verotoiminnot – Sairausvakuutusvähennykset-ikkunaan euromääräisenä yhteissummana.

Ei palkanmaksua -ilmoitus tai ei sairausvakuutusmaksun alaisia palkkoja

Katso ohje erillisilmoitukseen täältä: Erillisilmoitus: Ei palkanmaksua                       

Työnantajasuoritusten maksaminen

Työnantajasuoritukset siirtyvät Maestron pankkiliikenteeseen joko suoraan sivukululaskelman muodostamisen yhteydessä tai vasta sitten, kun niiden eräpäivää koskeva Omaveroilmoitus muodostetaan Maestrosta. Tähän vaikuttaa Palkat – Siirrot kirjanpitoon – Yleistiedot – SK-L:Pankkimaksu-kentän asetus. Ikkunan ohje: https://maestro10.helpdocsonline.com/1316

Ay-tilitykset

Ay-tilitykset voidaan ajaa raportille ja Maestron pankkiliikenteeseen Palkat – Tilitykset – Ay-tilitykset-toiminnolla. Eräpäivä määritellään Palkat – Tilitykset – Yleistiedot-ikkunassa. Ay-viitteen rakennetta määritellään ay-liiton tiedoissa Tiedosto – Palkat – Yleistiedot – Ay-liitot-ikkunan kautta. Viiterakenteiden ohje: https://maestro10.helpdocsonline.com/1405