Ropo 24 Maestroon

Ropo 24 Maestroon Ropo 24 käyttöönotto

Ropo Capitalin uusin myyntilaskujen välityspalvelu on nimeltään Ropo 24. Ropo 24 -palvelu mahdollistaa semanttisen laskumuodon Finvoice 3.0 lähettämisen. Palvelun käyttöönotto tehdään yhteistyössä Maestron kanssa. 

Käyttöönottolomakkeen voi lähettää suoraan Maestron käyttöliittymästä tai erillisellä tikettijärjestelmämme tilauslomakkeella. Tikettijärjestelmään päästään suoraan Maestrosta Ohje/Tuki tai osoitteesta asiakastuki.maestro.fi. Suosittelemme käyttämään tikettijärjestelmän tilauslomakepohjaa Ropo24 myyntilaskupalvelu, mikäli ette ole varmoja, voitteko lähettää suoraan Maestron käyttöliittymästä käyttöönottolomakkeen salattuna. Tämä vaatii sähköpostiasetusten määrittelyn Maestrossa. Jos täytät tilauslomakkeen tikettijärjestelmässämme, siirry ohjeessa kohtaan Yleistietojen päivitys.



Ropo 24 -palvelu on yrityskohtainen, ja se tilataan erikseen jokaiselle firmalle. Ropo 24 -palvelu tilataan suoraan Ropo Capitalilta, ja on asiakkaan ja Ropon välinen sopimus. Sopimuksen myötä asiakas saa käyttöönsä oman Ropo 24 -verkkopalvelulinjan, ja myyntilaskujen välityksen tuki siirtyy Ropo Capitalille.

Ennen Maestron käyttöliittymän käyttöönottolomakkeen lähettämistä

Jos käyttöönottolomake halutaan lähettää Maestron käyttöliittymästä, vaatii lähetys yrityksen/henkilökohtaisen  Sähköpostilähetyksen asetusten kirjaamisen Maestroon. Valitse Rekisterit/Perusrekisterit/Viestiasetukset/Yleistiedot.

 

Käyttöönottolomake lähetetään viestiasetuksiin kirjattavasta sähköpostiosoitteesta. Lähetys käyttää sähköpostilaatikolle määritettyjä asetuksia. Käyttöönottolomake lähetetään eteenpäin salattuna osoitteisiin tuki@maestro.fi ja myynti@ropocapital.fi Tarkemmat ohjeet löydät Viestiasetuksista. 

Sähköinen laskutus -valikko

Ropo24 käyttöönottolomake

Käyttöliittymän lomake löytyy valinnalla Integraatiot/Sähköinen laskutus/Ropo24 käyttöönotto. Käyttöönottolomakkeella lisätietoa löydät Info- valintojen takaa.

 

Lomakkeella tilataan käyttöön Ropon myyntilaskupalvelut, jotka sisältävät sähköisten laskujen välityksen liitteineen, sekä kirjelaskujen lähetyksen Economy-luokassa. Voit valita kahdesta vaihtoehdosta:

• Myyntilaskujen välityspalvelu, jonka yhteydessä avataan myös mahdollisuus Ropon muistutus- ja perintäpalveluiden käyttämiseen toimeksiantoperiaatteella.
• Myyntilaskun elinkaaripalvelu, joka sisältää laskujen lähetyksen lisäksi maksuvalvonnan sekä automaattisen muistutus- ja perintäpalvelun. Lisätietoja muistutus- ja perintäpalveluista saat Ropo Capitalilta.
• Myyntilaskujen liitteet, Ropo 24 -palveluun on mahdollista saada myös liitteiden välitys. Liite-ominaisuus vaatii ohjelmaan muutoksia. Jos liitteet ei ole jo käytössä, olen yhteydessä asiakaspalveluumme tuki@maestro.fi. Liite-palvelu on erikseen veloitettava palvelu, jonka hinnat voimassa olevan hinnaston mukaan.

Yrityksen tiedot

Yrityksen tiedot kirjautuvat automaattisesti Yrityksen perustiedoista. Mikäli tiedot ovat väärin tai puutteelliset, muokkaa tietoja Täydennä yrityksen perustietoja -linkin kautta. Tietojen täydennys tallentaa tiedot Yrityksen perustietoihin ja tilauslomakkeelle. 

Yrityksen tiedot kirjautuvat käyttöliittymän käyttöönottolomakkeelle automaattisesti Yrityksen perustiedoista. Mikäli tiedot ovat väärin tai puutteelliset, muokkaa tietoja Täydennä yrityksen perustietoja -linkin kautta. Tietojen täydennys tallentaa tiedot Yrityksen perustietoihin ja tilauslomakkeelle. Pankkitili on oltava kirjattuna Yrityksen perustiedoissa kohtaan Viivakoodin pankkitili.

Sähköpostiosoite käyttöönottolomakkeelle määritetään Sähköinen laskutuksen Yleistietojen päivityksessä kohdassa Sähköposti. Mikäli sähköpostia ei ole määritetty, muokkaa tietoja Täydennä sähköisen laskutuksen yleistietoja -linkin kautta. Tämä sähköpostiosoite tulee näkyviin laskuille.

Kaikki Yrityksen tiedot ovat pakollisia. Jos tilaat palvelun erillisellä Word-tilauslomakkeella, voit hakea tiedot Yrityksen perustiedoista ja samalla tarkistaa niiden oikeellisuuden.

Ropo 24 -palvelun pääkäyttäjä

Ropo 24 -palvelun pääkäyttäjä on pakollinen tieto. Ropo 24 -käyttäjän vastuulla on huolehtia yrityksen laskujen sekä huomautus- ja perintätoimeksiantojen hallinnasta, uusien käyttäjien perustamisesta sekä tarvittavien asetusmuutosten tekemisestä. Ropo Capital luo tälle käyttäjälle tunnuksen Ropo 24 -palveluun käyttöönoton yhteydessä. Tunnuksen saanut käyttäjä voi luoda lisää tunnuksia palveluun niitä tarvitseville. Tunnukset ovat henkilökohtaisia. Tunnus tarvitaan laskutuksen päivittäisistä asioista vastaavalle henkilöille kuten sähköisten laskujen virheiden korjauksesta, laskujen uudelleen lähetyksistä ja huomautustoimeksiannoista. Tunnus kannattaa tilata kirjanpitäjälle vain silloin, kun hän vastaa laskutuksen hoitamisesta käytännössä.

Sopimuksen hyväksyjä

Sopimuksen hyväksyjä on yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, jonka tulee tehdä Ropo 24 -palvelusopimuksen sähköinen hyväksyntä. Ropo Capital lähettää sähköpostitse kaksi eri linkkiä: Toisen linkin kautta hyväksytään sähköisesti omilla verkkopankkitunnuksilla Ropo 24 -palvelun sopimus. Hyväksyjä voi olla sama tai eri henkilö, kuin palvelun käyttäjä. Henkilön ei välttämättä tarvitse olla Maestron käyttäjä. Toisen linkin kautta vastataan rahanpesulain vaatiimiin tietoihin. Kun sopimus on hyväksytty ja rahanpesulain vaatimat tiedot on täydennetty, Ropo lähettää rajapintatunnukset sähköpostitse sopimuksen yhteyshenkilölle tai erikseen määritellylle rajapintatunnusten vastaanottajalle.

Yhteyshenkilö Ropo 24 -palvelulle

Yhteyshenkilö Ropolle on ensisijainen kontakti Ropolta esitettäviin mahdollisiin kysymyksiin ja tarkistuksiin. Yhteyshenkilö saa myös Ropon yleiset tiedotteet, laskujen virheilmoitukset sekä muut yrityksen laskuja koskevat tiedot ja kyselyt. Yhteyshenkilö voi olla sama tai eri henkilö kuin Ropo 24 -palvelun käyttäjä. Jos yhteyshenkilö on eri kuin Ropo 24 -palvelun käyttäjä, käyttäjän voi luoda Ropo 24 -käyttäjätunnuksen yhteyshenkilölle Ropo 24 -palvelussa.

Ropo 24 käyttöönottolomakkeen tiedot välitetään suoraan Ropo Capitalille ja Maestron tukeen. Sopimuksen hyväksymisen ja palveluiden avaamisen jälkeen Ropo Capital välittää Ropo 24-palvelun yhteyshenkilölle palvelun avaamiseen vaadittavat Api-avaimet ja lisäksi Maestrolta toiset tunnukset. Ropolta saadut Api-avaimet ja Maestrolta saadut käyttäjätunnus ja salasana kirjataan Sähköisen laskutuksen yleistietojen Ropo 24-välilehdelle.

Tunnusten määrittelyn jälkeen palvelu on käytettävissä.

Ropon rajapintatunnusten vastaanottajan sähköpostiosoite

Tähän voi kirjata muista käyttäjätiedoista poikkeavan sähköpostiosoitteen, johon Maestro ja Ropo toimittaa palvelun avaukseen tarvittavat rajapintatunnukset ja salasanat.

Lisätiedot

Kenttä on vapaa tekstikenttä, johon voi kirjata käyttöönottoon liittyviä lisähuomioita tai esimerkiksi mahdollisen toisen sopimuksen hyväksyjän tiedot.

Yleistietojen päivitys

Yleistiedot-välilehti

 

 

• Lähetyshakemisto: \KIPI\ELASKU\LAHTEVAT\
• Verkkolaskuosoite: 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa
• Välittäjäntunnus: 003714377140 (Ropo Capitalin välittäjäntunnus)
• Jälkikäsittelyhakemisto: \KIPI\ELASKU\LAHTEVAT\LIITTEET\ (viimeinen kenoviiva jätetään kirjaamatta, muodostuu itsekseen)
• Verkkolaskutyyppi: Finvoice – Ropo 24
• Finvoice versio: 3.0
  • Tämä määritys määrittää Oletus -version verkkolaskuosoitteistolle.
  • Lisäksi on tarkistettava verkkolaskuosoitteistosta, että kaikilla asiakkailla on käytössä Finvoicen versio Oletus tai 3.0. Sähköinen laskutus/Verkkolaskuosoitteet/Yritykset/Päivitys F2/Finvoicen versio
  • Finvoice 3.0 ei välttämättä kaikilla vastaanottajilla käytössä, mutta Finvoice versio voi silti olla verkkolaskuosoitteistossa oletus tai 3.0.. Ropo muuntaa sanoman vastaanottajan välittäjän tukeman version mukaiseksi.

Tarkempi ohje Yleistiedot-välilehdestä löytyy täältä.

Kenttämäärittelyt-välilehti

Tällä välilehdellä määritetään missä sanoman kentissä Viite-, Merkki- ja Tilauksenne -kenttien tiedot kulkevat Finvoice 3.0 -sanomalla. Ropo 24 -laskussa määritykset on oltava seuraavasti, jos tietojen halutaan  kulkevan sähköisellä laskulla. Ropo24 -laskupohjalla tiedot näkyvät kentissä Viitteenne, Viitteemme ja Tilausnumero.

 

• Viitteenne (Viitteenne) = BuyerReferenceIdentifier
• Merkki (Viitteemme) = SellerReferenceIdentirier
• Tilauksenne (Tilausnumero) = OrderIdentirier

Tarkempi ohje Kenttämäärittelyistä löytyy täältä.

Ropo 24-välilehti

 

Tällä välilehdellä määritetään Ropo 24 -palvelun tarvitsemat käyttäjätiedot, joilla palvelu otetaan käyttöön. Välilehden kentät aktivoituvat vasta, kun verkkolaskutyypiksi on vaihdettu Finvoice – Ropo 24.

• Käyttäjätunnus ja Salasana luodaan Maestron toimesta Ropo rajapintaan. Maestro toimittaa nämä sähköpostitse käyttöönottolomakkeeseen määritetyn käyttäjän tai erillisen rajapintatunnusten vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen. Käyttäjä lisää tunnukset välilehdelle.
• API avain (GUID) muodostuu ohjelmallisesti automaattisesti. Tätä ei syötetä itse, vaan muodostuu automaattisesti.
• Asiakasnumero (CID) ja Apitunnus (API) ovat tunnukset Ropon palveluun. Ropo Capital toimittaa nämä sähköpostitse käyttöönottolomakkeeseen määritetyn käyttäjän tai erillisen rajapintatunnusten vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen. Käyttäjä lisää tunnukset välilehdelle.
• Päivitä Ropo24 palvelun asetukset-painike aktivoi kirjatut tunnukset Maestron rajapinnassa. Painikkeen painamisen jälkeen linja on käyttökunnossa.
• Erälähetys: Valinnalla määritellään, muodostetaanko lähetettävät laskut eräajossa yhteen tiedostoon vai kaikki laskut eri tiedoistoihin. Jos tulostettavia laskuja on paljon, on Kaikki samalla nopeampi vaihtoehto.

Tapahtumalokin selaus

Siirtoloki on päiväkirjamuotoinen selaus, johon ohjelma rekisteröi mitä aineistoa on siirretty yrityksestä. Lokille rekisteröityvät myös siirroissa mahdollisesti olleet häiriöt. Ohjelma rekisteröi siirtolokiin myös siirtojen ajankohdan. Tältä selaukselta näkee helposti kaikki valitulta ajanjaksolta Kaikki tapahtumat, Vain virheelliset tapahtumat tai Yhteenvedon siirretyistä laskuista.

 

Finvoice 3 / Myyntipakkaukset

Täällä kerrotaan missä muodossa myyntipakkauksien merkinnät kulkevat laskusanomassa. Esimerkiksi MYPA = LTK / QTY = BOX. Finvoice 3.0 sanoma vaatii myyntipakkauksille kansainvälisen koodin. Maestrossa myyntipakkaus on avoin kenttä. Jos muita myyntipakkauksia on otettu käyttöön, myyntipakkausta vastaavan koodi saa Maestron asiakaspalvelusta.

Päivitä yleisimmät myyntipakkaukset ohjelmaan ensimmäisellä käyttökerralla valinnalla Luo yksiköt. Painike jää aktiiviseksi, ja listan voi myöhemminkin päivittää. Jos listalle on lisätty muita käytössä olevia myyntipakkauksia, korvaa painikkeen painaminen muut kirjaukset. Listalle voi lisätä myyntipakkauksia, ja poistaa niitä F3-näppäimellä.

• H = HUR (hour)
• KG = KGM (kilogram)
• KK = MON (month)
• KPL = NAR (number of articles)
• LAVA = XPB (Pallet)
• LTK = XBX (box)
• M = MTR (metre)
• PKT = XPK (package)
• PV = DAY (day)
• TN = TNE (tonne (metric ton))

 

Pääryhmien palvelutuotteet

Tällä valinnalla määritetään sähköiselle sanomalle vietävä koodi alv 0% -palvelutuotteille.

• TUOR = tuotepääryhmä
• T/P = T = Tuote, P = Palvelu

Yhden tai tarvittaessa useamman pääryhmän alle saa kuulua vain 0-verokantaiset palvelut, ja nämä päätuoteryhmät täytyy kirjata tähän valikkoon - esimerkiksi TUOR = C , T/P = P (kyseessä C päätuoteryhmä ja palvelu alv 0%).

 

Ropo 24-loki

Näyttää tiedonsiirtoraporttina laskujen välityksen lokin ja mahdolliset virheilmoitukset. Lokilta näkyy, mitkä laskut ovat menneet perille Ropo 24 -palveluun ja mitkä ovat jääneet virheeseen eli ovat edelleen lähettämättä. 

• Virheelliset sanomat löytyy lokilta merkittynä lainausmerkeillä "…"
• Tältä lokilta ei näe, jos laskun vastaanottajan verkkolaskutustiedoissa on ollut puutteita, vaan Ropo ilmoittaa näistä Ropo24 -palvelun käyttäjälle sähköpostitse.
• Esimerkiksi virhe "Address not set" tarkoittaa, että asiakaskortilta puuttuu asiakkaan postiosoite.

 

Uudet ominaisuudet, kun käytössä on Ropo 24 Myyntilaskujen loppuruutu

Ropo 24 -käyttöönoton myötä laskun kirjauksen loppuruudulle aktivoituu kenttä Sähköinen lasku, joka on käytössä vain Ropo 24 -palvelun yhteydessä. Laskutuloste -kentän arvot koskevat jatkossa vain paperitulosteita.

 

Maksutapa

• Kaikki käytössä olevat maksutavat.
• Sähköisenä Ropo 24 -palveluun lähetetään vain yritysten väliset laskut.
• Kuluttajan e-laskujen ja suoramaksujen välitys ei tällä hetkellä ole käytettävissä Ropo 24 -palvelussa Maestron kautta.

Laskutuloste

• Kun Ropo 24-palvelu on käytössä, tämä kenttä koskee vain paperitulosteita.
• Normaalisääntönä lasku tulostetaan paperille, jos sähköisen laskutuksen yleistiedoissa on Tulostusehdotus: Normaali laskutulostus
• Paperille - Lasku tulostetaan paperille
• Ei - Jos ei haluta erikseen tulostaa paperitulostetta. Ei vaikuta sähköisen laskun muodostumiseen.

Tulostettu

• Kentän arvo kertoo, onko lasku tulostettu paperisena tai sähköisenä vai ei lainkaan.
• Ei ole tulostettu - Kaikki tapahtumat ovat aluksi ei tulostettu. Eroajon yhteydessä kenttä jää Ei tulostettu-tilaan, kunnes laskut on tulostettu Laskujen tulostuksen kautta.
• On tulostettu - Kun tapahtumat on tulostettu joko suoratulostuksena tai erätulostuksen kautta

Sähköinen lasku

• Uusi kenttä Ropo 24 -palvelun käyttöönoton jälkeen.
• Eräajo - Laskusta ei muodostu heti sähköistä sanomaa, lähetys tehdään Laskujen tulostuksen kautta.
• Suora lähetys - Lasku muodostuu heti laskun päättämisen yhteydessä.
• Ei - Sähköistä laskusanomaa ei muodosteta ollenkaan.

Ropo 24 -palveluun laskut siirtyvät heti tulostuksen jälkeen. Laskun tulostuksen jälkeen laskua ei voi enää muokata, ja laskun loppuruudun tulostukseen liittyvät kentät lukkiutuvat.

Myynnin kirjauksessa laskun tilan pikanäyttö

 

• Sanomaa ei ole lähetetty
  • Laskua ei ole lähetetty Ropo 24 -palveluun, mutta se on määritetty tulostettavaksi Eräajossa.
  • Laskun eräajo tulostus tapahtuu Laskun tulostus -valikon kautta.
• Lähetetty (käsittelyssä)
  • Lasku on muodostettu, mutta sanoma ei ole vielä mennyt perille Ropolle.
• Lähetetty/Ropo24:ssa
  • Lasku on muodostettu ja sanoma on saapunut perille Ropolle.
• Lähetetty/Lasku virhetilassa
  • Lasku on muodostettu, mutta laskun lähetyksessä on tapahtunut virhe, eikä lasku ole mennyt perille Ropolle.
  • Virhe voi johtua esimerkiksi siitä, että asiakaskortilta puuttuu postiosoite tai jokin muu Ropon vaatima tieto on virheellinen. Virheen tiedon voi tarkistaa Ropo 24 lokilta Integraatiot – Sähköinen laskutus – Ropo 24 loki
• Virhekoodi:
  • Kun laskun tila on "Lähetetty/Lasku virhetilassa", kirjautuu pikanäytölle virhekoodi.
  • Virhekoodi kertoo numeraalisen ja tekstimuotoisen ilmoituksen virheen syystä.
  • Mikäli virheen tietona on virhekoodi 000 voi virheen syyn tarkistaa Ropo 24 lokilta Integraatiot – Sähköinen laskutus – Ropo 24 loki
• Lähetysaika:
  • Laskun tulostusaika päivämäärä ja kellonaika (esim. 0937 = 09:37).

 

Sähköisten laskujen lähetystietojen selaus

Laskun selausikkunassa näkyy kenttä Ropo 24, kun Ropo24 -palvelu on käytössä ja laskun tulostustapana Sähköinen lasku.  Kentän arvo muuttuu riippuen siitä, missä tilassa laskun lähetys on.

 

Reskontraselauksiin ja Syöttörivitilastoihin on ReskuRajaukset -välilehdelle lisätty kaksi uutta kenttää, joilla voidaan hakea ja rajata Ropo 24 -laskut. ReskuRajauksella voit hakea joko kaikki Ropo 24 -laskut tai rajata selausta laskun tilan mukaan.

 

• Operaattori:
  • Vaihtoehdot: Atkos, Finvoice – Pankit, Finvoice – Itella, Ropo Capital (vanhempi linja) ja Ropo24.
  • Tällä rajauksella voit hakea selaukselle eri verkkolaskutyypeillä lähetetyt sähköiset laskut.
  • Ropo24 -arvolla saat selaukselle kaikki Ropo24 palveluun välitetyt laskut.

 

• Laskun Tila:
  • Muodostettu eräajoon: Lasku on valmis ja määritetty sanoma muodostuvaksi eräajossa eli Laskujen tulostuksen kautta erätulostuksena, mutta sanomaa ei ole vielä välitetty Ropolle.
    • Näkyy selauksella tiedolla Ropo 24: Sanomaa ei ole lähetetty.
  • Lähetetty (käsittelyssä): Lasku on muodostettu, mutta sanoma ei ole vielä mennyt perille Ropolle.
    • Näkyy selauksella tiedolla Ropo 24: Sanomaa ei ole lähetetty
  • Lähetetty: Lasku on muodostettu ja sanoma on saapunut perille Ropolle.
    • Näkyy selauksella tiedolla Ropo24: Lähetetty/Ropo24:ssa
  • Lähetetty(virhe): Lasku on muodostettu, mutta lasku ei ole mennyt perille Ropolle virheen vuoksi.
    • Näkyy selauksella tiedolla Ropo24: Lähetetty/Laske virhetilassa (suluissa virhekoodi ja mahdollinen selitys)
    • Virhe voi johtua esim. siitä, että asiakaskortilta puuttuu postiosoite tai jokin muu Ropon vaatima tieto on virheellinen. Virheen tiedon voi tarkistaa Ropo 24 lokilta Integraatiot – Sähköinen laskutus – Ropo 24 loki
  • Ei muodostettu: Laskua ei ole muodostettu sähköisenä.
    • Näkyy selauksella tiedolla Ropo 24: Sanomaa ei ole lähetetty

 

Virheeseen jääneistä laskuista kannattaa tallentaa vakioraportti, jonka avulla näkee helposti mitkä laskut täytyy korjata ja lähettää uudestaan. Vakioraportin tallentamisen ohje löytyy täältä.

 

Sähköisten laskujen tulostus Asetukset

Tarkista ensin tulostukseen vaikuttavat asetukset. Valitse Integraatiot/Sähköinen laskutus/Yleistietojen päivitys/Tulostusehdotus

• Oletusmääritys sähköiselle laskulle: Ehdoteta sähköistä laskua
• Oletusmääritys paperilaskulle: Normaali laskutulostus

Jos halutaan oletuksena paperituloste kaikille, voidaan asiakaskohtaisesti asiakaskortin Lisätiedot-välilehdellä valita asiakaskohtainen Tulostustapa: Sähköinen lasku. Valitse Myyntilaskut/Yleistiedot/Ohjelmakohtaiset tiedot/Laskujen yleistiedot/Laskun tulostustapa

• Erätulostus -valinnalla tulostat kaikki tulostamattomat laskut laskujen tulostustoiminnolla.
• Suoratulostus -valinnalla laskun hyväksyttyäsi Maestro kysyy: "Tulostetaanko lasku?".
• Ei tulosteta! -valinnalla laskut merkitään suoraan tulostetuiksi, eikä niitä tarvitse enää tulostaa. Tämä on hyvä vaihtoehto tilitoimistokäytössä, kun asiakas on jo tulostanut laskut ja tilitoimisto hoitaa ainoastaan reskontran.
• Lasku eränä -valinta toimii käteismyynnin (käteiskuitti, pankkikortti yms.) osalta kuten valinta "Suoratulostus", mutta varsinaiset laskut/ hyvityslaskut jäävät odottamaan erätulostusta. Myymäläjärjestelmissäkin tämä on sopiva vaihtoehto silloin, kun laskut postitetaan asiakkaille.

Laskun kirjaus

Sähköinen lasku muodostetaan aivan kuten normaali laskukin. Laskun loppuruudulla Sähköinen lasku -kenttään valitaan Suora lähetys tai Eräajo.

Laskun tulostus

Laskun tulostustapa valitaan laskun kirjauksen loppuruudulla. Laskun voi tulostaa sähköisenä kahdella tavalla - joko suoratulostuksena tai erätulostuksena laskujen tulostusvalikon kautta. Kun lasku on välitetty onnistuneesti Ropo 24 -palveluun, sen tiedot lukkiutuvat. 

• Suoratulostus: Ohjelma muodostaa sähköisen lasku heti ja lasku välittyy saman tien Ropo 24-palveluun.
• Erätulostus: Päätä lasku Sähköinen lasku -kentässä asetukseen Erätulostus.

Tämän jälkeen on laskut käytävä tulostamassa valitsemalla Myyntilaskut/Laskujen tulostus. Sieltä valitaan tulostettaviksi Sähköiset laskut, jonka jälkeen erän sähköiset laskut välittyvät eteenpäin Ropo 24 -palveluun. Kun verkkolaskutiedostot eli sähköiset laskut on muodostettu ja välittäjänä on Ropo 24, ei niitä tarvitse erikseen lähettää pankkiliikenteen kautta tai odottaa laskujen siirtymistä tiettynä ajankohtana ajastetusti. Laskujen tulostus muodostaa ja lähettää laskut heti Ropo 24 -palveluun.

Laskujen uusintatulostus

Kun lasku on lähetetty onnistuneesti Ropo 24 -palveluun, ei samaa laskua pysty lähettämään enää uudestaan sähköisenä. Laskun tiedot lukkiutuvat - Syöttörivit, Maksutapa, Laskutuloste, Tulostettu ja Sähköinen lasku - ja tietoja ei pysty enää muokkaamaan laskun kirjoituksessa.

Lähetetty lasku

Jos lasku on lähetetty - Laskun tila: Lähetetty/Ropo24:ssa - ja syöttöriveillä tai muissa laskun kentissä on korjattavaa, on lasku hyvitettävä ja kirjattava uusi lasku korjatuilla tiedoilla. Jos laskun vastaanottajan verkkolaskutustiedoissa on ollut virheitä, nämä voidaan korjata ja lähettää lasku eteenpäin Ropo 24 palvelussa.

Jos lasku jää virhetilaan - Laskun tila: Lähetetty/Laske virhetilassa - eikä se ole välittynyt Ropo 24 palveluun, laskun voi tulostaa sähköisenä uudestaan laskun loppuruudulla tai valinnalla Laskujen tulostus/AlkuPeräisten Uusinnat/Sähköiset Laskut.

Jos virheeseen jäänyt lasku halutaan tulostaa kuitenkin vielä paperisena tai PDF-muodossa, se voidaan tehdä valinnalla Laskujen tulostus/AlkuPeräisten Uusinnat/ Sähköiset laskut paperille tai Laskujen tulostus/AlkuPeräisten Uusinnat/PDF.

Jos lasku ei mene perille Ropo 24 palveluun, laskun tietoja voi vielä muokata ja tehdä uusintatulostuksen Laskujen tulostuksen kautta.

Uudelleentulostus

Sähköisen laskun saa tulostettua paperisena joko valinnalla Blankot A4-Laskukopiot tai AlkuPeräisten Uusinnat/PDF.

 

Paperisena tulostetun laskun voi lähettää uudestaan sähköisenä, vaikka se olisi siirretty jo kirjanpitoon. Paperille tulostetun laskun tulostusvalinnat eivät siis lukkiudu, vaan niitä voi muokata laskun loppuruudulla. Laskun uudelleen tulostus tehdään Myynnin kirjauksessa muuttamalla Tulostustapa-kenttä arvoon EI ja Sähköinen lasku arvoon Suoralähetys tai Eräajo, riippuen siitä milloin sanoma halutaan muodostaa.

Liitteiden lisääminen laskulle

Ropo 24 -palveluun saa myös liitteiden käsittelyn. Liite-ominaisuus vaatii kuitenkin ohjelmaan muutoksia. Jos liitteet ei ole vielä käytössä, ole yhteydessä asiakaspalveluumme sähköpostilla osoitteeseen tuki@maestro.fi. Liitepalvelu on erikseen veloitettava palvelu, jonka hinnat ovat voimassa olevan hinnaston mukaan.

Yleistä liitteistä

Liitteiden enimmäismäärä on kymmenen liitettä per lasku. Lisäksi laskusta muodostetun PDF-kuvan ja liitteiden yhteiskoko ei saa ylittää yhtä megatavua. Liitetiedostojen avaamista, tulostamista tai tallennusta eri formaattiin ei saa olla estetty salasanalla tai muilla keinoin. Ropo Capitalille toimitettavissa liitteissä ei myöskään saa olla viittauksia ulkoisiin resursseihin, kuten esimerkiksi linkkiä websivulle, tai viittausta toiseen dokumenttiin. Liitteet eivät myöskään saa sisältää upotettuja dokumentteja. Suositeltavin muoto on pystysuuntainen A4.

Tuetut liitetiedostomuodot ja -tarkenteet

Palvelussa tuetaan alla lueteltuja liitetiedostomuotoja ja tiedostotarkenteita. Kaikki tiedostoformaatit on aina testattava ennen niiden käyttöönottoa. Suositeltavin tiedostomuoto on PDF.

 

PDF-tiedostojen edellytetään olevan ohjelmallisesti tuotettuja, ja niihin tulee sisällyttää kaikki dokumentissa käytetyt fontit ja niiden osajoukot. Word-tiedostoon ei voida sisällyttää fontteja, joten Word-tiedostoissa tuetaan vain Ropo Capitalilla käytössä olevia fontteja. Microsoft Office -tuotteilla tuotetut tiedostot eivät saa sisältää makroja. Suosittelemme, että Office-dokumentit tuotetaan pysty A4-muotoisiksi PDF-tiedostoiksi.

Liitetiedostojen nimeäminen

Liitteet on nimettävä niin, että nimessä ei ole erikoismerkkejä. Tiedostonimissä ei saa käyttää erikoismerkkejä tai skandinaavisia merkkejä (å,ä,ö). Myös välilyönnit ovat kiellettyjä. Sallitut merkit ovat numerot [0-9], kirjaimet [A-Z, a-z], väliviiva [-] ja alaviiva [ _ ].

Liitetiedojen liittäminen laskuun

Tallenna laskulle lisättävä liite oman koneen C-levylle johonkin hakemistoon. Liite lisätään laskun kirjauksen loppuruudulla, kun valittuna on

• Maksutapa: LASKU
• Laskutuloste: Sähköinen lasku
• Tulostettu: Ei ole tulostettu

Siirry tabulaattorilla tai hiirellä seuraavaan kenttään. Avaa valikko hiiren oikealla painikkeella, ja valitse Finvoicen liitteet. Hae Uusi liite -kohdasta tallennettu liite/liitteet. Valitse OK. Kun lasku tallennetaan tai tulostetaan, liitetiedoston nimi kirjautuu syöttöriveille, josta voi jälkikäteen tarkistaa minkä nimisiä liitteitä laskun mukana tulostui.

 

 

 

 

Asiakkaiden verkkolaskuosoitteen määrittely järjestelmään

Jotta lähettämäsi verkkolasku menee asiakkaalle perille sähköisenä, on asiakkaalle kirjattava Verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuosoitteet voidaan päivittää joko suoraan asiakaskortilta hiiren oikealla Verkkolaskuosoitteet/Yritysten sähköinen lasku, tai valinnalla Intergraatiot/Sähköinen laskutus/Verkkolaskuosoitteet/yritykset.

Katso tarkemmat ohjeet verkkolaskuosoitteiden määrittämiseen täältä. Jos siirryt pankin välityksestä Ropo 24 -palveluun, on verkkolaskuosoitteistoa käytävä päivittämässä MAVENTAA käyttävien asiakkaiden välittäjätunnus DABAFIHH ->, 003721291126.

Poikkeus: Välittäjän tunnuksena tulee käyttää numeraalista tunnusta 003721291126, jos välittäjänäsi on joku kotimainen toimittaja Maventa-verkon ulkopuolella - kuten ROPO. Välittäjän tunnuksena tulee käyttää DABAFIHH, jos välittäjänäsi on pankki.

 

Hae asiakas asiakasnumerolla tai nimihaulla painamalla TAB tai F10 As.Nro-kentässä.

• Verkkolaskuosoite - Kirjaa asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite - usein muodossa 0037+y-tunnus tai pankin tilinumero.
• OVT-tunnus - Kirjaa tähän asiakkaan ilmoittama erillinen OVT-tunnus. Muussa tapauksessa kirjaa tähän kopiona verkkolaskuosoite tai jätä kenttä tyhjäksi. Jos asiakas ilmoittaa vain OVT-tunnuksen ja välittäjän, syötä annettu OVT-tunnus sekä verkkolaskuosoite, että OVT-tunnus kenttään.
• Välittäjän tunnus - Valitse listasta oikea operaattorin tunnus. Joidenkin välittäjien kohdalla poikkeuksia. Katso tarkempi ohje täältä. Esimerkiksi Maventan kohdalla tulee käyttää Välittäjän tunnuksena numeraalista tunnusta 003721291126, jos välittäjänäsi on joku kotimainen toimittaja Maventa-verkon ulkopuolella - kuten ROPO - tai DABAFIHH jos välittäjänäsi on pankki.
• Finvoicen versio - Oletus. Tulee automaattisesti oletuksena Sähköisen laskutuksen Yleistiedoista, mutta voidaan tarvittaessa asiakaskohtaisesti muuttaa. Suositeltavaa käyttää ensisijaisesti suurinta/uusinta versionumeroa kentän valinnoista.
• Maakoodi - Asiakaskortilta. Tulee automaattisesti oletuksena asiakaskortin maakoodi kentästä, mutta voidaan tarvittaessa asiakaskohtaisesti muuttaa.
• Sisäinen - Oletuksena Ei.

Päivitys F2 toimii myös silloin kun halutaan päivittää asiakkaiden muuttuneita tietoja. Hae asiakas listalta ja paina F2 asiakkaan tietojen päällä F2. Verkkolaskuosoitteiden ylläpidon päivityksen voi tehdä myös suoraan asiakaskortilta hiiren oikealla Verkkolaskuosoitteet/Yritysten sähköinen lasku

Jos siirryt pankin välityksestä Ropo 24 -palveluun,on verkkolaskuosoitteistoa käytävä päivittämässä MAVENTAA käyttävien asiakkaiden välittäjätunnus DABAFIHH ->, 003721291126.

Eri operaattoreiden välittäjätunnukset

 

Poikkeukset välittäjätunnuksiin