Palkkojen kirjanpitosiirrot

Valitse Kirjanpito/Siirrot kirjanpitoon/Palkat/Yleistiedot. Tässä valintaikkunassa:

• SL tai SK-L = sivukululaskelma
• PN = palkkanauha/palkkakirjaus
• LP = lomapalkka

• Siirrot kirjanpitoon - Siirrä palkat kirjanpitoon.

  • Tällä toiminnolla siirretään laskettujen palkkojen tiedot kirjanpitoon. Jos siirtovaiheessa aineistossa on tulostamattomia palkkanauhoja, ohjelma kehottaa tulostamaan ne ennen siirtoja kirjanpitoon. Käytettävät tilit määräytyvät palkkalajien mukaisesti. Lisäksi siirrossa tapahtuu automaattisesti vientejä esimerkiksi ennakonpidätys- ja palkkavelkatileille. Palkkalaskennan vientien tositelajina on Kirjanpidossa 5.
    
    Kuukauden lopussa teet jakson sivukululaskelman Siirrot kirjanpitoon -toiminnolla. Siirrot Kirjanpitoon tarkoittaa myös sitä, että maksettavat summat siirtyvät Maestro Pankkiliikenteen maksuaineistoon, tai palkka-aineistoon odottamaan maksua. Se kumpaan aineistoon palkkatiedot siirtyvät, määritellään Pankkiliikenne-ohjelmassa.
    
    Mikäli kirjanpidon siirrossa siirretään myös lomapalkat, varmistu että ennen kirjanpitoon siirtoa on suoritettu edellisen lomavuoden taltiointiajo.

• • Tämä toiminto lukitsee siirrettävät palkkatapahtumat. Tällöin lukittuvat osa perustiedoista sekä syöttörivit. Tarkista siis ennen siirtoa, että lasketut palkat ovat oikein. Valitse Siirrot kirjanpitoon ja sen jälkeen sopivat rajausehdot. Jos siirto tehdään kuukauden lopussa, ohjelma kysyy siirrätkö myös sivukululaskelman kirjanpitoon. Varmista näytölle tulevassa sivukululaskelman hyväksymisikkunassa voimassaolevat maksuprosentit. Nämä prosentit tulevat Palkkalaskennan yleistiedoista kalenterivuositiedoista. Siirtoja kirjanpitoon voit tehdä aina tarvittaessa useammankin kerran kuukaudessa. Kun palkkatapahtuma on kerran siirretty kirjanpitoon, se poistuu siirrettävien joukosta.

    Tarvitset kirjanpitoon seuraavat tilit:

    1. Kaikki ne tilit, jotka olet määrittänyt palkkojen palkkalajeissa kirjanpito-tileiksi.
    2. Kirjanpidon tiliöintitiedoissa määritetyt tilit.
    
    Palkkojen Tase- ja Kulutilit määritetään omissa tiliöintitaulukoissaan.
    
    Palkkojen Tasetilit

    • Palkkavelat
    • Ennakonpidätys
    • Sairausvakuutusmaksu
    • AY-Jäsenmaksut
    • Työntekijän työeläke (TyEL/VEL)
    • Työnt. työttömyysvakuutus
    • Työnt. lisäeläke
    • Yrityksen TyEL
    • Yrityksen työttömyysvakuutus
    • Yrityksen muut vakuutukset

    
    Palkkojen Kulutilit

    • Määritetään halutulle tilivälille
    • Sairausvakuutusmaksu
    • TyEL/VEL
    • Työttömyysvakuutus
    • Muut vakuutukset

    
    Jos Siirrot kirjanpitoon-toiminto antaa ilmoituksen 'Tilinumero 0 puuttuu tililuettelosta', jokin tileistä on määrittämättä Kirjanpidon tiliöintitiedoissa tai puuttuu tililuettelosta. Pääsääntöisesti kaikissa kirjanpitoon siirrettävissä riveissä tulee olla määriteltynä kirjanpidon tili. Palkkojen kirjaus pitää huolen siitä, että tili ei jää vahingossa määrittelemättä. Luontaiseduissa ei kuitenkaan välttämättä tarvita kirjanpidon tiliä, kun tilin vastatiliä ei ole määritelty. Tällöin tiliöintitaulukoksi määräytyy oletustiliöintitaulukko, eli ensimmäinen tiliöintitaulukko. Luontaiseduillekin voi valita halutun tiliöintitaulukon, kun luontaisedun palkkalajissa vastatili on sama kuin kipitili

• Kipikopioiden selaus
  • Selaa kirjanpidon kopioita. Saat tiiviit kirjanpidon kopiot täältä.
• Ennakot maksuun
  •  Tämä on kätevä toiminto niille yrityksille, joissa maksetaan esimerkiksi vakiosti puolen kuun ennakot, ja varsinaiset palkat lasketaan kuun lopussa. Palkkalaskennasta on mahdollista siirtää palkkaennakot pankkiliikenneohjelman maksuaineistoon tai palkka-aineistoon riippuen siitä, kumpi palkkojen maksutapa on pankkiliikenteessä valittu.

    Palkkalaskennan palkkalaji palkkaennakko on määriteltävä ensin. Hae tämä palkkalaji ja anna myös kirjauspäivä eli maksupäivä. Nyt palkkalaskenta etsii kaikki ne palkansaajat, joilla on määritelty henkilötiedoissa palkkaennakko vakiotapahtumaksi, ja siihen miinusmerkkinen summa. Työsuhteen päättymispäivän tulee palkansaajalla olla avoinna. Palkkalaskenta siirtää tiedot odottamaan maksua pankkiliikenteeseen. Tässä vaiheessa ei siirry tietoja kirjanpitoon. Jos palkkaennakoissa on korjattavaa, pankkiliikenteessä voi muuttaa summia tai poistaa koko palkkaennakkomaksun.

    Kun ennakot on maksettu pankkiliikenteessä ja maksu mennyt hyväksytysti, pankkiliikenne tekee ne kirjanpidon tositteet, joissa vastatilinä on palkkaennakon palkkalajissa määritelty kirjanpito-tili. Palkkaennakot tulee kuitata aina saman kuun palkkalaskennassa kuin ne on palkansaajalle maksettu.

• Palkkakulujen jaksotus

  • Palkkakuluja voidaan jaksottaa esimerkiksi niin, että helmikuun 15. päivänä kirjatut palkat voi jaksottaa kirjanpidossa tammikuulle - tai toisinpäin. Palkkakulujen jaksotuksessa riittää kertaluonteiseksi käyttöönotoksi Jaksotus Tasetilin -syöttäminen palkkalaskennan Kipi-siirtojen yleistietoihin.

    Kun valitaan Palkat/Siirrot kirjanpitoon/Palkkakulujen jaksotus, ensin annetaan jaksotustositteen päiväys. Tämän päiväyksen perusteella ohjelma valitsee käytettävän tilikauden, ja tallettaa jaksotustositteen. Samalla annetaan hyvitystositteen päiväys, joka on yleensä seuraavalla kuulla.

    Tämän jälkeen valitaan palkkakirjaukset Laskurajaus-valintaikkunassa. Näiden tulee olla valitulla palkanlaskennan kalenterivuodella ja siirrettynä kirjanpitoon. Nyt ohjelma tekee yhden jaksotustositteen 8-tositelajille - koontitosite, oli koontitositus valittuna tai ei - ja näyttää tämän tositteen selausikkunassa, mikäli tositteen taltiointi onnistui. Taltiointi ei onnistu, mikäli palkkakirjauksia ei ollut tai esimerkiksi lukkopäivä estää kirjauksen. Samalla ohjelma tekee hyvitystositteen 8-tositelajille, mikäli ollaan samalla tilikaudella. Muutoin tulee ilmoitus, että hyvitystositetta ei tehty.

    Ohjelma ei jaksota oman käytön alveja. Palkkakulujen jaksotus ei jaksota lomapalkkoja.

• Lomapalkkojen jaksotus 

  • Kirjanpidon lomapalkkavelka

    Jos palkkojen lomareskontraselaus näyttää väärin, kirjanpidon lomapalkkavelka näyttää myös väärin. Aloita siis kirjanpidon lomapalkkavelan vianetsintä palkkojen puolelta lomareskontraselaukselta. Kun se on kunnossa niin on edellytyksiä että kirjanpidon lomapalkkavelka näyttää myös oikeita summia. Esimerkiksi ennen kuin selaat palkoissa lomareskontraa 1.4. lukien, varmistu että edellisen lomavuoden taltiointiajo on suoritettu 31.3. saakka, jotta edellisen lomavuoden tilanne näkyy oikein.
    
    Mikäli tilikortilla näkyvä alkusaldo on eri suuruinen kuin mitä TUPA-alkusaldoissa lukee (Selaa TUPA-saldot), kirjanpidon lomapalkkavelan saldo ei vastaa silloin sitä lomapalkkavelkaa mitä palkanlaskennasta on tuotu, esimerkiksi tarkasteluna kirjanpidon Saldo-otteella. Muuta silloin tilin alkusaldoa tai TUPA-alkusaldoja oikaisuvientien toiminnolla, ja tuo palkoista lomapalkkavelka uudelleen.

    Palkkojen puolelta otettu lomareskontraselaus pitäisi näyttää samaa lomapalkkavelkaa (taseen velkaa) kuin kirjanpidon puolelta otettu saldo-ote tilikauden alusta lukien (vientirajaus-ikkunaan laitat kirjauspäiväksi tilikauden alkupäivän ja tilinumeroksi LP:tasetilin). Saldo-otteessa tulee näkyä ylimmällä rivillä ALKUSALDO. Jos lomapalkkavelassa tulee LOMA-SALDOEROa, kannattaa etsiä - yleensä käsintehty - tosite, jossa lomapalkkavelka-tilin kirjauksen vastatilinä on jokin muu kuin Lomapalkkavelanmuutos-tili. Tämä tosite aiheuttaa saldoeron, ja se tulee purkaa käsin omana muistiotositteenaan. Lomasaldoeroa siis tulee kun lomapalkkavelan taseen tili(t) ja lomapalkkojen tulostili(t) eivät ole yhtäsuuret - kaikki tilikauden lomapalkkavelkatositteet huomioiden.

    Voit tehdä oikaisuvientejä lomapalkkavelan taseen alkusaldoon kirjanpidon oikaisuvienneissä valinnalla Kirjanpito/Ylläpito/TUPA/ATP-alkusaldot/Tilikausivalinta/Oikaisuviennit, jolloin ohjelma muodostaa alkusaldot sen jälkeen uudelleen.
    
    Voit myös tehdä oikaisukirjauksia kirjanpidon tositteille. Kun haluat, ettei tositteelle tehty oikaisukirjaus lomapalkkavelkaan purkaannu vanhan lomapalkkavelan purun yhteydessä, kirjoita tällaisille vientiriveille vientiselitteeksi: LOMAPALKAN KORJAUS. Tätä vientiselitettä voidaan tarvita esimerkiksi silloin, kun jaetaan lomapalkkavelan alkusaldo käsin tuloslaskelman tileille muuttuviin ja kiinteisiin, jos ohjelma on purkanut alkusaldon kokonaan kiinteisiin (tilille LP: Tasetili/kiinteä) ja mikäli ohjelmassa ei ole aina ollut tietoa kuinka jako muuttuviin/kiinteisiin tulisi tehdä.
    
    Tähän kohtaan on ohjelmassa kuitenkin jo tuki että muuttuvien ja kiinteiden tulospaikkakohtaiset alkusaldot saadaan siirtymään automaattisesti edelliseltä vuodelta seuraavalle. Tämä edellyttää kuitenkin sitä että muuttuville ja kiinteille on oma tasetilinsä (LP: Tasetili/muuttuva ja LP: Tasetili/kiinteä) ja tupa/atp -alkusaldot niissä oikein (Kirjanpito > Ylläpito > TUPA/ATP-alkusaldot > tilikausi > Selaa TUPA/ATP-saldot).
    
    Jos kuitenkin päädytään käsinkorjaukseen, se tapahtuu tässä tapauksessa siten että tilikauden alussa, ensimmäisen lomapalkkajaksotus-ajon jälkeen tehdään vastakirjaus ohjelman kirjaamalle kiinteiden tulostilille ja jaetaan sen jälkeen oikaisuvienti muuttuviin ja kiinteisiin. Kaikkiin käsinkorjauksiin tulee merkitä vientiselitteeksi LOMAPALKAN KORJAUS.

    Esimerkiksi
    

    Korjaus

    Lisää seuraavat rivit poistamatta ohjelman tekemiä purkurivejä:

    

    
    Nyt lomapalkkavelan muutos on korjattu oikein kiinteisiin ja muuttuviin ja tuloslaskelma näyttää oikein. Taseessa näkyy lomapalkkavelka ja tuloksessa lomapalkkavelan muutos taseen alkusaldoon nähden.

    Jos taseen alkusaldo tulospaikoittain tulee väärin tilikauden alussa TUPA-alkusaldo-ajon jälkeen, ja jakoa muuttuvaan ja kiinteään lomapalkkavelkaan ei ole, lomapalkkavelan jako tulospaikoille kannattaa korjata kuntoon edellisen tilikauden puolella oikaisuvienneillä, jolloin uuden tilikauden alussa taseen TUPA-alkusaldo tulee oikein.

    Tulostilien muutossaldo

    Tässä vastaavaa asiaa kuin ylempänä, mutta toisin sanottuna. Tulostilien tulospaikkakohtainen muutossaldo muodostuu kolmesta asiasta:

    • alkusaldo
    • "lomapalkan korjaus" -rivit
    • ja uusi lomapalkkavelka.

    Muilla aiemmin tehdyillä kirjauksilla ei ole merkitystä saldojen laskennassa.

    Alkusaldo

    Kun lomapalkkavelka ajetaan palkoista, ohjelma purkaa taseen alkusaldon pois jotta taseeseen voi tulla palkoista kokonaan uusi velka. Sama alkusaldon purkaminen tapahtuu jokaisella lomapalkkavelan jaksotuksella. Kun ohjelma purkaa taseen alkusaldoa, ohjelman tulee tehdä vastakirjaus tulostilille. Tulospaikkakohtaisella taseen alkusaldolla ei ole välttämättä tietoa, miten alkusaldo jakautuu muuttuviin ja kiinteisiin kuluihin joten ohjelma saattaa siksi purkaa alkusaldon kokonaan kiinteisiin kuluihin.

    Lomapalkan korjaus –rivit voivat auttaa tässä

    Jotta alkusaldo saadaan jaettua pysyvästi oikein muuttuviin ja kiinteisiin, tai tulee muuta pysyvää korjausta - esimerkiksi tulospaikka poistuu kokonaan ja tulospaikan saldo halutaan nollaksi alkusaldosta lähtien, tarvitaan pysyviä käsin tehtyjä oikaisukirjauksia, joille annetaan vientiselitteeksi 'Lomapalkan korjaus'.

    Kun tiedetään alkusaldon purkuvienti tulospaikalle jonka ohjelma tekee alkusaldon purkamisen yhteydessä, tälle tulee tehdä käsin pysyvä vastakirjaus - eli 'Lomapalkan korjaus' -vientiselite, ja sama saldo tulee ohjata sopivasti muualle - toiselle tulopaikalle, kiinteistä muuttuviin kokonaan tai osittain.

    Tähän tarvitaan kaksi, kolme tai useampi lomapalkan korjausrivi per tulospaikka. Ensin puretaan koko alkusaldo, sitten saldo ohjataan toisaalle. Jos lomapalkan korjausrivejä tekee useamman samalle tulospaikalle vaikka eri kuussa, korjauksessa tulee huomioida alkusaldo ja kaikki aiemmat korjausrivit. Alkusaldon ja lomapalkan korjausrivien yhteisvaikutus on merkitsevä.

    Uusi lomapalkkavelka palkoista

    Lomapalkkavelan voi jaksottaa niin usein kuin on tarvetta. Lomapalkkavelka tulee jaksottaa aina lomapalkan korjausrivien muuttamisen jälkeen. Uusin lomapalkkavelan jaksotus on voimassa. Aiemmilla jaksotuksilla - tai korjausriveillä, tai alkusaldon purkamisilla, ilman lomapalkan korjausriviä - ei ole merkitystä, koska ohjelma purkaa ne pois jokaisella jaksotuksella.

  
  
  

• palkat kirjanpitoon
• siirrot kirjanpitoon
• palkkakirjaus
• sivukululaskelma
• palkkakulujen jaksotus
• lomapalkkojen jaksotus
• lomapalkkavelka
• palkkaennakko