Tarjousten selaukset

Tarjousten yleistiedoissa voit määrittää seurantatilikaudet ja muut asetukset, jotka vaikuttavat tarjousten hakuihin ja vertailutulosteisiin. Tarjousten statusta voidaan muuttaa erikoistoimintojen kautta, ja selaukset tarjoavat monipuoliset työkalut avoimien, toteutuneiden, hävitettyjen ja muiden tarjoustyyppien tarkasteluun. Selauksissa voi käyttää laajoja hakurajauksia, kuten päivämääriä, asiakkaita, tuotteita, valuuttoja ja summia. Tulostemuotoilut mahdollistavat erilaisten raporttien ja tilastojen muodostamisen. Usein käytetyt haut voidaan tallentaa vakioraporteiksi, jolloin ne voidaan avata nopeasti ja ne päivittyvät aina automaattisesti uusimman datan mukaan.

Yleistietojen seurantatilikausien määrä

Tarjouslaskennan yleistiedoissa Tiedosto/Asetukset/Tarjoukset/Yleistiedot/Ohjelmakohtaiset tiedot/Tarjousten yleistiedot/Seurantatilikaudet voit määrittää, kuinka monelta kuluvaa tilikautta edeltävältä tilikaudelta avoimia tarjouksia haetaan. Tätä määritystä käytetään silloin, kun valitset tulostemuotoiluiksi vertailutulosteita.

Tarjouksen statuksen muuttaminen

Jos haluat muuttaa hakulistauksessa näkyvän tarjouksen tietoja, avaa tarjous joko kaksoisklikkaamalla tarjouksen päällä tai painamalla selausrivin kohdalla Enter. Kun tarjous on auki, paina sen jälkeen F8, tai klikkaa hiiren oikealla. Ruudulle aukeaa Erikoistoiminnot-valikko, josta valitse Suoritustietojen korjaus. Tässä ikkunassa voit nyt muuttaa tarjouksen statuksen lisäksi myös esimerkiksi voimassaoloaikaa.

Tarjousten selaaminen

Tarjouksia selataan oletuksena aina voimassaolopäivän mukaan - toki muitakin Selausrajaukset-valintaikkunan kolmen eri välilehden selausehtoja voidaan käyttää vapaasti.

Kun tarjous ladataan laskulle, tarjouksen Voimassaolo-kenttään taltioituu laskun päiväys.
Kun tarjous ladataan tilaukselle, jolle merkitään toimituspäivä, taltioituu tarjouksen voimassaolokenttään tilauksen toimituspäivä.
Jos toimituspäivää ei määritetä, ei tietoa taltioidu myöskään tarjoukselle.
Jos et halua rajata voimassaoloaikaa, hyväksy Maestron ehdottamat päivät (kuluvan vuoden ensimmäinen ja viimeinen päivä).

Valitse ensin minkälaisten tarjousten tietoja käsittelet. Toiminnon voit aloittaa toimintopalkista valitsemalla Tarjoukset/Selaukset, tai nauhavalikon pikavalinnalla Myynnin raportit/Tarjous.

Avoimet tarjoukset	Selaukseen tulevat mukaan tilauksille tai laskuille toistaiseksi lataamattomat tarjoukset.
Toteutuneet tarjoukset	Selaukseen tulevat mukaan niiden tarjousten tiedot, jotka on ladattu tilaukselle tai myyntilaskulle.
Jakson tarjoukset	Selaukseen tulevat mukaan valitsemasi ajanjakson aikana kirjatut tarjoukset.
Hävityt tarjoukset	Selaukseen tulevat mukaan niiden tarjouksien tiedot, joiden tarjoustilaksi on muutettu Hävitty. Hävitty tarjous pitää käydä erikseen merkitsemässä erikoistoimintojen kautta hävityksi.
Korvatut tarjoukset	Selaukseen tulevat mukaan niiden tarjouksien tiedot, jotka on korvattu uudella tarjouksella. Korvaavan tarjouksen numero merkitään alkuperäiselle tarjoukselle samoin kuin tarjouksen tilaa muutetaan.
Siirretyt tarjoukset	Selaukseen tulevat mukaan niiden tarjouksien tiedot, jotka on siirretty. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tarjoukset, joiden laskutuksen hoitaa jokin muu taho, eikä tarjousta ladata Maestrossa eteenpäin.

Jokaisen selausvalinnan jälkeen aukeaa samansisältöinen Selausrajaukset-valintaikkuna, jossa voit valita muut haluamasi selausvalinnat. Valintaikkunassa on kolme eri välilehteä:

Valintaikkunoissa on lisäksi useita erilaisia monivalintavaihtoehtoja sen mukaan, halutaanko jokin tietty valinta ottaa selauksiin mukaan vai ei. Lisäksi valintaikkunassa on esimerkiksi erilaisia päivämäärävalintakenttiä, vapaita teksti- ja numerohakukenttiä sekä pudotusvalikkoja.

Valintatyypit

Päivämäärävalinnat: Valitse kalenterivalikosta haluamasi selauksen alkupäivä kohdassa Minimi, sekä selauksen loppupäivä kohdassa Maksimi. Oletuksena kalenterivalikossa on kuluvan vuoden ensimmäinen ja viimeinen päivä. Jos haluat valita kuluvan päivän, valitse hiirellä kalenterivalikon alareunassa kohtaa Today:

E / K-valinnat: Ei/Kyllä. Ei-valinnalla tätä kenttää ei käytetä hakuehtona. Kyllä-valinnalla tämän kentän arvo otetaan mukaan hakuehdoksi. Valinta vaihtuu klikkaamalla hiirellä.
E / K / P-valinnat: Ei/Kyllä/Poislukien. Ei-valinnalla tätä kenttää ei käytetä hakuehtona. Kyllä-valinnalla tämän kentän arvo otetaan mukaan hakuehdoksi. Poislukien -valinnalla hakukenttään määritelty hakuehto rajataan hausta pois. Esimerkiksi ToimitusAsiak -kenttään määritelty asiakas rajataan pois hakutuloksesta. Valinta vaihtuu klikkaamalla hiirellä.
E / K / P /R-valinnat: Ei/Kyllä/Poislukien/Ryhmä. Ei-valinnalla tätä kenttää ei käytetä hakuehtona. Kyllä-valinnalla tämän kentän arvo otetaan mukaan hakuehdoksi. Poislukien -valinnalla hakukenttään määritelty hakuehto rajataan hausta pois. Esimerkiksi ToimitusAsiak -kenttään määritelty asiakas rajataan pois hakutuloksesta. Ryhmä-valinnalla voidaan tämän kentän haku kohdistaa haluttuun ryhmään. Kun valitaan R, sen jälkeen kentän oikealle puolelle aktivoituvat lisävalinnat MukaanLukien tai PoisLukien. Valinnalla MukaanLukien haku kohdistuu vain tähän ryhmään. Valinnalla PoisLukien hausta rajataan tämä ryhmä pois. Valinta vaihtuu klikkaamalla hiirellä.
Numerokenttä: Esimerkiksi Loppusumma-kenttä. Rajataan haku alku- ja loppusumman mukaan.
Tekstihaku: Haku kohdistuu tarjouksiin, joka sisältää tässä kentässä määriteltyyn tekstiin.
Pudotusvalikko: Esimerkiksi HintaValinta, jossa haku kohdistuu valittuun hintatyyppiin.

Laskurajaukset -välilehti

Laskurajaukset-välilehdellä määrittelet kaikki haluamasi hakuehdot. Kaikki hakuehdot ovat luonteeltaan JA-ehtoja, eli jos valitset useamman hakuehdon käyttöön, hakutulos näyttää sellaiset tarjoukset jotka täyttävät kaikki hakuehdot. Maestro muistaa valitsemasi hakuehdot, kun siirryt seuraavan kerran samaan valintaikkunaan. Jos haluat tyhjentää kaikki hakuehdot, valitse Oletukset.

Kirjauspäivä	Jos haluat käyttää kirjauspäivää hakuehtona, valitse tähän valinta K. Tämän jälkeen voit valita päivämääräkenttiin kirjauspäivien alku- ja loppupäivämäärät.
VoimassaOlo	Jos haluat käyttää voimassaoloaikaa hakuehtona, valitse tähän valinta K. Tämän jälkeen voit valita päivämääräkenttiin voimassaolon alku- ja loppupäivämäärät.
ToimitusAsiak	Jos haluat kohdistaa selauksen tiettyyn toimitusasiakkaaseen, valitse toimitusasiakas, jolle tehtyjä tarjouksia haluat selata. Voit käyttää myös P- ja R-valintoja.
LaskutusAsiak	Jos haluat kohdistaa selauksen tiettyyn laskutusasiakkaaseen, valitse laskutusasiakas, jolle tehtyjä tarjouksia haluat selata. Voit käyttää myös P- ja R-valintoja.
Loppusumma	Jos haluat käyttää loppusummaa hakuehtona, valitse tarjouksen alin ja ylin loppusumma. Voit käyttää myös P-valintaa.
Tekstihaku	Tähän kenttään kirjoitettua tekstiä haetaan Viitteenne-, Merkkinne- tai Tilauksenne -kentän teksteistä. Voit käyttää myös P- ja R-valintoja.
Tulospaikka	Jos haluat käyttää tulospaikkaa hakuehtona, valitse tähän valinta K. Kirjoita sen tulospaikan numero, johon liittyviä tarjouksia haluat selata. Voit kohdistaa haun myös useampaan tulospaikkaan määrittelemällä tulospaikkojen alku- ja loppunumerot, esimerkiksi tulospaikat 2-5. Voit käyttää myös P- ja R-valintoja.
Aputulospaikka	Toimii kuten Tulospaikka-hakuehto.
Varastopaikka	Toimii kuten Tulospaikka-hakuehto. Voit käyttää myös P-valintaa.
Toimitusehto	Toimii kuten Tulospaikka-hakuehto. Voit käyttää myös P-valintaa.
Toimitustapa	Toimii kuten Tulospaikka-hakuehto. Voit käyttää myös P-valintaa.
Verollisuus	Jos haluat käyttää Verollisuus-kenttää hakuehtona, tähän valinta K. Valitse sen jälkeen pudotusvalikosta haluamasi vaihtoehto. Voit käyttää myös P-valintaa.
Valuuttakoodi	Jos haluat käyttää Valuuttakoodi-kenttää hakuehtona, tähän valinta K. Valitse sen jälkeen pudotusvalikosta se haluamasi valuutta jolla etsimäsi tarjous on tehty. Voit käyttää myös P-valintaa.
HintaValinta	Jos haluat käyttää Verollisuus-kenttää hakuehtona, tähän valinta K. Valitse sen jälkeen pudotusvalikosta haluamasi vaihtoehto MyyntiHinnat tai OstoHinnat. Voit käyttää myös P-valintaa.

Tulostemuotoilut-välilehti

Tulostemuotoilut-välilehdellä määrittelet selauksen tai tulosteen ulkoasun.

1. Järjestely / 2. Järjestely	Näillä valinnoilla määritellään tulostuksen lajittelujärjestys. Järjestelyn voi tehdä yksi- tai kaksitasoisesti. Esimerkiksi jos määrität 1. Järjestely-kohtaan Tulospaikan ja 2. Järjestely-kohtaan Asiakasnumeron, tulostuu lista siten, että ensimmäisenä listataan kaikki ensimmäisen tulospaikan tarjoukset asiakasnumerojärjestyksessä. Tämän jälkeen listataan toisen tulospaikan tarjoukset asiakasnumerojärjestyksessä, jne.
TulostusValuu	Käytetäänkö summien tulostusvaluuttana euroja (EUR) vai Suomen markkoja (FIM).
Summatulostus	Tulostetaanko tarjouksen summat verottomina vai verollisina.
Summatarkkuus	Tulostetaanko tarjouksen summat kokonaislukuina vai desimaalilukuina. Desimaalit/Leveä eli luvut esitetään kahden desimaalin tarkkuudella, kokonaisosa tuhat-erottimella. Desimaalit/Tiheä eli luvut esitetään kahden desimaalin tarkkuudella tiiviissä muodossa ilman tuhat-erotinta. Kokonaisluvut/Tiheä eli luvut esitetään kokonaislukuina ilman tuhat-erotinta. Kokonaisluvut/Leveä eli luvut esitetään kokonaislukuina tuhat-erottimen kanssa.
AsiakasValint	Muodostetaanko tilasto laskutusasiakkaan vai toimitusasiakkaan tietojen perusteella.
NimiTulostus	Jos järjestelyksi on valittu Asiakasnumero, voidaan tällä valinnalla valita missä muodossa nimet tulostuvat. Normaalimuodossa, jolloin riville tulostuu asiakkaan 1. Nimi ja 2. Nimi ja näiden perään paikkakunta. Lyhenne/ABC/Nimet, jolloin riville tulostuu asiakkaan nimilyhenne, ABC-luokka sekä 1. Nimi ja 2. Nimi. Vanhanumero/Nimet, jolloin riville tulostuu ensin asiakkaan vanha asiakasnumero (esimerkiksi V123) ja sen perään 1. Nimi ja 2. Nimi ja paikkakunta. Maakoodi/YT/Nimi, jolloin riville tulostuu asiakkaan maakoodi, Y-tunnus (VAT-numero) ja 1. Nimi ja 2. Nimi. Tätä valintaa kannattaa käyttää otettaessa yhteenvetotilastoja viennistä (intrastat-yhteenvedot).
Erittelytapa	Valitse, kuinka tarjousten erittely tulosteissa tehdään: Yhteenvetotilasto - näyttää ainoastaan summat asiakkaittain, ei tuote- tai laskukohtaisia tietoja. Laskukohtainen - näyttää tarjoukset laskukohtaisesti kappalemäärät tai katteet, ei tuotteita. Pääryhmä - näyttää tarjoukset pääryhmittäin ilman tuote-erittelyä. Tuotekohtainen - näyttää tarjoukset laskuittain ja tuotteittain. Lasku/Tuotekohtainen - näyttää tarjoukset laskuittain ja tuotteittain.
Rivitulostus	Valitse, kuinka tarjousten syöttörivitilastot näytetään: Määrä/Hinta/Keskihinta - Näytetään kappalemäärä, hinta tai näiden yhdistelmä. Pelkät hinnat - Näytetään vain hinnat. Pelkät määrät - Näytetään vain määrät. HintaVertailut - Näytetään hinnat verrattuna halutun ajanjakson vastaaviin hintoihin. MääräVertailut - Näytetään määrät verrattuna halutun ajanjakson vastaaviin määriin. KeskiHintaVertailut - Näytetään keskimääräiset hinnat verrattuna halutun ajanjakson vastaaviin keskihintoihin. KateVertailut - Näytetään katteet verrattuna halutun ajanjakson vastaaviin katteisiin. Katteet/OstoHinnat - Näytetään ostot ja myynnit, sekä kate euroina ja prosentteina. KatteetKapeaRivi - Näytetään katteet ilman desimaaleja. Katteet/Määrät - Näytetään myyntimäärät kappaleina, myynnin euroina sekä kate euroina ja prosentteina. Virheelliset Katteet - Näytetään lista niistä syöttöriveistä, joiden kate ei ole yrityksen perustiedoissa määritettltyjen katerajojen sisällä, sekä niistä riveistä, joilla ei ole ostohintaa lainkaan. Selaustaulu - Näytetään haku selaustaulukkomuodossa, jossa hakutulosta voidaan esimerkiksi suodattaa halutun sarakeotsikon mukaan.
Prosentit	Näytetäänkö prosentuaalinen osuus koko summasta.
Sivutukset	Näytetäänkö tiedot 1. Järjestelyn mukaan niin, että jokainen 1. Järjestelyn otsikko tulostuu omalle sivulleen.
TilastoJärjes	Näytetäänkö tiedot nimen, summan, määrän, muutoksen, katteen vai kateprosentin mukaan. Tämä valinta on käytettävissä, jos Erittelytapa-kohdassa on valittu Yhteenvetotilasto.
Tilastorajaus	Kuinka monta riviä tilastoon otetaan mukaan.
OstoHinnat	Mistä ostohinnat otetaan. Oletuksena on valinta Syöttöriveiltä.
Asiakasrajaus	Rajataanko haku asiakastyypin mukaan. Kun haussa mennään eteenpäin, voidaan seuraavasta valintaikkunasta valita Asiakastyyppi Normaali, AvainAsiakas, PassiiviAsiakas, OsoiteRekisteri tai Normaali/Avain. Lisäksi voidaan käyttää kaikkia muitakin Asiakasrajaukset I sekä Asiakasrajaukset II -välilehtien valintoja, K/E-valintoja, P- ja R-valintoja ja valita esimerkiksi tietty asiakas tai asiakasryhmä.
Summarajaus	Rajataanko haku summan mukaan. Hakuun voidaan rajata mukaan ne rivit, joiden loppusumma, kate euroina tai kappalemäärä osuvat hakuun.
Kapanjarajau	Rajataanko haku kohdistumaan vain tiettyyn kampanjaan.
Tuoterajaus	Rajataanko haku tuotteen mukaan. Kun haussa mennään eteenpäin, voidaan seuraavasta valintaikkunasta valita Tuoterajaukset I ja Tuoterajaukset II -valintaikkunoista hakuun mukaan tietyt tuotteet tai tuoteryhmät, ja käyttää kaikkia muitakin näiden molempien välilehtien hakukenttiä.
Selaustyyppi	Tulostetaan hakulistaus ruudulle, Excel/OpenOfficeen, selausruudulle vanhoilla vakioraporteilla tai selaustaulukkoon.
VertailuJakso	Jos tehdään vertailuhakuja, valitaan vertailujakson alku- ja loppupäivät.

Summarajaus

Summarajaus-välilehdellä voit kohdistaa haun haluamaasi myyntihintaan, kappalemääriin, ostohintaan, katteeseen tai kateprosenttiin. Nämä haut ovat JA-ehtoja aiemmilla välilehdillä määriteltyjen hakuehtojen kanssa, eli ovat voimassa niiden kanssa samaan aikaan. Summarajaus-valinnoilla voit käyttää haluamaasi alinta ja ylintä määrää, sekä vähintään tai enintään -ehtoja määrittelemällä vain joko minimiarvon tai maksimiarvon.

Kun olet tehnyt haluamasi hakurajaukset ja -muotoilut, hyväksy selaus valitsemalla OK. Nyt saat hakutuloksen valintasi mukaan.

Tarvitsetko samaa hakua myöhemminkin?

Jos tarvitset toistuvasti tietynlaisia tarjousten selauksia, ne kannattaa tallentaa vakioraporteiksi. Vakioraportti tarkoittaa ennalta määriteltyjä hakuja, joissa on käytetty haluttuja itse määriteltyjä hakukriteereitä. Vakioraportit voidaan nimetä halutulla nimellä, ja ne voivat olla henkilökohtaisia tai yleisiä, kaikille näkyviä. Kun vakioraportti on kerran tallennettu, sitä voidaan käyttää milloin tahansa, ja se toistaa aina siihen tallennetun haun dynaamisesti. Eli jos hakuun kohdistuvaan tietoon on tullut muutoksia, muutokset näkyvät raportissa automaattisesti. Esimerkiksi hävityt tarjoukset poistuvat viime vuoden avoimia tarjouksia hakevasta vakioraportista, jos raporttien status on vaihdettu oikein.

Vakioraportin tallentaminen

Haluamasi selaukset voit tallentaa vakioraporteiksi valitsemalla Tarjoukset/Selaukset/Taltioi vakioraportti. Valitse tallennatko uuden henkilökohtaisen vakioraportin vai uuden yleisen vakioraportin. Henkilökohtainen vakioraportti näkyy vain omalle käyttäjätunnukselle, ja sen voi myös itse myöhemmin poistaa. Yleinen vakioraportti näkyy kaikille, eikä sitä pysty itse poistamaan. Anna raportille haluamasi nimi. Vakioraportteja voit tehdä tarpeesi mukaan niin monta kuin haluat.

Vakioraportin käyttäminen tarjousten selauksissa

Kun haluat selailla aiemmin vakioraporteiksi tallentamiasi tarjouksia, valitse joko toimintopalkista Myynnit/Tarjoukset/Vakioraportit, tai nauhavalikon pikatoiminto Vakioraportit/Tarjous. Omaksi vakioraportiksi tallennetun haun voi hakea myös valintanauhan pikavalinnasta Omat raportit.

Vakioraporttilistalla näkyvät aakkosjärjestyksessä ensin kaikki henkilökohtaiset vakioraportit, ja näiden perässä yleiset vakioraportit. Valitse listalta haluamasi vakioraportti, jonka jälkeen se tulostuu ruudulle.

Avainsanat hakua varten

Tarjousten yleistiedot
Seurantatilikaudet
Tarjouksen status
Tarjousten selaus
Tarjoushaku
Selausrajaukset
Laskurajaukset
Summarajaus
Tulostemuotoilut
Tarjousraportit
Vakioraportit
Tarjousvertailut
Avoimet tarjoukset
Hävityt tarjoukset
Toteutuneet tarjoukset
Maestro tarjousohje