Voit perustaa toimittajan tai muokata toimittajan tietoja toimittajarekisterissä tai suoraan ostolaskulta. Muista valita oikea yritys. Jokainen yritys käyttää omaa toimittajarekisteriään.
Uuden toimittajan perustaminen toimittajarekisteriin
Valitse päävalikosta Toimittajat/Uusi, tai klikkaa toimittajahaussa tai toimittajakortilla Uusi. Ainoastaan Yritysnimi on pakollinen tieto toimittajaa perustettaessa, mutta esimerkiksi ostolaskun maksamista varten toimittajan tietoihin on annettava myös pankkitilitiedot.
Valitse Yritys
- Jos sinulla on oikeudet vain yhteen yritykseen, oma yrityksesi on valittuna automaattisesti.
Huom. Jos yrityksellänne on esimerkiksi kulukorvauksia tms. varten maksun saajana myös henkilöitä, älä tallenna henkilötunnusta toimittajarekisteriin (y-tunnus-kenttään). Jos mahdollista, maksa tällaiset maksut käyttämällä tilapäistoimittajaa, jolloin henkilöitä ei tarvitse perustaa rekisteriin lainkaan.
Määritä Toimittajan perustiedot
- Toimittaja viedään automaattisesti järjestelmään Normaali -toimittajana. Voit luoda myös Passiivitoimittajan tai Avaintoimittajan. Passiivitoimittajaa ei voi valita ostolaskulle. Avaintoimittajat ovat tärkeitä toimittajia, jotka voidaan suodattaa erikseen toimittajahaussa.
- Yritysnimi on pakollinen.
- Jos olet perustamassa toimittajarekisteriin yritystä, joka on rekisteröity Suomeen, voit hakea yrityksen tiedot Kaupparekisteristä. Kirjoita yrityksen nimi, tai osa siitä tai Y-tunnus ja valitse Hae yritystiedot. Päivitä tiedot toimittajakortille ja tallenna.
Kirjoita yrityksen nimi tai Y-tunnus ja valitse Hae yritystiedot, jos haluat hakea yrityksen tiedot Kaupparekisteristä.
Päivitä tiedot toimittajakortille. Voit päivittää myös osoitetiedot.
Pankkitilit
- Määrittele toimittajan kotimaiset ja/tai ulkomaiset pankkitilit
Tallenna lopuksi. Perustamasi toimittajan toimittajakortti avautuu. Voit muokata toimittajan tietoja tai luokitteluita.
Uuden toimittajan perustaminen ostolaskultaVoit perustaa uuden toimittajan myös suoraan ostolaskulta. Jos ostolaskulle ei ole valittu toimittajaa, valitse laskun muokkaustilassa Uusi toimittaja.
Toimittajan perustamisen toiminnot avautuvat ostolaskun perustietojen päälle. Voit tarvittaessa tarkastaa toimittajan tietoja laskun kuvasta. Valitse lopuksi Tallenna. Perustamasi toimittaja liitetään laskulle automaattisesti.
Toimittajatietojen hallintaToimittajakortti koostuu kahdesta osasta:
- Perustiedot – osoite- ja yhteystiedot (kerrostalokuvake vasemmassa valikossa)
- Tapahtumat - laskutapahtumat, asetukset ja alennukset (diagrammikuvake vasemmassa valikossa)
- Jos käytössäsi on Toimittajienhallinta, näet Tapahtumat-osassa toimittajaan liittyviä KPI lukuja sekä ostolaskuhistoriaa.
Yhteyshenkilöt ovat käytössä Toimittajienhallinnassa.
Avaa toimittajakortti haun kautta. Voit avata toimittajan tiedot myös ostolaskulta. Toimittajan perustiedoissa on seuraavat kentät:
- Yrityksen tiedot
- Yritysnimi on pakollinen tieto
- Y-tunnuksen perusteella toimittaja voidaan tunnistaa automaattisesti järjestelmään saapuvalle ostolaskulle
- Ennakkoperintärekisterin voimassaolo. Jos ennakkoperintärekisteripäivä on umpeutumassa tai jo umpeutunut, ostolaskusovellus varoittaa tästä.
- Toimittaja viedään automaattisesti järjestelmään ’Normaali’ toimittajana. Passiivitoimittajaa ei voi valita ostolaskulle. Avaintoimittajat ovat tärkeitä toimittajia, jotka voidaan suodattaa erikseen toimittajahaussa.
- Yhteystiedot
- Lähiosoite, postitoimipaikka, maa ja muut yhteystiedot
- Laskutustiedot
- Toimittajan kotimaiset pankkitilit (IBAN and BIC)
- Toimittajan ulkomaiset pankkitilit (SEPA alueen ulkopuolinen tili)
- Pankkitiliä käytetään paitsi laskun maksamisessa myös toimittajan automaattisessa tunnistamisessa, kun vastaanotetaan suomalaisella pankkiviivakoodilla olevaa PDF-muotoista ostolaskua
Toimittajan Tapahtumat -tiedoissa on ostamiseen liittyviä KPI-lukuja sekä ostolaskujen käsittelyyn liittyviä sääntöjä:
- Tapahtumat -osasta voit avata yksittäisiä laskuja tai siirtyä tämän toimittajan ostolaskujen raportointiin
- Toimittajan lisätietokentät
- Laskun käsittely
- Kirjanpidontili – valitse toimittajan laskujen oletustili
- Vakioviite – jos toimittaja lähettää laskut vakioviitteellä tai -numerolla, valitse vakioviite päälle. Ostolaskusovellus ei nyt anna sinulle varoitus tämän toimittajan tuplalaskuista.
- Maksuehto (päivää) – jos toimittajan käyttämä maksuehto on esimerkiksi 14 päivää, ostolaskusovellus asettaa automaattisesti eräpäivän 14 päivää myöhemmäksi kuin laskun päivä. Ensisijaisesti päivät tuodaan verkkolaskulta.
- Kassa-ale-ehdotus ja kassa-alennusprosentti – ostolaskusovellus ehdottaa automaattisesti tämän mukaista summaa ja päivää kassa-alennukselle
