Työnantajan tulee määrittää työntekijäryhmät yrityksessä sekä ketkä henkilöt kulloiseenkin ryhmään kuuluvat.
1. Työntekijäryhmää luotaessa tulee valita Palkat → Henkilötiedot → Työntekijäryhmät
OK → jos Työntekijäryhmää ei löydy ohjelma kysyy
OK → avautuu alla oleva ruutunäkymä → kirjoitetaan ryhmän nimi (pakollinen tieto)
- Huom! Integraatiotunnus on käytössä vain niillä asiakkailla, joilla on liitettynä Maestroon HR-järjestelmä.
OK → Työntekijäryhmätieto tallentuu ja avautuu alla oleva ruutu → Peruuta, jolloin näkymä sulkeutuu
2. Työntekijäryhmien selauksessa valitaan Palkat → Henkilötiedot → Työntekijäryhmät → OK → avautuu alla oleva ruutu
Näkymässä on mahdollista valita Perustetaan Uusi → OK, jolloin voidaan luoda uusi Työntekijäryhmätieto.
3. Itse työntekijän (henkilön) tietoihin työntekijäryhmän määrittäminen tapahtuu Henkilökortin perustiedot -sivulla valitsemalla
Palkat → Henkilötiedot → Päivitys → Henkilöhaku → OK → Perustiedot → Syötetään työntekijäryhmän numero, johon henkilö kuuluu, jolloin ohjelma täydentää automaattisesti ryhmän nimitiedon näkyville.
Edellä määritetty tieto tallentuu henkilön tietoihin ja siirtyy palkanlaskennan taustatiedoksi. Palkanlaskennassa, jos työntekijäryhmä puuttuu, käyttäjälle näytetään huomautus:
Valittaessa Ei päästään lisäämään työntekijäryhmätieto henkilön tietoihin kohdan 3. mukaisesti.
Työntekijätieto ei näy palkkalaskelmalla käyttäjälle käyttöliittymässä, mutta:
- palkanlaskennassa tieto tallentuu taustalle
- tiedon avulla voi rajata henkilöt työntekijäryhmän mukaan raporteille ja selauksille
- tiedon perusteella voi järjestää henkilöt ryhmittäin tai tarkastella ryhmän jäseniä ja ryhmän henkilömäärää
- muutettaessa henkilöä, esim. työntekijäryhmästä toiseen, vanhoilla palkkatiedoilla säilyy aikaisempi työntekijäryhmä ja uusilla palkoilla käytetään ajantasaista ryhmätietoa.
Huom! Työntekijäryhmäntietojen pohjalta kerätään jatkossa tarvittavat pohjatiedot viranomaisraporteille sekä -ilmoituksille. Em. raporttien ja ilmoitusten sisältöä tarkennetaan viranomaisten toimesta vielä, joten esim. lopullinen sisältö ja muoto tulevat tarkentuvamaan ilmoitettavien tietojen osalta myöhemmin.