Varahenkilöt sekä laskujen siirto käyttäjältä toiselle

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten varahenkilötoimintoa käytetään ostolaskujen käsittelyssä sekä miten laskuja voidaan siirtää käyttäjältä toiselle. Varahenkilö mahdollistaa laskujen tarkastuksen ja hyväksynnän loma- tai poissaoloaikana, ja pääkäyttäjä voi tarvittaessa muokata, passivoida tai luoda varahenkilömäärittelyjä myös jälkikäteen. Ohjeessa käydään läpi varahenkilön määrittäminen, toiminnon vaikutus ostolaskuihin sekä laskujen kierron siirto tilanteissa, joissa varahenkilöä ei ole ennakkoon asetettu.

Loma- tai muun poissaoloajan varahenkilö voidaan valita tietylle aikavälille Varahenkilö-toiminnolla. Varahenkilö saa automaattisesti varallaoloajallaan alkuperäisen käyttäjän laskut käsittelyynsä. Kun käsittelijä määritellään laskulle esimerkiksi tarkastajaksi, tulee varahenkilö mukaan automaattisesti. Sekä varahenkilö että alkuperäinen käsittelijä näkevät laskun ja saavat tarkastaa tai hyväksyä sen. Jokainen käyttäjä voi määritellä itselleen varahenkilön, katso ohje Oman varahenkilön määrittäminen.

Jotta varahenkilötoiminto näkyy, tulee käyttäjällä olla oikeus ostolaskuihin. Pääkäyttäjä voi määritellä muillekin käyttäjille varahenkilön. Jos varahenkilön määrittäminen on unohtunut tehdä lomalle lähtiessä, voi pääkäyttäjä siirtää käyttäjällä käsittelyssä olevat laskut toiselle käyttäjälle - hänestä tulee tällöin laskuille varahenkilö.

Varahenkilön määrittely

Avaa varahenkilömäärittelyt Ostolaskujen asetuksista. Pääkäyttäjänä näet sekä omat että muiden varahenkilöt:

Valitse Yrityksen varahenkilöt, jotta pääset määrittämään muiden käyttäjien varahenkilöitä. Valitse aluksi henkilö, jolle määrität varahenkilöä. Valitse varahenkilö ja määritä varallaoloaika. Valitse Tallenna. Tarkasta että yritysvalikosta on valittuna oikea yritys!

Varmista, että varahenkilöllä on oikeus juuri siihen toimintoon - esimerkiksi tarkastukseen tai hyväksyntään - johon varahenkilömäärittelyjä ollaan tekemässä. Varahenkilötoiminto ei näy ostolaskuilla, jos varahenkilöllä ei ole kyseisen roolin mukaisia oikeuksia.

Varahenkilötoiminnon huomioiminen ostolaskuilla

Kun varahenkilömäärittely on voimassa, valitse ostolaskulle varsinainen henkilö tarkastajaksi/hyväksyjäksi normaaliin tapaan. Ostolaskut ohjautuvat automaattisesti käsiteltäväksi sekä varsinaiselle henkilölle. Myös varahenkilölle lähetetään sähköposti tarkastettavana/hyväksyttävänä olevasta laskusta.

Ostolaskulla näkyy tarkastajana tai hyväksyjänä sekä varsinainen henkilö että varahenkilö. Kumpi tahansa voi tarkastaa tai hyväksyä laskun. Tarkastusmerkintä näkyy laskun tarkastaneen henkilön perässä.

Aktiivisen varahenkilömäärityksen muuttaminen tai passivoiminen

Siirry ostolaskuvalikosta Varahenkilö-toimintoon. Käytössä olevat varahenkilömääritykset näkyvät seuraavasti:

Pääkäyttäjä näkee listalla kaikki varahenkilömääritykset, mutta peruskäyttäjä vain omansa. Klikkaa käyttäjän tiedot auki ja passivoi varahenkilö klikkaamalla roskakorikuvaketta.

Laskujen siirto käyttäjältä toiselle

Jos varahenkilön määrittäminen on unohtunut tehdä lomalle lähtiessä, voi pääkäyttäjä siirtää käyttäjällä käsittelyssä olevat laskut toiselle käyttäjälle - hänestä tulee tällöin laskuille varahenkilö. Valitse laskujen kiertonäkymästä Muut/Vaihda käsittelijä.

Määrittele käsittelijä, jolta haluat siirtää joko tarkastettavat ja/tai hyväksyttävät laskut toiselle henkilölle: