Verkkopalkkojen lähetys

Verkkopalkkojen lähetys

Maestron verkkopalkkoihin on tehty kehitys, jossa verkkopalkkojen lähettämiseen liittyvät toiminnot on siirretty pois eKirje-moduulin alta suoraan Palkka-moduulin alle. Yleistietoihin liittyvät määritykset puolestaan löytyvät Tiedosto-välilehdeltä, palkkojen yleistiedoista (Tiedosto >, Palkat >, Yleistiedot >, Verkkopalkkojen yleistiedot)

Verkkopalkkojen uutta lähetystapaa varten on rakennettu Maestrosta Ropolle uusi SFTP-yhteys. Jatkossa palkkalaskelmat lähtevät Ropolle heti, kun lähetystoiminto hyväksytään, eikä minnekään tallennu mitään palkkalaskelmia odottamaan lähettämistä eteenpäin.

Jokaisen yrityksen verkkopalkat lähetetään yrityksen omasta ympäristöstä. Massalähetys yhteysyrityksen alta ei onnistu uudella lähetystavalla.

Verkkopalkkojen uuden lähetystavan käyttöönotto edellyttää asiakkaalta muutaman asetuksen läpikäyntiä järjestelmästä. Vaiheet käydään alla olevassa ohjeessa läpi sen mukaan, onko verkkopalkkoja käytetty yrityksessä ennestään, vai ollaanko verkkopalkkoja ottamassa käyttöön kokonaan uuteen ympäristöön.

Verkkopalkkojen käyttöönotto

Verkkopalkat ovat olleet käytössä

1. Tarkista Maestron käyttöoikeuksista ohjelmistopääsy Verkkopalkkojen lähetykseen:

2. Tarkista Verkkopalkkojen yleistiedot (Tiedosto >, Palkat >, Yleistiedot >, Verkkopalkkojen yleistiedot) palkkojen yhteysyrityksessä. Yleistiedot kopioituvat uuden lähetystavan sisältävässä päivityksessä automaattisesti, eli tarkoitus on ainoastaan tarkistaa, että määritykset ovat yleistietojen osalta alla olevan kuvan mukaiset.

Lähetystietojen päivitys -välilehdellä yhteysyrityksen osalta vaihdetaan Tiedonsiirtotavaksi SFTP (konesali). Lisäksi Tilitoimiston y-tunnus on hyvä lisätä ko. kenttään, mikäli se on tyhjä. 

Mikäli asiakas ei ole konesalissa, pitää tiedonsiirtotavaksi valita SFTP (ei konesali). Lisäksi ei konesalissa olevien asiakkaiden osalta on syytä olla erikseen yhteydessä Ropoon yhteyden avaamista varten. Maestron asiakastuki auttaa tässä.

Tilitoimiston asiakasyrityksessä pitää myös tarkistaa palkanlaskijan käyttöoikeus Verkkopalkkojen lähetykseen. Palkkojen yleistiedoissa Verkkopalkkojen yleistiedot määritellään samoin kuin yhteysyrityksellä. Lähetystietojen päivitys -välilehdellä sen sijaan otetaan kantaa vain Tiedonsiirtotapaan, joka on Yhteysyrityksen mukaan. Asiakasyrityksissä nämä asetukset ovat oletuksena valmiina silloin, kun verkkopalkat ovat olleet aiemmin käytössä.

Verkkopalkat eivät ole olleet käytössä

1. Asiakas tekee tilauksen verkkopalkkojen käyttöönotosta palvelujen tilauslomakkeella.

2. Maestron asiakastuki määrittelee Verkkopalkkojen yleistiedot yhteysyrityksessä.

3. Asiakas tarkistaa käyttöoikeudet Verkkopalkkojen lähetykseen sekä vaihtaa palkkojen tulostusten yleistiedoista (Palkat >, Tulostukset >, Yleistiedot) Tulostustavaksi Verkkopalkat / ekirje (Ropo).

Verkkopalkkojen lähetys

1. Palkkalaskelmien tulostus

Ennen verkkopalkkojen lähettämistä palkkalaskelmat täytyy tulostaa verkkopalkoiksi. Tulostus etenee valinnoilla Tulostus >, Tulostamattomat >, Selausrajaukset >, Tulostetaan Verkkopalkka / eKirje (Ropo) >, määritetään palkkojen maksupäivä (näkyy palkansaajan verkkopalkka-aineistossa omassa verkkopankissa).

Mikäli palkansaajalla ei ole verkkopankkitunnuksia tai hän ei jostain syystä muuten halua vastaanottaa verkkopalkkoja, määritellään Henkilökortin Lisätiedot -välilehdelle Verkkopalkka/kieli -valinnan eteen harmaa E-kirjain. Oletuksena tämän asetuksen määrityksenä on vihreä K-kirjain, jolloin palkansaajalle välitetään verkkopalkka omaan verkkopankkiin.

Tulostustavasta:

• Verkkopalkat / eKirje (Ropo) -valinnalla Ropolle välitetään myös ne palkkalaskelmat, joissa verkkopalkan tulostus on asetettu Ei-asentoon henkilökortilla. Näissä tapauksissa Ropo tulostaa ko. palkkalaskelmat paperille ja lähettää ne palkansaajalle kirjepostina.
• Verkkopalkat -valinnalla Ropolle välitetään ainoastaan verkkopalkat. Verkkopalkkojen lähetyksen jälkeen palkanlaskija tulostaa muut kuin verkkopalkat esimerkiksi paperille tai pdf-tiedostoiksi ja välittää ne itse eteenpäin palkansaajalle.
• Verkkopalkkojen uusi lähetystapa merkitsee palkkalaskelman tulostetuksi vasta verkkopalkkojen lähetyksen jälkeen. Näin ollen, mikäli yritys tulostaa itse muut kuin verkkopalkkoina välitettävät palkkalaskelmat, pitää prosessi hoitaa niin, että verkkopalkat sekä tulostetaan että lähetetään ennen kuin muut palkat tulostetaan muilla tulostustavoilla.

2. Palkkalaskelmien lähetys Ropolle

Palkkalaskelmien tulostuksen jälkeen aineisto lähetetään Ropolle valitsemalla käyttöliittymän yläosan ribbonista tai vasemmasta reunasta Verkkopalkkojen lähetys. Tämän jälkeen järjestelmä kysyy, halutaanko lähettää verkkopalkat vai selata siirtolokia:

Kun valitaan Lähetä verkkopalkat OK:lla, Maestron ruudulle aukeaa listaus lähetettävistä palkkalaskelmista. Lähetä -painiketta painamalla aineisto lähtee saman tien Ropolle verkkopalkkoina välitettäväksi.

Verkkopalkkalaskelmien esikatseluruudulta voidaan poistua Peruuta -painikkeesta. Tällöin tulostetut verkkopalkat jäävät odottamaan lähetystä myöhemmin. Lista voidaan myös tulostaa talteen tai tarvittaessa tyhjentää kokonaan. Tyhjennä -painike poistaa kaikilta listan palkkalaskelmilta merkinnän Odottaa lähetystä ja muuttaa palkkalaskelmien tilaksi Ei lähetetty (kts. seuraava ohjekohta Suoritustietojen korjaus).

Suoritustietojen korjaus

Palkkalaskelmien taakse, suoritustietojen korjaukseen on lisätty Verkkopalkka -valinta. Alasvetovalikosta löytyvät Ei lähetetty, Odottaa lähetystä ja Lähetetty -tilat. Toiminnon avulla voi merkitä yksittäisiä palkkalaskelmia pois verkkopalkkojen lähetystä odottavien joukosta, tai vaihtoehtoisesti voi tarkistaa palkkalaskelman statuksen verkkopalkkojen lähetyksen suhteen.