Vuokra- ja vastikelaskujen tulostus, laskujen poisto ja pankkiin lähetetyn laskusanoman peruutus

Vuokra- ja vastikelaskujen tulostus

Valitse Myynnit/Vuokravalvonta/Vuokralaskut.

Laskujen tulostus

• Valitsemalla Talo ja Asunto voidaan laskut tulostaa kaikkiin asuntoihin yhdellä kertaa tai esimerkiksi vain yhteen kohteeseen.
  • jos tulostat kaikkiin kohteisiin, määritä asuntorajaukseksi A0-Z9999.
    
    
• Kenelle: Valitse tulostetaanko laskut kaikille, omistajille, vuokralaisille, yhdelle asiakkaalle tai asiakasryhmälle
• Tulostustapa-valinnalla voidaan valita, halutaanko muodostaa laskut vain reskontra-ajona vai halutaanko samalla tulostaa asiakkaille paperiversiot esimerkiksi koontilaskuna tai tilisiirtotulosteena. Kaikki tulostustavat muodostavat laskut myös reskontraan.
• Maksulajit: Valitse tulostetaanko laskuille vain sopimuksen maksulajit vai otetaanko mukaan myös lisätyt maksulajit
• Laskutekstit:
  • Vakiotekstit = asunto-osakeyhtiöillä laskun otsikoksi tulostuu Vastikelasku ja vuokrataloilla Vuokralasku
  • Valitse tarvittaessa Vuokra, Autopaikka, Käyttökorvaus tai Muu 
• Vapaa teksti: Määritä tulostetaanko vuokravalvonnan yleistietoihin tallennettu teksti koontilaskun ylä- vai alaosaan, ylä- ja alaosaan tai ei tulosteta lainkaan
• Tulostusraportti-valinnalla valitaan tulostuuko lista laskuista raporttina näytölle.
• Verkkolasku-valinnalla valitaan, tulostetaanko koontilasku myös e-lasku- tai suoramaksu-asiakkaille.
• Alkukuukausi-, Loppukuukausi- ja Eräpäivä-valinnoilla voi valita, mille ajalle laskut tulostetaan.
• Eräpäivä-kentässä voidaan laskulle muuttaa sopimuksesta poikkeava eräpäivä:
  • Sop. eräpäivä - laskulle tulee eräpäivä sopimukselta = vuokravalvonnan yleistiedoista tai vuokratietojen perustiedoista, mikäli asukkaalle valittu yleistiedoista poikkeava eräpäivä
  • Kaikki - kaikille laskuille tulee tässä määritelty eräpäivä
  • Ensimmäinen - jos laskuja tulostetaan useammalle kuukaudelle, ensimmäiselle laskulle tulee tässä määritelty eräpäivä, muille eräpäivä tulee sopimukselta
     

Vuokralaskujen Tulostustapa-valinnat

• Vain reskontra-ajo - Tämä valinta muodostaa laskut reskontraan. Reskontra-ajon jälkeen laskut voidaan tulostaa sähköisiksi kuukausittain toiminnolla Verkkolaskut/Verkkomaksut/kaikki firmat, tai 
  Verkkolaskut/Verkkomaksut/9 - Vuokralaskujen aineisto/Suoramaksut tai E-laskut.
• Verkkolasku - Tällä valinnalla voidaan tulostaa sähköiset laskut suoramaksu- tai e-lasku –asiakkaille. Rajaa mukaan asiakkaat, joiden asiakastiedoissa Tulostustapa –valinta on Normaali tai Sähköinen lasku. Tiedot päivittyvät ensin reskontraan, jonka jälkeen ruudulle tulostuu kyseiset laskut. Kun tämä hyväksytään painamalla OK, laskuista muodostetaan sähköiset laskutiedostot.
  
  Jos kaikkia laskuja ei haluta lähettää pankkiin, voidaan lasku poistaa muodostettavista painamalla F3 valitun laskun rivillä, jolloin KK-sarakkeen väri vaihtuu punaiseksi. Jos kuitenkin haluat muodostaa F3:lla poistetusta laskusta sähköisen laskun, paina kyseisellä rivillä uudelleen F3, jolloin KK-sarake menee kellertäväksi.
  
  Tällä valinnalla on suositeltavaa tulostaa vain yhden kuukauden lasku. Jos valittuna on useampi kuukausi, kaikilta valituilta kuukausilta tulostetaan laskut lähetyskansioon.
   

• Koontilasku / kaikille - Tällä valinnalla vuokralaskut muodostetaan reskontraan, ja tulostetaan samalla laskuista koontilaskut. Sähköisiä laskuja ei muodostu, vaan ne tulee muodostaa toiminnolla Verkkolaskut/Verkkomaksut/kaikki firmat tai Verkkolaskut/9-Vuokralaskujen aineisto/Suoramaksut tai E-laskut. Laskut muodostuvat reskontraan kaikille valituille asunnoille / asiakkaille - eli verkkoasiakkaille, paperille tulostettaville yms.
• Muut tulostustapa-valinnat
  • Tilisiirtotuloste - 3–osainen tai A4 tilisiirto
  • iPost –kirjeenä - E-kirjetiedosto, tuloste 2-osainen tilisiirto ja jatko-lomakkeet.
  • Koontilasku / paperi - Tulostaa koontilaskun asiakkaille, joilla asiakastiedoissa Tulostustapa-valinta on normaali tai vain paperilasku.
  • Koontilasku / iPost - Muodostaa e-kirjetiedostot asiakkaille, joilla asiakastiedoissa Tulostustapa-valinta normaali tai vain iPost-Kirje.  

Esimerkiksi kun tulostustavaksi on valittu Koontilasku, valittujen asuntojen laskut muodostetaan reskontraan ja samalla tulostetaan asunnoille koontilaskut paperille. Jos asiakkaalla on suoramaksu käytössä, koontilaskulle tulostuu teksti:

Jos asiakkaalla on e-lasku käytössä, koontilaskulle tulostuu teksti:

Suoramaksun tai E-laskun muodostaminen Verkkolaskut-toiminnolla

Kun vuokra- tai vastikelaskut on muodostettu reskontraan esimerkiksi vuodeksi eteenpäin, täytyy E-laskujen tai suoramaksujen verkkolaskutiedostot muodostaa kuukausittain valitsemalla joko Verkkolaskut/Verkkomaksut /kaikki firmat tai Verkkolaskut/9 - Vuokralaskujen aineisto/Suoramaksut tai E-laskut. Verkkolaskut muodostetaan niille asiakkaille, joille ei ole ko. kuukautena muodostettu verkkolaskua. Myös tasauslaskujen suoramaksu- tai E-laskuaineisto voidaan muodostaa tällä toiminnolla, kun tasauslaskut on muodostettu tasausmaksureskontraan.

Verkkomaksut/kaikki firmat

Verkkolaskut/9-Vuokralaskujen aineisto

Valitse siirtoehdot tästä avautuvasta ikkunasta:

Valitsemalla OK ruudulle avautuu ikkuna, jossa näkyvät kaikki suoramaksuna tai E-laskuna lähtevät laskut. Tästä ikkunasta muodostetaan verkkolaskutiedostot valitsemalla Muodosta. Tiedostot muodostuvat sähköisen laskutuksen yleistiedoissa määriteltyyn kansioon, joka on yleensä nimellä KIPIelaskulahtevat
 

Tämän jälkeen avautuu ikkuna, josta näkee listan muodostetuista verkkolaskuista.

Laskujen tulostus suoraan verkkolaskuiksi

Valinnalla Vuokralaskut/Laskujen tulostus voi valita tulostustavaksi myös Verkkolaskun. Tätä valintaa kannattaa käyttää, kun halutaan tulostaa lasku esimerkiksi yhdelle asiakkaalle ja/tai yhdelle kuukaudelle. Näin saadaan suoraan sähköinen lasku asiakkaalle, joilla on laskutustapana suoramaksu tai kuluttajan E-lasku. Valinta rajaa mukaan asiakkaat, joiden asiakastiedoissa on Tulostustapa-valinta Normaali tai Sähköinen lasku.

Valitsemalla OK ruudulle tulee selaus verkkolaskuista. Valitsemalla uudelleen OK muodostetaan verkkolaskutiedostot kansioon KIPIelaskulahtevat.

Vuokranvalvonnan tasauslaskut

Tasauslaskujen osalta voidaan valita, halutaanko tulostaa suoraan verkkolaskut vai esimerkiksi tilisiirrot paperille.

Jos valitset tulostustavaksi Tilisiirtotulosteen, kaikille asiakkaille tulostetaan tilisiirrot paperille. Tämän jälkeen on suoramaksut ja E-laskut on tulostettava sähköisiksi laskuiksi valitsemalla Verkkomaksut/kaikki firmat  tai  Verkkolaskut/6-Tasausmaksujen aineisto/Suoramaksut tai E-laskut.

Jos tulostustavaksi valitaan Verkkolasku, tulostetaan kaikille tilisiirrot paperille, ja muodostetaan sähköiset laskut niille asiakkaille joilla on käytössä suoramaksu- ja E-lasku. Tasauslasku yhteensä –rivillä näkyy VERKKOLASKU!, jos asiakkaalla on käytössä suoramaksu tai E-lasku.

Jos tulostetaan raportti, TAPA-kentässä näkyy asiakkaan laskutustapa.

Laskujen poistaminen

Jos asiakkaalle on lähetetty virheellinen lasku, voidaan se poistaa reskontrasta esim. vuokratietojen kautta Vuokranvalvonta/Vuokratiedot valitse talo, hstonumero, oikea sopimus ja tämän jalkeen maksaja= asiakas. Kun asiakkaan sopimus on avattu, hiiren oikealla painikkeen valikosta valitaan Laskujen poisto. Ruudulle tulee laskut, jotka voi poistaa.

T–sarakkeessa nähdään, onko laskusta muodostettu verkkolasku. Jos laskusta on muodostettu verkkolasku ja poisto hyväksytään valitsemalla Poista, saadaan ruudulle lista laskuista joista on muodostettu verkkolaskut. Näistä laskuista voidaan tehdä poistosanoma valitsemalla laskuriville valinta POISTA niiden laskujen kohdelle, jotka halutaan peruuttaa. Poista–valinnalla peruutustiedosto muodostuu  lähetyskansioon.

Kun laskun poisto tehdään näin, lasku poistuu samalla myös reskontrasta. Jos asiakas on maksanut vuokran etukäteen ja hänelle on lähetetty turhaan pankkiin E-lasku tai suoramaksu, voidaan pankkiin lähettää laskun peruutussanoma. Näin tehtynä lasku ei poistu reskontrasta, ainoastaan pankkiin lähetetty turha lasku saadaan poistettua. Valitse Verkkolaskut/Verkkolaskujen peruutus.

Syötä avautuvaan ikkunaan peruutettavan laskun numero. Jos verkkolasku on muodostettu, ruudulle tulee valintaikkuna:

Jos peruutusaineistoa ei muodosteta, valitse Peruuta. Jos peruutusaineisto halutaan muodostaa, valitse OK. Onnistuneen verkkolaskutiedoston muodostamisen jälkeen saadaan ilmoitus "Verkkomaksun aineisto on muodostettu onnistuneesti". Peruutuslasku on vielä lähetettävä pankkiin Verkkolaskujen lähetys –toiminnolla.