%201.jpg?width=800&height=267&name=Mercuri_logo%20(1)%201.jpg)
Säännöllisesti toistuville ostolaskuille voidaan tehdä sopimuksia, joiden perusteella voidaan automatisoida laskujen tarkastus tai hyväksyntä, kun sopimukselle määritellyt ehdot täyttyvät. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi vuokra-, lehti-, puhelin- ja siivouslaskuille.
Sopimuksen luominen
- Jokainen käsittelijä voi luoda sopimuksia omille laskuilleen.
- Pääkäyttäjä voi luoda sopimuksia muille käsittelijöille (voimassa, kun käsittelijä hyväksyy sopimuksen).
Valitse Ostolaskut → Asetukset → Ostolaskujen käsittelyn sopimukset → UUSI SOPIMUS
Sopimukselle määritellään ehdot, joiden tulee täyttyä, jotta sopimusta voidaan käyttää valituilla laskuilla.
| Toimittaja (pakollinen) | Toimittaja, jolle sopimus on tarkoitettu. |
| Laskun loppusumma (pakollinen) | Maksimisumma |
| Laskun toistuvuus (pakollinen) | Kuinka usein lasku saapuu (päivinä) |
| Toistuvuuden eräpäivätoleranssi (+/- päivää) (pakollinen) | Sallittu poikkeama (oletus ±3 päivää) |
| Viitteet | Tarvittaessa (kaikkien täsmättävä) Verkkolaskusanomasta viitteet tarkastetaan näistä kentistä: <BuyerReferenceIdentifier> <SellerReferenceIdentifier> <AgreementIdentifier> <OrderIdentifier> <DefinitionDetails> -osan <DefinitionValue> |
| Tiliöintipohja | Tarvittaessa |
| Dimensio | Tarvittaessa |
| Kirjanpidon tili | Tarvittaessa |
| Viimeksi saapuneen laskun eräpäivä (pakollinen) | Toistuvuuden laskentaan |
| Käyttäjä (pakollinen) | Kenelle sopimus on tarkoitettu (pakollinen) |
| Automaattinen tarkastus | Valitse, tuodaanko tarkastuksen merkintä automaattisesti laskulle |
| Automaattinen hyväksyntä | Valitse, tuodaanko hyväskynnän merkintä automaattisesti laskulle |
Kun sopimukselle on valittu toimittaja, järjestelmä näyttää toimittajan kuluvan vuoden laskujen tiedot.
Graafista voit tarkistaa edellisen laskun eräpäivän.
Sopimuksen tallentaminen ja hyväksyntäprosessi
- Kun pääkäyttäjä tallentaa sopimuksen:
- Järjestelmä lähettää käsittelijälle sähköpostiviestin, jossa pyydetään hyväksymään sopimus.
- Käsittelijä näkee omat sopimuksensa valitsemalla:
Ostolaskut → Asetukset → Ostolaskujen käsittelyn sopimukset
- Jos luot sopimuksen itse, se tulee voimaan välittömästi ilman erillistä hyväksyntää.
Sopimuksen hyväksyminen
1. Valitse Ostolaskut → Asetukset → Ostolaskujen käsittelyn sopimukset
2. Avaa sopimus klikkaamalla hyväksyttävän sopimuksen riviä
3. Paina HYVÄKSY → sopimus aktivoituu käyttöön
Sopimuksen hylkääminen
Jos et halua hyväksyä sopimusta:
1. Valitse Ostolaskut → Asetukset → Ostolaskujen käsittelyn sopimukset
2. Avaa sopimus klikkaamalla sopimuksen riviä
3. Paina HYLKÄÄ → sopimus hylätään
Sopimuksen voimassaolo ja uusiminen
- Hyväksytty sopimus on voimassa 12 kuukautta hyväksymisestä.
- Kun voimassaolo päättyy:
- Lasku ohjautuu automaattisesti käsittelijälle.
- Järjestelmä pyytää uusimaan sopimuksen.
- Uusittu sopimus on voimassa 12 kuukautta uusimisesta.
Miten sopimus toimii?
- Kun sopimus on voimassa, laskulle tulee automaattisesti merkintä käsittelijän tarkastamisesta tai hyväksymisestä.
- Sopimuksen laskuloki näyttää kaikki laskut, jotka on käsitelty sopimuksen avulla.
- Laskun lokilla näkyy tieto käytetystä sopimuksesta.