Ostolaskujen käsittelypohjilla tehdään laskulle automaattinen tiliöinti sekä käsittelijävalinnat. Käsittelypohja liittyy aina toimittajaan. Voit lisäksi rajata viitetiedoilla, miten toimittajalta tulevaa laskua tulee tiliöidä. Jos toimittaja lähettää esim. tavaralaskuja viitteellä 'tilaus' ja markkinointilaskuja viitteellä 'markkinointi', voit luoda kaksi erilaista käsittelypohjaa. Ensimmäisessä käsittelypohjassa määritellään 'tilaus'-viitteellä tulevien laskujen automaattinen tiliöinti sekä käsittelijävalinnat ja toisessa 'markkinointi'-viitteellä tulevien laskujen tiliöinti sekä käsittelijävalinnat.
Mieti, miten tämän toimittajan laskut tiliöidään. Perustuuko tiliöinti siihen, mitä tuotteita laskulla laskutetaan vai tehdäänkö tiliöinti esim. prosenttijaolla eri tileille ja kustannuspaikoille?
Automaattinen tiliöinti voidaan tehdä neljällä eri tavalla:
| Tiliöintimalli | Milloin tätä tiliöintimallia käytetään? |
| Tiliöintipohja | Jos toimittajan laskut tiliöidään prosenttijaolla tai tasajaolla eri kirjanpidontileille ja kustannuspaikoille, valitse tiliöintipohja-malli |
| Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta | Jos toimittaja lähettää tiliöinti ja kustannuspaikkaehdotukset verkkolaskusanomassa, valitse tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta |
| Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt | Jos toimittajan laskujen tiliöinti ja käsittelijät perustuvat siihen, mitä tuotteita laskutetaan, tee tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt |
| Kulujako | Jos koko lasku tiliöidään yhdelle kirjanpidontilille, mutta kuluja jaetaan kustannuspaikoittain, tee kulujakoon perustuva tiliöintisääntö |
Voit ottaa käsittelypohjan käyttöön laskulle myös manuaalisesti, kun lasku on uusi-tilassa. Klikkaa muokkaa - käsittelypohjat. Saat listan kyseiseen toimittajaan liitetyistä käsittelypohjista. Kun klikkaat sopivaa käsittelypohjaa, saat ladattua käsittelypohjan mukaiset tiedot laskulle.
Helpointa on luoda laskuille käsittelypohja silloin, kun järjestelmään on saapunut toimittajalta lasku ja se on uusi-tilassa. Luo käsittelypohja ja testaa sitä laskulle ottamalla se käyttöön yllä olevalla tavalla. Jos käsittelysääntö ei toimi kuten olit ajatellut, peruuta laskun muutokset (ts. älä tallenna, ettei lasku lähde kiertoon). Muokkaa käsittelypohjaa ja testaa sitä uudelleen.
Jos käsittelypohjassa ei ole ruksia kohdassa 'automaattikierto päällä', sitä ei ladata laskulle automaattisesti, kun lasku vastaanotetaan. Voit ladata käsittelypohjaa toimittajan laskuille, kun ne ovat uusi-tilassa. Laita ruksi kohtaa 'automaattikierto päällä', kun haluat, että järjestelmä lataa pohjan laskulle automaattisesti.
Jos jokin meni väärin, vaikkapa kaikki laskurivit eivät tiliöityneetkään, lasku tulee kierron päätteeksi 'tiliöimättä'-tilaan ja voit korjata tiliöinnin tässä vaiheessa.
'Mahdollisuus pakottaa ostolaskun katselmointi ennen valmiiksi siirtoa' on ostolaskujenkäsittelyn lisäominaisuus, jonka avulla määrätyt laskut eivät siirrykään automaattisesti valmiiksi, vaan ne tulevat katselmoitavaksi 'Hyväksytty'-tilaan. Hyväksytty-tilasta laskut voi käydä helposti läpi ja siirtää valmiiksi. Laskut voi ohjata katselmoitavaksi joko
- toimittajan perusteella - kaikki toimittajan/toimittajien laskut menevät kierron päätteeksi hyväksytty-tilaan,
- käsittelypohjan perusteella - esim. kaikki automaattisesti käsitellyt laskut menevät kierron päätteeksi hyväksytty-tilaan tai
- laskukohtaisesti.
Käsittelypohjat
Sovellusvalikosta valitaan Ostolaskut - Asetukset – Käsittelypohjat ja automaattikierto, jolloin avautuu sivusto, jossa pystyt määrittelemään ostolaskuille valmiita käsittelypohjia. Muista valita yritys, jonka käsittelypohjia haluat määritellä.
Valitse Uusi käsittelypohja tai muokkaa olemassa olevaa.
Ehdot
Käsittelypohjan nimi
Käsittelypohjalle määritellään kuvaava nimi, jolloin oikean käsittelypohjan valitseminen laskulle helpottuu.
Tiliöintimalli
Ks. ohjeen kohta Tiliöintimalli.
Toimittaja
Toimittaja valitaan toimittajarekisteristä. Jos automaattikierto on päällä, kaikki tämän toimittajan laskut käsitellään käsittelypohjassa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Kun pohjaa valitaan manuaalisesti laskulle, sovellus ehdottaa ensisijaisesti laskulla olevan toimittajan käsittelypohjia, mutta laskulle voi valita myös toiseen toimittajaan liittyvän pohjan.
Toimitusasiakas/Yksikkö
Jos samalta toimittajalta tulee laskuja eri toimipisteille, voidaan toimipaikkatieto merkitä Toimitusasiakas/Yksikkö –kenttään ja käsitellä eri toimipisteitä koskevat laskut erilaisella käsittelypohjalla.
Tieto luetaan Finvoice-verkkolaskusanomasta kentistä:
- <BuyerOrganisationName>
- <BuyerStreetName>
- <BuyerTownName>
- <DeliveryOrganisationName>
- <DeliveryStreetName>
- <DeliveryTownName>
- <BuyersSellerIdentifier>
- <SellersBuyerIdentifier>
- <DefinitionValue>
Viitteet
Viitteet ovat verkkolaskusanoman mukana kulkevia tekstimuotoisia viitteitä. Sovi toimittajan kanssa viiteteksti laskulle ja voit tämän viitteen perusteella automatisoida laskun käsittelyä. Jos esimerkiksi siivouspalveluyritys laskuttaa useamman toimitilan siivouksen, voidaan jokaista toimitilaa koskeva lasku käsitellä ja viedä automaattisesti kiertoon sen mukaan, mitä viitetekstissä on - esimerkiksi Savonlinna tai Lappeenranta. Verkkolaskun viitetekstin tulee olla sama kuin ehdossa oleva teksti, ja isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä.
Finvoice-verkkolaskusanomasta tekstiviitteet tarkastetaan näistä kentistä:
- <BuyerReferenceIdentifier>
- <SellerReferenceIdentifier>
- <AgreementIdentifier>
- <OrderIdentifier>
- <SellersBuyerIdentifier>
- <DefinitionDetails> -osan <DefinitionValue>
Voit määritellä tuleeko kaikkien antamiesi viitteiden olla laskulla tai riittääkö, että laskulta löytyy yksikin määrittelemistäsi viitteistä. Jälkimmäinen toimii esim. hotellilaskuilla: riittää, että laskulta löytyy viitteenä yhdenkin matkustajan tunnus tai nimi.
Muut viitteet -kenttä on mahdollista näyttää ostolaskun perustiedoissa. Määritä ostolaskujen sovellusasetuksista Lisäkentät/Muut viitteet käytössä.
Säännöt
Dimensiot (tulos- ja aputulospaikat)
Pohjaan valitaan tulos- aputulospaikat ja mahdolliset muut dimensiot, ts. määritellään dimensiot, jotka tallentuvat laskulle käsittelypohjan mukana
Tiliöintipohja
Lue tämän ohjeen kohdasta Tiliöintimallit.
Tarkastaja, hyväksyjä ja kommentoija
Valitaan käsittelypohjalle tarkastajat, hyväksyjät ja kommentoijat, jotka tallentuvat laskulle. Tarkastajia, hyväksyjiä ja kommentoijia voi olla useita ja henkilöt voidaan myös valita käyttäjäryhmän avulla.
Automaattikierto päällä
Jos automaattikierto on päällä, käsittelypohjaan sopivalle uudelle laskulle tulee automaattisesti käsittelypohjan sääntöjen mukaiset tiedot ja lasku siirtyy automaattisesti tarkastajalle / hyväksyjälle / kommentoijalle.
Jos laskulla on puutteita esimerkiksi tiliöinnissä tai päivämäärissä, lasku siirtyy tarkastus- tai hyväksymiskierron jälkeen Tiliöimättä-tilaan. Käsittelypohjan toimivuus kannattaa tarkastaa manuaalisesti ennen automaattikierto-valintaa. Jos käsittelypohjan säännöissä ei ole määritetty käsittelijöitä, mutta automaattikierto on päällä, täyttää sovellus automaattisesti laskulle tiliöinnin sekä dimensiot, ja jättää laskun Uudet-tilaan.
Tiliöintimalli
1. Tiliöintipohja
Jos valitset käsittelypohjan tiliöintimalliksi 'Tiliöintipohja', laskun tiliöinti tehdään automaattisesti valittavan tiliöintipohjan mukaan (Säännöt - Tiliöintipohja). Valittavan tiliöintipohjan tyyppi ei voi olla ”Avoimet rivisummat”, jos sääntö on ”Automaattikierto"-tyyppinen. Tiliöintipohjat luodaan ja ylläpidetään tiliöintipohjien ylläpidossa.
Kohta 'Tiliöintipohja' on aktiivinen vain, jos tiliöntimalli on 'tiliöintipohja'. 
2. Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta
Jos valitset tiliöintimalliksi 'Tiliöintiehdotukset verkkolaskusanomalta', määrittele lisäksi, missä verkkolaskusanoman kentissä toimittaja lähettää tiliöintiehdotuksen.
- Kirjanpidontilin ehdotusta haetaan kentistä <RowShortProposedAccountIdentifier> tai <RowProposedAccountText>
- Kustannuspaikkaehdotusta haetaan kentistä <RowAccountDimensionText> tai/ja <RowProjectReferanceIdentifier>
Ostolaskulta, kohdasta Muut - Automaatiossa hyödynnettävät kentät, saat auki kyseisen laskun verkkolaskusanoman, josta on korostettu automaatiossa hyödynnettävät kentät. Näet täältä helposti, missä kentissä tiliöintiehdotukset tulevat.
Kohdistaminen tiliin tai kustannuspaikkaan tehdään numerolla, joten pyydä toimittajaa toimittamaan tilin, tulospaikan tai aputulospaikan numero verkkolaskusanomassa.
3. Tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt
Jos lasku tiliöidään tuoterivien perusteella, mutta verkkolaskusanomassa ei tule tiliöintiehdotusta, valitse tiliöintimalliksi 'tuoterivikohtaiset tiliöintisäännöt'.
Käsittelypohjalle avautuu kohta 'Rivikohtainen käsittely'. Määrittele tähän säännöt, joilla tiliöinti tehdään. Sääntö voi olla esim.
- verokanta - kaikki tiettyä verokantaa edustavat rivit viedään tietylle tilille
- tuotekoodi tai tuotenimi - kaikki tietyllä tuotekoodilla tulevat rivit viedään tietylle tilille
- sopimusnumero - kaikki tietyllä sopimusnumerolla tulevat laskurivit viedään tietylle tilille
- jne
Säännöillä on prioriteetti, voit järjestellä säännöt prioriteettijärjestykseen ja muuttaa prioriteettia myöhemminkin. Kun lasku vastaanotetaan MaestroNG:hen, järjestelmä tiliöi
- laskun ensimmäisen rivin ensimmäisellä säännöllä, joka täsmää siihen (prioriteettijärjestyksessä)
- seuraavaksi laskun toisen rivin ensimmäisellä säännöllä, joka täsmää siihen (prioriteettijärjestyksessä)
- jne.
Voit siis tallentaa prioriteetissa viimeiseksi (alimmaksi) säännön, jolla tiliöidään kaikki ne laskurivit, jotka eivät täsmänneet mihinkään muuhun sääntöön.
Esimerkki. Jos laskun rivit ovat seuraavat ja tiliöintisäännöt alla olevan kuvan mukaiset:
| Laskun rivinro | Laskurivillä esiintyvä tuotenimi | Sääntö |
| 1 | Mainos lehdessä | Tuotenimi ei täsmää prio1 sääntöön ('kuljetuspalvelu'), mutta täsmää prio2 sääntöön ('mainos'), joten rivi tiliöityy tilille 8140 'Muut mainoskulut' |
| 2 | Huoltopalvelu | Tuotenimi ei täsmää prio1 sääntöön ('kuljetuspalvelu'), eikä prio2 sääntöön ('mainos'), joten rivi tiliöityy tilille 4000 'Ostot alv/y' |
| 3 | Kuljetuspalvelu | Tuotenimi täsmää prio1 sääntöön ('kuljetuspalvelu'), joten rivi tiliöityy tilille 3860 'Kuljetuspalvelu' |
Jos sääntöjen prioriteetissa viimeinen rivi (jossa ei ole lainkaan tarkentavaa ehtoa) olisikin prioriteetissa ensimmäisenä (ylimpänä), kaikki esimerkin laskurivit tiliöityisivät tilille 4000.
Määrittele rivikohtaiset käsittelyehdot vasemman reunan kenttiin ja säännöt oikean reunan kenttiin. Ehdot ovat niitä tietoja, joita laskurivillä lukee:
- Tuotekoodi
- Tuotenimi
- Ostajan tuotenumero
- Tuoterivin vapaa tekstikenttä
- Rivikohtainen sopimusnumero
- Verokanta
Säännöt puolestaan ovat säännöt sille, miten tällainen rivi tiliöidään, mitä kustannuspaikkoja valitaan ja valitaanko laskun käsittelijää tämän perusteella.
Alla olevassa kuvassa on esimerkkinä tiliöintisääntö, jonka mukaisesti kaikki tuotekoodin '01234' ja tuotenimen 'Kuljetuspalvelu' sisältävät laskurivit tiliöidään kirjanpidon tilille '3860 Kuljetuspalvelu alv/y'. Lisäksi riville valitaan aputulospaikka 'Urakointipalvelut' sekä laskulle hyväksyjäksi Heikki Hyväksyjä.
Voit tehdä yksittäiselle riville myös kulujaon. Kulujakosääntöjä ylläpidetään kohdassa Ostolaskut - Asetukset - Kulujakopohjat.
4. Kulujako
Jos koko laskun loppusumma kirjataan samalle kirjanpidon tilille, mutta se jaetaan esim. prosenttijaolla eri kustannuspaikoille, valitse tiliöintimalliksi 'Kulujako'.
Alla olevassa kuvassa Kehrääjä-toimittajan laskut jaetaan siivouksen kulujaon (60:40) mukaisesti kahdelle kustannuspaikalle ja tiliöidään tilille '7360 Siivous- ja puhtaanapito alv/y'.
Kulujakosääntöjä ylläpidetään kohdassa Ostolaskut - Asetukset - Kulujakopohjat.
Laskun käsitteleminen käsittelypohjan avulla (ei automaattisesti)
Uusi lasku otetaan käsittelyyn Uudet-välilehdeltä. Muokkaustilassa laskulle on mahdollista valita käsittelypohja, jolloin laskun dimensiot, tiliöinti sekä käsittelijät tuodaan käsittelypohjasta. Parhaimmillaan laskun tietoja ei tarvitse käsittelypohjan valinnan jälkeen muokata lainkaan, vaan riittää, että lasku tallennetaan ja se siirtyy kiertoon.
Käsittelypohjat -osassa näkyy oletuksena kaikki laskun toimittajaan liittyvät käsittelypohjat. Muita käsittelypohjia voit hakea hakukentästä joko toimittajan nimellä tai käsittelypohjan nimellä (tekstihakuna). 
- kuvakkeesta pystyt tarkastelemaan käsittelypohjan sääntöjä.
Kun pohja valitaan, sovellus varmistaa, tuodaako laskulle valitun käsittelypohjan mukaiset tiedot. Laskun tietoja voi muokata normaalisti käsittelypohjan tuomisen jälkeen ennen tallennusta.